Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Исправление ошибок в учете по НДФЛ». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
По налогу на доходы физических лиц налоговый период составляет один год. Как исправить ситуацию, если, например, в июле 2021 года не удержали НДФЛ, а в сентябре этого же года заметили, при этом сотрудник работает и продолжает получать заработную плату?
Сотрудник был принят на работу 1 марта 2023 года. Его зарплата – 200 000 рублей в месяц. У сотрудника есть ребенок 8 лет. Зарплата за первую половину марта 2023 года (100 000 рублей) выплачивается 17.03.2023 года (в 1 квартале) и в справке о доходах и суммах налога физлица за 2023 год указывается месяц «03», а за вторую половину марта (100 000 руб.) выплачивается 03.04.2023 года (во 2 квартале) и в той же справке указывается месяц «04».
При этом стандартный налоговый вычет на ребёнка в размере 1 400 рублей предоставляется работнику за март и за апрель 2023 года соответственно.
Перечислить НДФЛ в таком случае необходимо:
- за первую половину марта 2023 года – не позднее 28 марта 2023 года;
- за вторую половину марта – не позднее 28 апреля 2023.
И отразить в отчётности следующим образом:
- зарплата за первую половину марта 2023 года, выплаченная 17.03.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года;
- зарплата за вторую половину марта 2023 года, выплаченная 03.04.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.
Исчисленный и удержанный налог на доходы
Чтобы разобраться, в чем различия между двумя суммами НДФЛ, рассмотрим каждое понятие по отдельности.
Исчисленный НДФЛ. Во исполнение обязанностей налогового агента работодатель, прежде чем выплатить сотруднику заработную плату, обязан произвести расчет налога на доходы с этой суммы. Налог рассчитывается с учетом вычетов и впоследствии перечисляется в государственный бюджет.
Удержанный НДФЛ. Исчислив налог, работодатель производит еще одну операцию – удерживает рассчитанную сумму из заработной платы сотрудника.
Исчисляют налог, согласно законодательству, в момент начисления заработной платы и приравненных к ней сумм, а удержанный налог представляет собой величину, остающуюся у работодателя с целью последующей передачи ее в бюджет. Удержать налог ранее даты фактического получения дохода физлицом невозможно.
Показатели связаны между собой: налог нужно сначала исчислить, затем удержать, после чего следует его перечисление.
Возможные ошибки при исчислении НДФЛ
Также при исчислении НДФЛ, мы должны обращать внимание на дату начисления налога. Это актуально для программ третьей версии. Дата начисления налога должна быть строго до даты удержания налога. Если на момент удержания налога, сам налог не начислен, то удерживать, собственно, нечего.
Важно! Отслеживайте в программе 1С: даты межрасчетных документов – это дата начисления налога, если на момент выплаты налог не начислен, то он не будет удержан.
Особенно это актуально для незарплатных доходов, так как в качестве даты начисления налога фиксируется дата документа. Таким образом, в третьей версии дата документа «Отпуск», дата документа «Больничный» и других документах тоже важна.
НДФЛ за прошлый год не удержан — ФНС разъяснила как исправить эту ошибку
Налоговая служба в Письме от 24.04.2019 N БС-3-11/4119@ рассмотрела ситуацию: работодатель в текущем году выявил неудержанный за 2018 год НДФЛ. Сотрудник, с чьих доходов не был удержан налог, продолжает трудиться у данного работодателя. Как исправить ошибку ─ нужно ли сообщать в налоговый орган о невозможности удержания НДФЛ, выполняя обязанность по п. 5 ст. 226 НК РФ?
ФНС разъяснила, что нормы п. 5 ст. 226 НК РФ в данном случае не применяются ─ у налогового агента была возможность удержать НДФЛ при выплате работнику дохода в течение года, но он этого не сделал. Контролеры рекомендовали налоговому агенту:
Если налоговый агент представит уточняющие сведения до того, как ошибку обнаружат налоговики, штрафа быть не должно (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Если же исправления сделаны по указанию контролеров, штрафа избежать не удастся (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).
Налоговики выявляют ошибки в 6-НДФЛ, сравнивая его с расчетом по страховым взносам. Контрольные соотношения 6-НДФЛ дополнены показателем, взаимоувязанным с РСВ. Его несоблюдение может свидетельствовать о занижении суммы начисленного дохода (Письмо ФНС России от 20.03.2019 N БС-4-11/4943@).
Если в ЗУП 3 сумма такого НДФЛ не удерживается автоматически при очередной выплате, то ее можно удержать с помощью документа Операция учета НДФЛ ( Налоги и взносы — Операции учета НДФЛ — Операция учета НДФЛ ).
Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.
Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:
- последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;
- 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.
Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:
- каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;
- не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;
- не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.
В 6-НДФЛ нужно будет указывать новые коды доходов и вычетов.
В справках к форме 6-НДФЛ надо будет указывать новые коды доходов и вычетов по НДФЛ. Внесли коды для сделок с цифровыми финансовыми активами, коды для социального налогового вычета.
Проект поправок в приказ с кодами опубликован на федеральном портале.
Новые коды доходов, в частности, такие:
- 2540 — доход в натуральной форме в виде цифровых финансовых активов или цифровых прав, включающих одновременно ЦФА и утилитарные цифровые права;
- 2650 — матвыгода от приобретения ЦФА у взаимозависимых лиц;
- 3032 —выплата в денежной форме, связанные с выкупом ЦФА;
- 3100 — доходы по договору о приемной семье, договору о патронатной семье;
- 3110 — компенсации от госорганов и общественных объединений за время исполнения государственных или иных обязанностей.
