Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить заявление об отмене отпуска». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Служебная записка не является обязательным документом. В небольшой фирме вполне можно обойтись без нее, издав лишь приказ. Но если имеется несколько подразделений, то для информирования руководителя о необходимости вызвать сотрудника из отпуска документ будет очень уместен.
Лето — пора отпусков. Естественно, что каждый работник хочет провести это время полноценно, получить новые впечатления и хороший отдых от рабочих будней. Однако порой случаются такие непредвиденные ситуации, когда этим планам не удается осуществиться. В силу определенных причин у работодателя может возникнуть необходимость отозвать работника из ежегодного отпуска. Как правильно это сделать, какие документы оформить, имеет ли право работник отказаться прерывать отпуск – об этом и не только в нашей статье.
Конституция РФ (ч. 5 ст. 37) гарантирует каждому работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В трудовом законодательстве данное право закреплено в ст. 21 ТК РФ.
В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан каждый год предоставлять работнику отпуск минимальной продолжительностью 28 календарных дней. На это время за работником сохраняется место работы и ему выплачивается средний заработок. По согласованию сторон отпуск может быть разделен на части так, чтобы хотя бы одна из них была не менее 14 дней.
Нормы ТК РФ позволяют работодателю отозвать сотрудника из ежегодного оплачиваемого отпуска, но лишь при условии, что сотрудник согласен прервать свой отдых (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Перечень обстоятельств, при которых допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, поэтому работодатель вправе определить их самостоятельно, главное — это согласие работника.
Оставшаяся часть отпуска должна быть представлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года (или) присоединена к отпуску за следующий рабочий год
Не все работники могут быть отозваны из оплачиваемого отпуска. Так, несовершеннолетние лица, беременные женщины, а также работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда не могут быть отозваны из отпуска, даже если они сами не возражают против этого.
Обратите внимание, отказ работника досрочно выйти из отпуска нельзя расценить как нарушение трудовой дисциплины. А значит, к работнику не могут быть применены дисциплинарные взыскания, в том числе увольнение за прогул (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).
Преподавателю верховой езды Петрову Петру Петровичу оформлен отпуск с 5 сентября по 2 октября 2022 г. Средний заработок для расчета составляет 1500 руб. В связи с болезнью второго преподавателя, которого некому заместить, Петров П.П. отозван из оплачиваемых каникул 26.09.2022. Оклад Петрова П.П. составляет 50 000 руб., работает по графику пятидневной рабочей недели. Бухгалтер сделал перерасчет.
Изначально начисленная сумма за дни оплачиваемого отдыха:
1500 × 28 = 42 000 руб.
За вычетом НДФЛ Петров П.П. получил выплату:
42 000 – 42 000 × 13 % = 36 540 руб.
Сумма отпускных начислений после вызова (продолжительность отдыха составила 21 день).
1500 × 21 = 31 500 руб.
Образец заявления об отмене отпуска
Приказ на отмену отпуска правомерен, только пока сотрудник находится на рабочем месте и есть приказ о его уходе в отпуск. Если он уже отправлен на отдых, нужно оформлять отзыв из отпуска, а не отмену.
Если документы на отпуск еще не оформлены, а отказ от отпуска в указанные даты сделан заблаговременно, то речь идет о переносе.
В заявлении на отмену отпуска обязательно указывают причину, по которой происходит отмена и планируемую дату, когда сотрудник в отпуск все-таки пойдет. Очень желательно, чтобы дата начала нового отпуска приходилась на тот же год, в котором пишется заявление на отмену.
На основании полученного и завизированного руководителем заявления издают приказ об отмене отпуска. В приказе должны быть два обязательных положения:
- Причина отмены отпуска.
- Указание на недействительность (отмену) ранее изданных документов на этот отпуск.
Действие нового приказа начинается со дня его издания. На основании приказа об отмене отпуска сразу вносят корректировки в график отпусков.
Шаг второй. Обращаемся к работнику и получаем письменное согласие
Если руководитель не против отозвать работника из отпуска, понадобится оформить письменное обращение к работнику.
Согласно статье 125 Трудового кодекса работодатель должен в этом документе:
— объяснить сотруднику причину и дату отзыва;
— предложить варианты предоставления неиспользованной части отпуска;
— уведомить о праве работника отказаться от выхода из отпуска;
— в случае согласия работника на отзыв из отпуска предложить ему варианты использования неотгулянной части отпуска (так, отпуск может быть предоставлен в удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединен к отпуску на следующий год), а также варианты возврата излишне полученных отпускных (переплаченную сумму можно внести в кассу организации или зачесть ее в счет выплаты заработной платы).
