Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для сотрудника при увольнении в 2023 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
СЗВ-СТАЖ информирует Пенсионный фонд о застрахованных лицах, которые закреплены за работодателем. В составе отчёта о каждом из них в фонд направляется такая информация: ФИО, СНИЛС, периоды работы, наличие оснований для досрочного начисления пенсии, сведения об особых условиях труда (вредность, опасность). Эта информация необходима для последующего назначения пенсионного обеспечения.
Форма СЗВ-СТАЖ бывает нескольких разновидностей:
- исходная – заполняется, если страхователь впервые за отчётный период сдаёт персонифицированную отчётность;
- дополняющая -– заполняется, если нужно внести сведения, которые в исходном отчёте отсутствуют;
- назначение пенсии – заполняется в случае, если работнику для расчёта пенсии нужно учесть периоды текущего года.
Если не выдержать срок сдачи формы либо сдать её с ошибками или неполными сведениями, штраф составит 500 рублей за каждого застрахованного. Дополнительно могут оштрафовать и должностное лицо – на сумму от 300 до 500 рублей.
За нарушение формы отчёта, то есть подачу на бумаге вместо направления в электронном виде, штраф составит 1 000 рублей.
Итак, мы рассмотрели отчет СЗВ-СТАЖ и рассказали, как заполнить эту форму. Рекомендуем скачать образец и посмотреть, как должен выглядеть готовый отчёт. Однако нужно помнить о разных условиях работы и прочих нюансах, поэтому стоит заглянуть и в постановление № 507П.
Как отчитаться о лицах, которые продолжают работать после оформления пенсии
В отчете обязательно должны присутствовать все работники, которые в течение года сотрудничали с организацией или ИП. Не важно, кто и в каком объеме получал выплаты и получал ли, основное требование — с работодателем заключен трудовой договор, договор ГПХ или договор авторского заказа, лицензионный договор.
Если сотрудник идет оформлять пенсию, но собирается продолжить трудиться, то работодатель подает информацию о нем в течение трех дней со дня получения соответствующего заявления. В правом верхнем углу, где вписывают тип сведений, отмечаем поле «Назначение пенсии». Поскольку данные о новых работниках отдельно не подаются, по итогам года по работнику-пенсионеру надо отчитываться по форме с типом «Исходная», как и по всем остальным работникам.
Выдача справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника
В последний рабочий день работодатель обязан передать сотруднику на руки трудовую книжку и произвести окончательный расчет с ним. Помимо этого, согласно нормам Трудового кодекса (ст. 84.1), ФЗ-255 (п. 3 ч. 2 ст. 4.1) и ФЗ-27 (п. 4 ст.11) работнику необходимо передать на руки документацию о его заработке и трудовом стаже. Указанные сведения и содержатся в формах СЗВ-М и СТАЖ.
Обязанность работодателя выдавать своим сотрудникам форму СЗВ-СТАЖ прописана в п. 4 ст. 11 ФЗ-27. Она должна оформляться не только при расторжении трудового договора, но и при прекращении гражданско-правового договора. Главное, чтобы с выплачиваемого сотруднику вознаграждения работодатель платил и начислял страховые взносы.
СЗВ-СТАЖ представляет собой новую форму учета времени нахождения сотрудника в трудовых отношениях с работодателем, в течение которого за него платились страховые взносы.
Работодатель должен не только передать сотруднику форму СЗВ-СТАЖ, но и подтвердить факт передачи подобных сведений. Это необходимо на случай проверки контролирующими инстанциями. Одним из вариантов подтверждения является оформление справки в двух экземплярах и простановка на одном из них отметки о получении формы работником (она остается на хранении у работодателя).
Поскольку увольняемому сотруднику передают сразу комплект документов, то он может расписаться в специальном журнале за их получение сразу. Это позволит избежать необоснованных претензий со стороны трудовой инспекции и иных контролирующих инстанций.
Кто и когда подает форму
Работодатели должны отчитаться по форме СЗВ-СТАЖ за 2021 год до 2 марта 2021 года.
