Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ТОП-10 программ складского учета». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Случается, что товары от поставщика приходят без сопроводительных документов. Как в таком случае вести учет расчетов с поставщиками? В подобной ситуации рекомендуется при приемке составлять акт по форме ТОРГ-4. При этом стоимость продукции можно указывать, основываясь на предыдущих поставках или на договорных ценах. НДС при этом не учитывается.
Ведение клиентской базы
Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами — важные процессы в любой организации, будь то небольшой магазин или крупная торговая сеть. Самый ценный актив — постоянные клиенты, с которыми важно выстроить и поддерживать отношения: сохранять переписку и записи телефонных разговоров, вести историю заказов и оплат, уведомлять о спецпредложениях.
Ведение клиентской базы в Excel или на бумаге не только малоэффективно, но и грозит потерей ценных данных. Используя CRM (Customer Relationship Management или Систему управления отношениями с клиентами), вы сможете сохранять заявки, полученные по всем каналам, отслеживать взаимодействия с клиентами, ставить задачи и настраивать напоминания для ответственных сотрудников, а также организовать «подогрев» и поддержку.
Организация документооборота
Обмениваться бумажными счетами и актами можно по старинке — печатать, пересылать по почте или отправлять с курьером. Но при работе с бумагами есть риск их утери или несвоевременной доставки. Придется снова тратить время и деньги на печать и отправку и надеяться, что в этот раз документы дойдут до адресата.
Выход есть — электронный документооборот. С помощью специальных сервисов ЭДО удобно организовать обмен информацией с контрагентами, в том числе иностранными, выставлять счета клиентам, формировать акты и сдавать отчеты в контролирующие органы. Дополнительно можно использовать сервисы для создания документов по шаблонам, упростив таким образом работу сотрудникам.
ЕКАМ — это универсальная программа для товарного учета. ПО совместимо с онлайн-кассой по ФЗ-54. Софт работает в облачном режиме. Доступ к личному кабинету поддерживается с любого устройства
Преимущества софта:
- Интеграция с контрольно-кассовой техникой и торговым оборудованием: электронными весами, сканерами штрих-кодов.
- Поддержка 5 движков для интернет-магазинов: WordPress, 1C Битрикс, ModX, OpenCart, InSales.
- Интеграция с системой маркировки “Честный знак”. При продаже маркированных позиций система передает информацию ОФД.
- Генерация технологических карт для промышленных предприятий и заведений общепита (ресторанов, кафе, баров).
- Мониторинг экономических показателей: оборота, выручки и прибыли бизнеса.
- Автоматическая корректировка розничных цен после исправления закупочных цен.
- Возможность ведения программ лояльности.
ЕКАМ подходит для малого или среднего бизнеса. Софт могут использовать владельцы офлайн магазинов, сервисов, кафе и ресторанов, интернет-магазинов. Программа регулярно обновляется. У личного кабинета удобный интерфейс. Работать с ЕКАМ не сложнее, чем со смартфоном. Для пользователей работает круглосуточная служба поддержки.
Лучшая программа для ведения склада
Хороший софт должен уметь:
- Загружать и импортировать прайс-листы. Чем больше форматов, тем лучше. Минимально — csv и xls. Отлично, если есть возможность грузить конкретные новые позиции отдельно.
- Формировать отчет о движении товаров. Позволяет узнать, откуда и куда двигался материал или продукт, когда ушел в продажу. Многие приложения умеют сохранять старые документы в архиве.
- Отчетность о наличии с контролем актуального статуса. Продавцу важно знать, что уже отгружено, продано или зарезервировано.
- Автоматический сбор заказа. Удобная опция, особенно если надо собирать продукты с разных хранилищ или поставщиков.
- Вести программу складского учета без бухгалтерии, только со складом. Используется небольшими фирмами, где обычно другой софт отвечает за все остальное.
- Возможность интегрироваться с онлайн-кассами и иными CRM-системами.