Отметим, что законодательство не обязывает работодателя оформлять письменное обращение. Можно просто позвонить сотруднику по телефону и сообщить о возникших трудностях.
Однако советуем все же составить обращение на бумаге, будет меньше вопросов у проверяющих. К тому же в нижней части документа работник, получивший его, может указать свое письменное согласие или отказ.
В этом случае вам не придется составлять дополнительных бумаг. Как правило, обращение подписывает руководитель организации. Форма обращения произвольная.
Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Руководитель не возражает на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска. Заведующая магазином С.И. Козлова позвонила сотруднице и попросила ее прервать отпуск с 30 августа. А.С. Галкина согласилась выйти на работу.
Как составить письменное предложение об отзыве сотрудницы из отпуска?
Решение. Письменное предложение можно составить так, как показано в образце 2 на с. 59. Свое согласие на отзыв из отпуска А.С. Галкина выразила, сделав соответствующую запись в нижней части документа.
Образец 2. Предложение работодателя прервать отпуск и согласие работника на отзыв из отпуска
Закрытое акционерное общество «Салют»
Исх. N 15
от 28 августа 2013 года Продавцу Галкиной А.С.
Уважаемая Анна Сергеевна!
Просим Вас прервать ежегодный оплачиваемый отпуск с 30 августа 2013 года. Причина срочного отзыва из отпуска — производственная необходимость. Заболела старший продавец И.К. Федотова, и некому работать в отделе «Молочные продукты».
На основании части 2 статьи 125 ТК РФ не использованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в удобное для Вас время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Ставим Вас в известность, что согласно статье 125 ТК РФ Вы имеете право отказаться и не прерывать свой отпуск.
В случае согласия прервать отпуск и выйти на работу сумма отпускных будет пересчитана. Излишне выплаченную сумму отпускных предлагаем внести в кассу организации или дать согласие зачесть ее в счет выплаты заработной платы.
Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов
Я, Галкина Анна Сергеевна, согласна досрочно выйти из ежегодного оплачиваемого отпуска и приступить к работе 30 августа 2013 года.
Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных дней прошу предоставить мне с 11 января 2014 года. Сумму переплаты по отпускным прошу зачесть в счет выплаты заработной платы.
28 августа 2013 года Галкина А.С. Галкина
Если же работник не желает идти навстречу работодателю, требовать от него прекращения отпуска нельзя. Также недопустимо применять к нему какие-либо штрафные санкции (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).
Примечание. Если работник не желает выходить из отпуска досрочно, применять к нему какие-либо штрафные санкции нельзя (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).
Фактически суммы излишне выплаченных отпускных не удерживаются, а засчитываются в счет будущей заработной платы.
Поскольку эти суммы остаются у работника, возврат НДФЛ, исчисленного и удержанного при выплате ему отпускных сумм, не производится.
В то же время сумма НДФЛ, относящаяся к излишне начисленным отпускным, учитывается при исчислении налога с суммы заработной платы, приходящейся на отработанные после отзыва из отпуска дни.
На практике это происходит автоматически за счет того, что налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ). При этом они производят зачет удержанной суммы налога за предыдущие месяцы текущего года.
Пример 6. Продавцу А.С. Галкиной, работающей в ЗАО «Салют», был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 августа 2013 года на 14 календарных дней. Однако отпуск был прерван с согласия А.С. Галкиной с 30 августа 2013 года.
Рассчитаем, какие коррективы нужно внести в учет, если среднедневной заработок А.С. Галкиной для оплаты отпускных составляет 1420,83 руб.
Решение. За 14 календарных дней отпуска А.С. Галкиной начислены отпускные в сумме 19 891,62 руб. (1420,83 руб. х 14 календ. дн.).
Предположим, что права на стандартные вычеты она не имеет. С суммы отпускных удержан НДФЛ в размере 2586 руб. (19 891,62 руб. х 13%).
Сумма отпускных к выплате — 17 305,62 руб. (19 891,62 руб. — 2586 руб.).
Но так как по факту А.С. Галкина отдыхала только 4 дня (с 26 по 29 августа включительно), отпускные нужно пересчитать.