Бывают случаи, когда необходимо подать эту форму в иные сроки, все случаи представления отчетности сведены в таблицу:
| Основание / периодичность | Срок / за период |
|---|---|
|
Ежегодно, на всех работников |
не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом |
|
Назначение пенсии работнику |
в течение трех календарных дней со дня обращения работника к страхователю |
|
Увольнение работника |
в день увольнения выдается сотруднику на руки |
|
По требованию работника |
в течении 5 рабочих дней выдается сотруднику на руки |
|
Ликвидация юрлица |
не позднее одного месяца от даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса, не позднее дня подачи в ФНС документов о ликвидации, за период с 1 января текущего года по дату ликвидации |
|
Реорганизация юрлица |
не позднее одного месяца от даты утверждения передаточного акта (разделительного баланса), не позднее дня подачи в ФНС документов о реорганизации, за период с 1 января текущего года по дату реорганизации |
|
Присоединение юрлица к другому юрлицу |
Не позднее дня представления в налоговый орган документов для внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного ЮЛ, за период с 1 января текущего года по дату присоединения |
|
Банкротство страхователя |
До представления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства |
|
Прекращение деятельности ИП |
не позднее одного месяца от даты принятия решения о прекращении деятельности в качестве ИП, за период с 1 января текущего года по дату прекращения деятельности |
|
Прекращение у страхователя-работодателя статуса адвоката, полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой |
одновременно с подачей заявления о снятии его с регистрационного учета в качестве страхователя, за период с 1 января текущего года по дату прекращения полномочий |
Форма СЗВ-СТАЖ самозанятыми лицами на себя не подаётся.
На физических лиц, официально признанных безработными, форма СЗВ-СТАЖ подаётся службой занятости.
Когда и как сдавать СЗВ-СТАЖ за 2022 год
Отчёт СЗВ-СТАЖ по итогам 2022 года нужно сдать до 1 марта 2023 года. Это среда, поэтому переносов не предусмотрено. Направить его нужно будет в новый объединённый Фонд пенсионного и социального страхования, но форму пока нужно будет использовать старую — обновлённая форма будет применяться только с отчётности за 2023 год.
Досрочно форма СЗВ-СТАЖ сдаётся в случае реорганизации или ликвидации организации (ИП): отчёт о стаже сотрудников необходимо подать прежде, чем информацию о прекращении деятельности компании или ИП занесут в ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Данные должны поступить в Пенсионный фонд в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса или принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя.
В случае применения процедуры банкротства отчёт предоставляют прежде, чем в арбитражный суд направят отчёт конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства в соответствии с законом «О несостоятельности (банкротстве)».
Аналогичный порядок предусмотрен, если ИП или компания проводят реорганизацию.
Есть ещё несколько ситуаций, когда подают отчёт, не дожидаясь окончания отчётного периода. Его готовят в течение трёх рабочих дней с момента:
- подачи заявления на срочную пенсионную выплату;
- обращения за единовременной выплатой средств пенсионных накоплений.
Когда и кому требуется отчитываться по СЗВ-СТАЖ
На смену отчету РСВ-1 пришла альтернативная форма СЗВ-СТАЖ, которую требуется сдавать организациям всех правовых форм, индивидуальных предпринимателей, в случае привлечения наемных сотрудников. Действующая отчетность утверждена постановлением ПФР 11.01.17 №3н, где также закреплен порядок ее составления.
Отчет подается ежегодно, впервые за 2017 год и далее за последующие отчетные периоды:
- не позже 01марта года, наступающего за отчетным годом;
- в течение 3 дней при условии, что сотрудник передает в бухгалтерию заявление о выходе на пенсию;
- в течение 1 календарного месяца при ликвидации работодателя.
Передавать подготовленные сведения по форме СЗВ-СТАЖ можно сразу же, как только вся информация собрана и проверена бухгалтером, не дожидаясь истечения установленного срока. В процессе проверки инспектором ПФР компания получит подтверждение об успешном прохождении отчета, либо извещение о необходимой корректировке страховых данных сотрудника.
Правила сдачи СЗВ-СТАЖ в 2023 году
СЗВ-СТАЖ в 2023 году по результатам 2022 года сдается по форме из Постановления ПФР от 06.12.2018 г. № 507п (ред. от 13.10.2022 г.). Этот бланк применяется с 08.11.2022 г. за периоды и до 2023 года.