- Отчет по уровню спроса. С его помощью становится возможным отслеживание подъема и спада продаж, в том числе сезонных.
- Работа с возвратом. Лучший формат — когда видно зависание в клиентской службе или в хранилище, а также — если с места отгрузки клиент не забирает покупку. Желательно, если это происходит со всеми сопроводительными документами.
- Отражение денег по сегментам. Демонстрирует, сколько стоит товар, курьер, другие затраты.
Качественный и дорогой софт предлагает облачные решения для крупных предприятий. Это позволяет защитить информацию от потери и обращаться к ней с любого устройства с доступом. В коробочных версиях это недоступно. Если сломается средство на одном ПК — база будет недоступной.
Автоматизация процесса закупок: другие возможности
Закупка товаров подлежащих обязательной маркировке — не проблема!
Бизнес.Ру Онлайн так же позволяет:
- Сформировать заказ поставщику на основании заказа покупателя, либо учитывать его, при формировании потребности
- Быстро сформировать прайс-лист на основе закупочных цен
- Быстрое добавление товаров в документ
- сканирование товаров по штрих-коду,
- загрузка из excel,
- массовый ввод серийных номеров
- Возможность классификации поставщиков, для удобства работы
- Закуп и работа с товарами подлежащим обязательной маркировке.
Россия. Москва.
ЛотЭксперт SRM — это передовое программное решение, предназначенное для комплексной автоматизации управления закупками и процессами материально-технического снабжения в коммерческих и государственных предприятиях, организациях, холдинговых структурах (SRM — Supplier relationship management).
Специальная версия системы предлагается для организаций, осуществляющих закупки по Федеральному закону от 18.07.2011 №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
ЛотЭксперт SRM автоматизирует полный цикл управления закупками, от планирования расходов, заявочной кампании и проведения закупочных процедур до контроля исполнения договоров, аналитики и отчетности. В составе программного комплекса предусмотрено также решение для построения корпоративной электронной торговой площадки.
Elma Управление закупками
Россия. Ижевск.
ELMA автоматизирует процесс закупок, рассчитывая сроки этапов закупки различных потребностей так, чтобы они пришли вовремя. Система позволяет добиться прозрачности движения потребности — от создания заявки и ее попадания в общий план до проведения закупки и контроля результата.
Решение Управление закупками предназначено для сбора потребностей сотрудников компании и проведения закупочных процедур по малым, конкурентным и закупкам у единственного поставщика.
Решение позволяет автоматизировать сбор и согласование потребностей, оптимизировать процесс агрегации потребностей и планирования закупок, а также организовать полный цикл формирования и согласования закупок, сбора заявок участников и подведения итогов.
Документы учета расчетов с поставщиками
Поставщики и подрядчики — это организации, которые поставляют предприятию необходимые ему товарно-материальные ценности или оказывают различные услуги. Первым документом, с которого начинается сотрудничество с поставщиком или подрядчиком является договор.
Договор с поставщиком должен содержать такую информацию:
- реквизиты обеих сторон;
- срок действия и/или сумма договора;
- предмет договора (товар и/или услуга);
- порядок и сроки предоставления товаров и/или услуг;
- порядок расчетов, документооборота и сверки между двумя организациями;
- порядок урегулирования споров и разногласий, а также штрафные санкции.
В зависимости от порядка расчетов, описанного в договоре, следующим документом, оформляемым в процессе взаимодействия предприятия с поставщиком, является счет-фактура (если речь идет о предоплате) или накладная/акт выполненных работ.
Счета-фактуры выписывают поставщики для того, чтобы контрагент на их основании мог оплатить за товары или услуги.
Накладная — это документ, сопровождающий поступление товарно-материальных ценностей на предприятие.
Что должна уметь хорошая программа складского учета
Выбирая товароучетную систему, следует обратить внимание на следующие моменты:
- Совместимость с другими программами и оборудованием. Умная программа должна интегрироваться с CRM-системами, онлайн-кассами, онлайн-бухгалтериями и другими программами.