За фактические дни нахождения в отпуске сумма отпускных к начислению составит 5683,32 руб. (1420,83 руб. х 4 календ. дн.). НДФЛ с отпускных равен 739 руб. (5683,32 руб. х 13%).
Излишне начисленная сумма отпускных — 14 208,3 руб. (19 891,62 руб. — 5683,32 руб.). Ее нужно сторнировать. Также в бухгалтерском учете сторнируется и относящаяся к ней сумма НДФЛ — 1847 руб. (2586 руб. — 739 руб.).
В бухучете резерв на оплату отпусков учитывается на открытом к счету 96 субсчете «Резерв на оплату отпусков» (далее — счет 96).
Бухгалтер должен сделать проводки по корректировке отпускных:
Дебет 96 Кредит 70
— 14 208,3 руб. — скорректирована сумма отпускных в связи с отзывом А.С. Галкиной из отпуска;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 1847 руб. — сторнирован излишне удержанный НДФЛ.
Сумма излишне выплаченных отпускных 12 361,3 руб. (17 305,62 руб. — (5683,32 руб. — 739 руб.) будет удержана при следующей выплате заработной платы.
Предположим, что за сентябрь А.С. Галкиной будет начислена заработная плата в сумме 40 000 руб., из которой удержан НДФЛ 5200 руб. В бухгалтерском учете бухгалтер сделает проводки:
Дебет 44 Кредит 70
— 40 000 руб. — начислена заработная плата за сентябрь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 5200 руб. — начислен НДФЛ.
Поскольку при выплате отпускных излишне удержан налог в сумме 1847 руб., фактически удерживаются только 3353 руб. (5200 руб. — 1847 руб.).
С зачетом излишне полученных А.С. Галкиной в августе отпускных выплате за август подлежит сумма 24 285,70 руб. (40 000 руб. — 3353 руб. — 12 361,3 руб.).
Стоит отметить, что по ТК РФ предусматривается официальный вызов сотрудника из ежегодного отпуска. Как правило, при таких обстоятельствах кадровики называют причиной внезапно возникшую производственную необходимость, но это не совсем правильно.
Существует определенный перечень, согласно которому действительно можно вызвать сотрудника на работу во время отдыха:
- проверка, которая раннее не была запланирована;
- авария и прочие чрезвычайные ситуации;
- увольнение человека, который был официально назначен на замещение;
- определенная задача, которую может решить только сотрудник, который находится в отпуске.
Конечно, данный перечень далеко не полный. Причин, по которым необходимо выполнить отзыв из отпуска по производственной необходимости, на самом деле гораздо больше. Однако в любой ситуации важно точно и детально описывать проблему. Если этого не сделать, то при очередной кадровой проверке у контролирующего органа могут возникнуть большие сомнения в законности действий руководства организации.
Необходимые основания
Для отмены такого распоряжения необходимо наличие определённых оснований. Работодатель не вправе перенести отпуск без объяснения причин. Закон предусматривает всего две веские причины: производственная необходимость на предприятии и личная инициатива работника.
Да, сотрудник может сам попросить перенести ему запланированный отпуск. В таком случае ему необходимо будет написать на имя руководителя соответствующее заявление с объяснением причин и предложением новых дат. Как правило, причины являются сугубо личными.
Если же инициатива исходит со стороны работодателя, работнику направляется уведомление с просьбой перенести его время отдыха. По аналогии с заявлением работника в этой бумаге также отмечается причина и предлагаются новые временные рамки. Нельзя отменить запланированный отпуск без согласия работника.
Следует иметь в виду, что нельзя отменить уже протекающий отпуск. Если сотрудник уже воспользовался правом на отдых, вернуть его к работе можно посредством издания другого документа – приказа на отзыв из отпуска. Так что переносить даты следует пока работник ещё находится на предприятии. Желательно сделать это заблаговременно, а не в последний день. Хотя закон этот момент не регламентирует.
Изменения в документах
Помимо отмены приказа на отпуск, следует внести изменения и в другую документацию предприятия. Вносятся корректировки в график отпусков, личную карточку сотрудника. Так как отпуск сопряжён с выплатой работнику отпускных, следует уведомить об отмене приказа бухгалтерию. Если работник уже успел получить на руки пособие, ему необходимо будет вернуть всю сумму обратно. Сделать это можно добровольно. В противном случае работодатель имеет право удерживать из заработной платы работника 20% от общей суммы до тех пор, пока отпускные полностью. не будут возвращены.