На основании последней редакции внесены корректировки в кодировку категорий застрахованных лиц, к примеру:
- ВОЕНСЛ — указываются периоды службы по мобилизации;
- АУСН — указываются периоды по работникам бизнеса на автоматизированной УСН.
Кроме того, ПФР посчитал, что ему нужно получать одновременно со сведениями по стажу некоторую информацию, которая поясняет отдельные моменты в отношении отчитывающегося работодателя:
- о количестве лиц, по которым заполнена информация о стаже;
- об общих размерах исчисленных и уплаченных за год страхвзносов (с подразделением по видам платежей) и о долгам по ним на начало и конец года;
- о наличии условий труда, которые дают сотруднику право на досрочный выход на пенсию, и о количестве таких лиц.
Чтобы отразить эти сведения, применяет форма ОДВ-1, направляемая вместе с отчетом СЗВ-СТАЖ.
По п. 2 ст. 11 Закона г. № 27-ФЗ, отчет СЗВ-СТАЖ требуется подать не позже 1 марта года после отчетного. Когда эта дата выпадает на выходной день, отчет требуется подать заранее.
СЗВ-СТАЖ за 2022 год необходимо сдать до 1 марта 2023 года — это обычный рабочий день.
Однако законодательством предусматриваются и исключения в части срока сдачи СЗВ-СТАЖ.
Когда застрахованное лицо передало заявление о назначении пенсии, СЗВ-СТАЖ подается не позже 3-х календарных дней с момента получения указанного заявления (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Кроме того, с 2022 года СЗВ-СТАЖ сдают не позже 3-х дней, когда сотрудник подал заявление на срочную пенсионную выплату или единовременную выплату пенсионных накоплений.
К тому же СЗВ-СТАЖ нужно сдать досрочно при ликвидации, реорганизации, прекращении статуса адвоката, полномочий частнопрактикующего нотариуса (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):
|
Страхователь |
Ситуация для досрочной сдачи СЗВ-СТАЖ |
Срок сдачи |
|
Ликвидируемое юрлицо |
Ликвидация |
Не позже 1 месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса |
|
Банкротство |
До подачи в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего об итогах конкурсного производства |
|
|
Юрлицо, которое создается при реорганизации |
Реорганизация через выделение |
Не позже 1 месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позже дня представления документации на его госрегистрацию |
|
Юрлицо, которое присоединяется другому юрлицу при реорганизации |
Реорганизация через присоединение |
Не позже дня представления документации для отражения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединяемого юрлица |
|
ИП |
Прекращение деятельности |
Не позже 1 месяца со дня решения о прекращении деятельности как ИП |
|
Банкротство |
До подачи в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего об итогах конкурсного производства |
|
|
Адвокат, частнопрактикующий нотариус |
Прекращение статуса адвоката, полномочий нотариуса |
Вместе с заявлением о снятии с регистрационного учета как страхователя |
Обособленные подразделения: как отчитаться
Проверьте выполнение трех обязательных условий:
- есть ли регистрация в СФР по месту учета ОП;
- кто начисляет и выплачивает заработную плату работникам подразделения;
- имеется ли отдельный расчетный счет у обособленного подразделения.
Правило действует только при выполнении одновременно всех условий. Если выполняется только одно условие из перечисленных, то отчитываться обязана головная организация.
Заполнение СЗВ-СТАЖ по обособленному подразделению имеет несколько нюансов:
- подавать сведения по итогам 2022 г. необходимо в территориальное отделение Социального фонда по месту нахождения обособленного подразделения;
- в отчете следует указывать тот регистрационный номер страхователя, который присвоен обособленному подразделению при регистрации в ПФР;
- КПП и ИНН заполняйте по аналогии с регистрационным номером. Указывайте значения, которые были присвоены обособленному подразделению, а не головной организации.