- Обновление в режиме реального времени. Проданный, перемещенный или списанный товар должны сразу списываться с остатков.
- Возможность загрузки и выгрузки базы в другие сервисы. Например, если настроить совместную работу программы с CRM-системой, то можно будет персонализировать скидки и программы лояльности.
- Использование облачных технологий. Лучше, если данные хранятся на сервере поставщика услуги. Это позволяет обращаться к информации с любого устройства, подключенного к сети интернет.
Программы складского учета, интегрированные с бухгалтерией и платежными системами, фиксируют все факту движения денежного потока, как и товаров. Указывают — когда, по какой стоимости и в каком количестве был продан товар. Для оплаты достаточно выбрать кнопку, которая подтвердит поступление денежных средств. Оплату можно вводить частями, а получить подтверждение возможно, только если сумма поступивших денег сравняется или превысит ту, что указана в документе.
Также учетные сервисы фиксируют все долги (ваши и ваших клиентов). Для этого большая часть программ имеет отдельную вкладку, кнопку или форму. В ней будет указано название компании, документ, оплаченная и неоплаченная сумма. Также можно по названию фирмы узнать ее реквизиты.
Виды сервисов складского учета
Программы для складского учета классифицируются по назначению и масштабу предприятия: для малых, средних и крупных фирм; облачные хранилища или локальное ПО. Выбирать следует исходя из того, какие опции нужны, и насколько предполагается расширяться. Чем больше бизнес, тем сильнее процессы завязаны на специфике отрасли. В целом методов вести складской учет — несколько.
По каким критериям выбирать сервис
-
Размещение данных в облаке. То есть вы можете просмотреть файлы с любого подключенного устройства. Если это не предусмотрено, есть риск, что однажды накроется компьютер с нужной программой и база будет недоступна.
-
Простой и интуитивно понятный интерфейс. Если все будет слишком сложно, это может привести к ошибкам либо к временным задержкам, что, конечно же, нежелательно.
-
Наличие бесплатного тарифа и не очень высокая цена за подписку. У мелкого бизнеса и начинающих предпринимателей и так много расходов в начале развития.
-
Возможность интеграции со всеми основными платформами. Речь о площадках, на которых создаются интернет-магазины.
-
Складской учет продукции в режиме реального времени. Это нужно для предотвращения ситуаций, когда заказ поступил либо уже оплачен, а в наличии его нет и заявка для поставщика не оформлена.
-
Кроссплатформенность. Имеется в виду возможность управлять программой с разных устройств.
-
Возможность загрузки прайса от поставщика в пару кликов. Это тоже облегчает и ускоряет работу.
-
Техподдержка, которая быстро отвечает. Желательно, чтоб она работала круглосуточно.
-
Открытый API. Это нужно для того, чтоб было возможно что-то доработать в случае необходимости.
-
Наличие демоверсии. Это позволит вам вести складской учет онлайн бесплатно в течение пары недель, чтобы вы смогли оценить функционал и принять осознанное решение о дальнейшей покупке.
Задачи учета и контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками
Основными задачами учета и контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками являются:
— обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательств РФ при осуществлении организацией фактов хозяйственной жизни;
— правильное и своевременное документирование операций по движению денежных средств, расчетов и первичных документов;
— контроль за правильными и своевременными расчетами с покупателями и поставщиками;
— контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;
— обеспечение контроля за правильностью оформления договоров и иных документов, регулирующих и регламентирующих взаимоотношения между организациями, предприятиями, физическими лицами учреждениями;
— формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги;
— контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности;
— ликвидация просроченных задолженностей и недопущение задолженностей с истекшими сроками исковой давности.