Категории работников
Трудовое законодательство определяет группы сотрудников, которым ни в коем случае нельзя переносить время отпуска. К ним относятся несовершеннолетние (до 18 лет) и представители профессий, чья деятельность связана с работой во вредных или опасных условиях труда.
Изданный приказ в отношении вышеперечисленных лиц не будет соответствовать требованию законодательства и может быть оспорен в судебном порядке.
Форма документа
Приказ об отмене приказа на отпуск не имеет обязательной формы. Составлением документа организации занимаются самостоятельно в свободной форме. Имеется возможность разработать фирменную форму такого распоряжения и использовать её при каждом новом случае. Такое решение придаст документообороту предприятия более единообразный вид. Составлять форму необязательно. Можно каждый раз писать документ с чистого листа. Выполнить его следует при помощи компьютерных средств и распечатать на принтере для заверения подписями соответствующих лиц.
Составлением документа, как правило, занимается кадровая служба или секретариат. Руководитель получает на подпись уже готовый вариант приказа.
Что необходимо указать в документе
Как и в любой документации предприятия, необходимо указать все необходимые реквизиты. Вносится информация о наименовании организации, число и населённый пункт. Приказу присваивается номер для внутреннего документооборота.
Распоряжение по своей структуре можно разделить на несколько частей:
- в первой части следует указать причину отмены приказа (производственная необходимость или инициатива сотрудника) и оставить на него ссылку (вносим информацию о номере приказа и дате его принятия). Здесь же оставляем сведения о сотруднике (ФИО, должность, структурное подразделение). Эта информация копируется из приказа на отпуск. Отмечаем даты, в которые планировался отпуск;
- во второй части утверждается новый период отдыха. Отпуск должен быть назначен в течение следующих 12 календарных месяцев, иначе это будет считаться нарушением законодательства;
- в третьей части указываем основание для принятия такого решения. Это будет письменное заявление сотрудника, написанное на имя руководителя. Оно обязательно должно быть приложено к настоящему распоряжению.
- Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью инициирует администрация. Работнику писать заявление на перенос отпуска в этом случае не нужно.
- Перенести отпуск без письменного согласия работника нельзя.
- Переносить ежегодный отпуск два года подряд запрещено, отпуск должен быть предоставлен в течение года после переноса.
- Запрещено переносить отпуск в связи с производственной необходимостью «вредникам» и несовершеннолетним.
- Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью оформляется приказом, к которому прилагается отправленное ранее работнику и подписанное им уведомление о переносе.
- Унифицированных форм этих документов нет, они разрабатываются и утверждаются работодателем.
- К приказу могут прилагаться иные документы, доказывающие, что перенос времени отдыха необходим.
Вопрос переноса по производственным причинам.
Вопрос переноса отпуска нельзя решать жестко, принимая волевое решение. Руководители в подобных ситуациях сталкиваются дилеммой:
— С одной стороны, переносить отпуск всем, чтобы кому-то не было обидно — ошибочно. Не говоря о том, что по законодательству, например, матерей с несовершеннолетними детьми вообще нельзя ограничивать при выборе даты отдыха. Также бывают банально сложно переносимые по времени бытовые ситуации и из-за которых сотрудник готов даже уволиться.
— С другой стороны, если менеджер определяет, кому можно сохранить отпуск, а кому перенести — возникает нарушение , волна недовольства и конфликтов.
ВАЖНО: Работодатель не вправе в одностороннем порядке без согласования с работником менять уже запланированную в графике дату предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.
В итоге категоричные решения об отпусках работников всегда заканчиваются негативно. Делая выбор в пользу волевых решений, помните еще и о том, что летом активность рынка труда понижена: ищущие работу приостанавливают поиски, а сомневающиеся в своем призвании уходят в отпуска с последующим увольнением. Только в сентябре соотношение спроса и предложения приходит в норму. Поэтому некоторые компании испытывают дефицит персонала в летний период, им приходится идти на уступки действующим сотрудникам, чтобы сохранить рабочую силу.
Образец заявления об отмене отпуска
Приказ на отмену отпуска правомерен, только пока сотрудник находится на рабочем месте и есть приказ о его уходе в отпуск. Если он уже отправлен на отдых, нужно оформлять отзыв из отпуска, а не отмену.