Основные коды для СЗВ-СТАЖ за 2022 год
Напомним, что в СЗВ-СТАЖ показываются сведения как о работниках, так и о физлицах, нанятых по гражданско-правовым договорам. В разделе 3 нужно указать не только ФИО, СНИЛС и период работы сотрудника у вас в пределах 2022 года, но и некоторые особые периоды с помощью кодов:
- «ВРНЕТРУД» – период временной нетрудоспособности по больничному;
- «ДЕКРЕТ» – отпуск по беременности и родам;
- «ДЕТИ» – отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет, если в отпуске родитель ребенка;
- «ДЛДЕТИ» – отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, если в отпуске родитель ребенка;
- «ДЕТИПРЛ» – отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, предоставленный не родителю (к примеру, бабушке, тете и т.д.);
- «НЕОПЛ» – отпуск за свой счет или прогул;
- «ДОГОВОР» – период действия гражданско-правового договора (ГПД), оплаченного в 2022 году;
- «НЕОПЛДОГ» («НЕОПЛАВТ») – период действия ГПД, оплаты по которому в 2022 году не было.
Порядок заполнения отчёта СЗВ-СТАЖ за 2022 год
Отчёт состоит из пяти разделов, заполнять которые необходимо последовательно, в соответствии с постановлением Правления ПФ от 06.12.2018 № 507п.
Алгоритм заполнения формы СЗВ-СТАЖ:
- Заполнить раздел № 1 «Сведения о страхователе»: регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП и краткое наименование лица, подающего отчёт.
- Выбрать тип подаваемых сведений.
- Указать отчётный период — 2022 год.
- Основное — данные о страховом стаже застрахованных лиц. Это раздел № 3, таблица, предназначенная для сведений о сотрудниках:
- столбец 1 — номер записи по порядку;
- столбцы 2–4 — фамилия, имя и отчество лица;
- столбец 5 — СНИЛС;
- столбцы 6 и 7 — периоды работы, указываются даты начала и окончания периодов в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- столбцы 8–10, 12 и 13 заполняются, если условия труда лица, в отношении которого заполняется соответствующая строка, позволяют ему рассчитывать на досрочную пенсию, в графах указываются коды обстоятельств, дающих это право;
- столбец 11 — дополнительные сведения, например, об отпусках или больничных;
- столбец 14 заполняется, если дата увольнения сотрудника приходится на 31.12 отчётного года, в этом случае в графе ставится «Х».
Штраф за несдачу СЗВ-ТД
СЗВ-ТД включает сведения персонифицированного учёта. При их несдаче в установленный срок ПФР штрафует должностных лиц работодателя по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Размер штрафа от 300 до 500 руб. Этот штраф также предусмотрен, если отчёт СЗВ-ТД сдан, но содержит неверные или неполные сведения.
С 2021 года работодателей штрафуют на основании ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ за непредставление СЗВ-ТД . Размер ответственности — 500 руб. за каждого сотрудника, по которому сведения не представлены вовсе или недостоверные. Также по этой статье установлен штраф 1 000 руб. при несоблюдении порядка представления сведений в электронной форме.
Кроме того, поскольку работодатель нарушает нормы трудового законодательства, его штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ:
- 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
- 30 000 — 50 000 руб. для компаний.
В связи с объединением ПФР и ФСС с 2023 года действующие в настоящее время формы персонифицированной отчетности перестанут существовать и войдут в состав единого персонифицированного отчета, представляемого в новый Фонд пенсионного и социального страхования (Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ).
В отчет включаются все сотрудники организации и ИП, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера (ГПХ), предметом которых является выполнение работ, оказание услуг и договоры авторского заказа.
Единый персонифицированный отчет объединит в своем составе, в частности, сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД), сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ) и сведения о заключенных договорах ГПХ. В единую форму сведений войдут также сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, представляемые ежеквартально в соответствии с Федеральным законом от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (форма 4-ФСС).