Таким образом, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками является важным объектом финансово-хозяйственной деятельности на предприятии. Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками на предприятие должен организован на основе единой методологии в соответствии с действующим законодательством. Все это позволяет поддерживать организацию бухгалтерского учета на предприятии на стабильном уровне, сохранять его качество и достоверность.
Учет взаиморасчетов с клиентами
Учет взаиморасчета с клиентами — это одна из самых ответственных задач. Здесь ни в коем случае нельзя ошибиться, поскольку обиженный клиент, который не дополучил своих кровных денег, может навлечь на компанию настоящий кризис. Узнайте больше о учете расчетов с покупателями >> Это еще раз говорит о том, что крайне важно вести учет всему, что совершается с контрагентами.
Итак, необходимо рассмотреть какие есть необходимые действия в том случае, если контрагентами используется оплата в различной валюте. Стоит сказать о том, что бухгалтерия подготовлена на этот счет и имеет различные формы и бланки, чтобы принять любую валюту. Так, учет расчетов может с легкостью проходить и в валюте.
Рассчитываемся с персоналом
В тот момент, когда приходит время рассчитываться с персоналом, бухгалтерия открывает ведомости, которые касаются только сотрудников. В ведомостях хранится вся информация о том, когда и в каком размере был выплачен аванс, кто получил премию, а кто напротив, штраф. Как правило, порядок учета и выплат формируется от старших по должности или званию до простых сотрудников.
Но несмотря на то, что бухгалтерия прилаживает массу усилий для того, чтобы все возложенные на нее задачи были выполнены идеально, рано или поздно происходит сбой. И чтобы его избежать, лучше перестать делать все вручную и контролировать взаиморасчеты при помощи автоматизации.
Так, Класс365 сможет стать лучшим вариантом для комплексной автоматизации учета и взаиморасчетов, существенно упростив жизнь бухгалтерии и наладив рабочий процесс до состояния идеальности.
Донастройки или смена настроек
В реальной жизни практически не бывает такого, чтобы в процессе эксплуатации 1С:ERP не возникало потребности донастраивать правила формирования проводок, менять группы настроек финансового учета номенклатуры или расчетов в справочниках или документах.
Есть такая особенность: если счета в ГФУ номенклатуры или расчетов были изначально настроены неверно — то документы достаточно переотразить в учете, нет необходимости перепроводить документы. А если значения ГФУ номенклатуры или расчетов указаны или изменены в объектах системы после того, как были введены документы, то ждать корректных проводок даже после перепроведения документов чаще всего не стоит. Самый простой способ исправления ошибок в проводках после перенастройки счетов учета — старые введенные документы с неверными проводками удалить и создать новые. Однако, таких документов может быть очень много и такой способ будет трудоемким и потребует значительного времени. Что делать, если в проводках неверные счета учета?
В первую очередь, необходимо проверить Настройку отражения документов в регламентированном учете на предмет настроенных исключений. Пользователи забывают, что когда-то настраивали исключения, а иногда и случайно выполняют такие настройки. Если в каком-то из разделов в рабочем месте по настройке счетов указан неверный счет, его можно изменить по кнопке Ещё — Разрешить редактирование указанных счетов.
Если эти настройки выполнены корректно, то каждую ситуацию нужно рассматривать более подробно.
Счет учета номенклатуры в проводках зависит от Вида запасов, который зафиксирован в документе.
Сначала разберемся, в каких документах исправляем ошибки: в приходных или расходных?
Если необходимо исправить счет учета номенклатуры в документах по приходу МПЗ (поступление товаров и услуг, передача продукции из производства и т.д.) — достаточно распровести, а затем снова провести документ.
А вот с документами по расходу МПЗ (реализация товаров и услуг, внутреннее потребление товаров, передача материалов в кладовую/производство и т.д.) таких действий не всегда достаточно. Для поиска ошибки необходимо настроить типовой отчет Ведомость по товарам организаций, чтобы он показывал движения номенклатуры в разрезе видов запасов с регистраторами (рисунок 9).