Если документы на отпуск еще не оформлены, а отказ от отпуска в указанные даты сделан заблаговременно, то речь идет о переносе.
В заявлении на отмену отпуска обязательно указывают причину, по которой происходит отмена и планируемую дату, когда сотрудник в отпуск все-таки пойдет. Очень желательно, чтобы дата начала нового отпуска приходилась на тот же год, в котором пишется заявление на отмену.
Ежегодный оплачиваемый отдых
Взаимоотношения между сторонами трудового договора регулируются законодательными нормами. Предоставление отпусков – это не право, а обязанность работодателя, а значит, и воспользоваться им работник обязан.
В Трудовом кодексе установлено, что все наемные лица должны ежегодно получать длительный отдых. Статья 114 ТК РФ определяет, что на время отсутствия сотрудника, который находится в очередном ежегодном отпуске, за ним сохраняется рабочее место. Так как время отдыха предоставляется по закону, то его необходимо оплатить. Компенсация за отпускной период начисляется исходя из средней заработной платы наемного лица, рассчитанной за год или менее.
Время отдыха также нормируется ТК, оно определено обязательным минимумом в 28 календарных дней. Уменьшить обязательный период наниматель не вправе, а вот увеличить может на любое количество дней исходя из собственных соображений. Главное, чтобы увеличение было зафиксировано в локальной внутренней документации и оплачивалось по тем же правилам и критериям, что и обязательный минимум.
Кроме указанных 28 дней, многие категории могут рассчитывать на законное увеличение в связи с особым графиком работы и условиями труда.
Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа
Отзыв из отпуска — процедура, строго регламентированная трудовым законодательством. Когда работника можно отозвать из отпуска, а когда нет? Как это грамотно оформить документально? Что делать с выплаченными отпускными? Ответы на эти и другие вопросы о правилах отзыва из отпуска вы найдете в нашей статье.
- Приказ об отзыве работника из отпуска
- Отзыв из отпуска: как учесть требования трудового законодательства
- Соблюдение внутрикорпоративных правил
- Как оформить отзыв из отпуска по производственной необходимости (образец)?
- Возможен ли отзыв из отпуска без перерасчета отпускных?
- Итоги
Кого можно отозвать из отпуска?
Работодатель практически каждого из штатного количества сотрудников вправе отозвать из очередного отпуска (исключение составляют категории, которые мы рассмотрим ниже). Но статья 125 ТК позволяет сделать это, только заручившись согласием работника, изложенным в письменной форме.
При этом за последним сохраняется право дать отказ прервать отпускной период даже в случае острой производственно необходимости. Работодателю запрещено в этом случае применять меры дисциплинарного или иного взыскания.
Несогласие работника приступить к работе во время очередного отпуска не может быть рассмотрено, как случай нарушения дисциплины труда. Потому в случае применения каких-либо мер со стороны работодателя, их можно опротестовать в суде.
Если же работник не возражает и готов прервать отдых, оставшиеся от него дни должны быть предоставлены ему в текущем календарном году или перенесены на следующий год. Даты использования дней отдыха определяются сотрудником на свое усмотрение.
Отзыв работника из отпуска должен быть оформлен документально. Перед работодателем встает вопрос – как оформить отзыв из отпуска, соблюдая букву закона? С этой целью оформляют специальное заявление на отзыв. Оформлению данного документа необходимо уделить особое внимание.
Следует помнить, что человек имеет право отказаться от досрочного выхода. Работодатели должны решить, как поступить при таких обстоятельствах. Зачастую правильным решением будет написать официальное письмо или СМС-сообщение с просьбой выйти на работу и выполнить то, что является безотлагательным в данный момент. Такое письмо или СМС-сообщение обычно начинается со слов: «В связи с производственной необходимостью прошу…». Таким путем руководство организации делает первый шаг, пытаясь заручиться положительным ответом сотрудника. Такого рода сообщение пишется в свободной форме. Официальное заявление на отзыв из отпуска подписывает сотрудник, когда явится к месту работы.
После того, как человек получит такое уведомление об отзыве из отпуска, он может сразу указать время, когда для него предпочтительно компенсировать дни неиспользованного отпуска. Для оформления заявления можно использовать образец. В документе сотрудник может указать свои условия, по вопросу предоставления дополнительных выходных дней. В некоторых случаях осуществляется отзыв из отпуска без перерасчета отпускных.