По общему правилу единый персонифицированный отчет нужно будет представлять ежемесячно, но отдельные разделы в нем будут заполняться по мере необходимости. Так, закон устанавливает следующие сроки представления в ФПСС заполненных разделов единого отчета (новая редакция ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»):
- сведения о страховом стаже застрахованных лиц – по окончании календарного года не позднее 25 января. Если сотрудник выходит на пенсию, данный раздел нужно сдать в составе единого отчета в течение 3 календарных дней со дня поступления к работодателю заявления (запроса фонда) о назначении пенсии;
- сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица при его переводе на другую постоянную работу – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение) о переводе на другую постоянную работу. В случаях приема на работу и увольнения сотрудника – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), которые подтверждают оформление или прекращение трудовых отношений;
- сведения о заключении или прекращении договора гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом соответствующего договора, а в случае прекращения договора не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения;
- сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – по окончании I квартала, полугодия, 9 месяцев и календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Заполняем и сдаем форму СЗВ-СТАЖ в ПФР: пошаговая инструкция
Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций
- Сервисы:
Отчет СЗВ-СТАЖ — это унифицированный формат пенсионной ежегодной отчетности, введенный в действие в 2023 году. Однако бланк уже обновили, и отчитываться в 2023 году придется по новой форме.
Рассказываем, как правильно заполнить и сдать новую форму СЗВ-СТАЖ.
Актуальный образец заполнения для разных ситуаций можно скачать бесплатно. 11 февраля 2023 Автор: Полякова Светлана СЗВ-СТАЖ — что это и кто сдает 2023 — теперь разъясняет новое Постановление Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.
Разработана эта форма в соответствии с п.
2 ст. 8 ФЗ от 01.04.1996 № 27
«Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
. Необходимость введения отчета была продиктована передачей полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование налоговым органам еще в 2017 году (ФЗ от 03.07.2016 № 243).
Отчет стал нужен для сбора информации о стаже и взносах, что отразится в дальнейшем на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, на основании чего уже потом будет назначаться страховая пенсия.
Предоставить отчетность в ПФР обязаны все экономические субъекты, имеющие наемных работников. В состав обязанных подавать СЗВ-СТАЖ включены не только организации, но и индивидуальные предприниматели, а также адвокаты, нотариусы, детективы.
Наличие трудового договора с наемным работником — не единственное условие. Так, подать отчет в ПФР следует и по работникам, трудящимся по договорам гражданско-правового характера, а также по договорам авторского заказа и лицензионным договорам.
К тому же учтите, что если в штате организации числится руководитель, он же единственный учредитель, то подать СЗВ-СТАЖ все равно придется.
Обратите внимание, что отчетность формируется не только по трудящимся гражданам.
Отчитываться придется и по безработным.
Однако такая обязанность ложится исключительно на государственные органы.
Простыми словами, Центр занятости населения должен подавать информацию в ПФР о гражданах, официально признанных безработными. Обновленный отчет все так же содержит 5 разделов. Каких-либо кардинальных изменений, в сравнении со старым форматом, не наблюдается.
Но, как говорится, «дьявол кроется в деталях».
Определим, что изменилось. Обновление структуры:
- Регистрационный номер страхователя, а также ИНН и его КПП больше не дублируются в форме. Новая СЗВ-СТАЖ исправила данный недочет.
- Теперь нет никакой необходимости указывать порядковый номер страницы отчета. Реквизит «стр.» полностью исключен из структуры СЗВ-СТАЖ.
Новости о правилах составления СЗВ-САЖ 2023, (пример заполнения ниже):
- Графа № 14 СЗВ-СТАЖ должна теперь содержать информацию о дате увольнения сотрудника.
- Если в графе № 11 указан код «ДЕТИПРЛ» (отпуск по уходу за ребенком до 3 лет оформлен в отношении бабушки, дедушки, опекуна, другого родственника), то графа № 8 теперь не заполняется.
Как передать отчет уволенным
Законодательство не поясняет, каким именно способом отчет СЗВ-СТАЖ при увольнении нужно вручить бывшему сотруднику: лично на руки, по почте или в электронном виде. По нашему мнению – можно использовать любой их этих вариантов. Главное – иметь подтверждение, что отчеты при увольнении были предоставлены. При этом ответственности за невыдачу СЗВ-СТАЖ при увольнении – не предусмотрено.
В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:
- трудовую книжку;
- справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 № 182н;
- копии сведений по форме СЗВ-М;
- копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ;
- копию раздела 3 расчета по страховым взносам;
- иные документы (по письменному заявлению сотрудника).