Новые коды вычетов, в том числе, такие:
- 290 — расходы по приобретению ЦФА;
- 330 — взносы в НПФ;
- 332 — взносы на добровольное страхование жизни.
Удержание с сотрудника НДФЛ за 2020 год в 2021 году
Большинство ошибок имеют причину в некорректном заполнении Ведомости.
Ведомость (за исключением авансовых) должна:
- Содержать сумму НДФЛ.
- Содержать в расшифровке ссылку на документ-основание (их может быть несколько: начисление зарплаты, премия и т.д.) и тот самый вид дохода, который используется в документе, который рассчитал этот налог.
- В расшифровке суммы НДФЛ должна быть ссылка на ИФНС (самая последняя колонка).
- Если был выплачен аванс, в расшифровке суммы на конечную выплату должна быть отдельная строка документа-основания с отрицательной суммой.
Когда аванс был выплачен, а в конечной ведомости расшифровка содержит только сумму к текущей выплате:
- Программа уменьшит НДФЛ пропорционально сумме выплаты.
- НДФЛ удержанный рассчитается не со всей суммы а лишь с суммы выплаты без учета аванса.
- В ведомости за следующий месяц попадут суммы не своего периода.
- В ведомости за следующий месяц будет сумма НДФЛ прошлого периода, которая не попала в прошлую Ведомость за вычетом НДФЛ.
Правильным будет такой набор строк в расшифровке:
- Строка с отрицательной суммой уже выплаченного аванса.
- Строка (строки) с документом-основанием с полной суммой причитающихся доходов за вычетом НДФЛ.
Исправление
- Быстро. Вручную добавляем в расшифровку выплаты в ведомости нужную строку отрицательной суммы аванса, а в строке с документом-основанием для выплаты изменяем сумму выплаты на полную за вычетом НДФЛ.
- Точно. При распроведенных последующих ведомостях (чтобы исключить их возможное влияние) заново подтягиваем сотрудника в данную. Проверяем корректность суммы и ее расшифровку.
В документе начислений задним числом уже после заполнения ведомости были внесены изменения, а ведомость по сотруднику не перезаполнили и НДФЛ там не обновился.
Исправление: заходим в ведомость и обновляем налог для данного сотрудника. Если он уже не был скорректирован программой в последующих ведомостях, он изменится согласно тем правкам, которые были внесены в документ-основание.
Если обнаружены ошибки в принятой налоговым органом Справке 2-НДФЛ, необходимо подать новую Справку 2-НДФЛ с правильными данными с указанием прежнего номера ранее представленной Справки 2-НДФЛ, но даты составления корректирующей. При этом если налоговый агент впервые уточняет сведения о доходах физического лица, то в поле «Номер корректировки» корректирующей Справки 2-НДФЛ необходимо поставить значение «01», если подается вторая корректирующая Справка 2-НДФЛ по этому же физическому лицу – «02» и т.д.
Если зарплата за декабрь 2022 выплачена в январе 2023 года
Если заработная плата работникам за декабрь 2022 года выплачена в январе 2023 года, то такой доход относится к другому налоговому периоду (т.е. такая зарплата относится к 2023 году).
В таком случае НДФЛ, исчисленный и удержанный за период с 1 по 22 января, нужно перечислить не позднее 30 января, т.к. 28 января выпадает на выходной день субботу.
Обратите внимание, что зарплата, выплачиваемая в январе 2023 года, а также уплаченный НДФЛ с нее, попадают:
- в разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2023 года;
- в справках о доходах и суммах налога физического лица за 2023 год.
Таким образом, не все ошибки в расчёте 6-НДФЛ требуют исправлений. Бухгалтеру особенно следует обратить внимание на дату начисления доходов, дату удержания налога и перечисления его бюджет. С путаницей в этих датах связаны самые распространённые ошибки при заполнении 6-НДФЛ. К примеру, в 120 строке второго раздела расчета указывают дату, не позднее срока перечисления налога в бюджет. Срок по зарплате – следующий после выплаты день, для больничного – последний день того месяца, в котором выплачивался больничный.
Напомним, что за ошибки, найденные налоговиками в 6-НДФЛ грозит штраф 500 рублей. Кроме того, ошибки эти нужно исправить в срок до 5 рабочих дней. А если с исправлениями организация в срок не уложится, ей грозит штраф 5 000 рублей.
Обязательно ли сдавать корректирующий отчет?
В связи с изменениями в налоговом законодательстве с 2021 года, всех работодателей, которые представили отчеты по форме 2-НДФЛ с недостоверной информацией, будут штрафовать. Сумма штрафа составляет 500 рублей за каждую неправильную справку. Но, если плательщик налога самостоятельно выявит свои недочеты до того момента, когда их заметят инспекторы и оперативно направят корректировочный отчет, они будут освобождены от уплаты штрафа.
Если ошибок выявлено большое количество удобнее будет направить налоговикам справку, аннулирующую предыдущие показатели, с указанием в поле «номер корректировки» «99».
Сроки сдачи 2 НДФЛ
Как и когда сдать корректирующий отчёт 6-НДФЛ
Если после заполнения и отправки отчётного документа налоговый агент обнаружил в нём ошибку, то следует незамедлительно выполнить корректировку и направить исправленную версию в налоговый орган.
При этом следует использовать ту форму, которая действовала в отчётном периоде, когда был подан первичный отчёт. То есть если бухгалтеру необходимо исправить три расчёта 6-НДФЛ за полугодие, девять месяцев и весь 2021 год, то он должен заполнить три корректировочных отчёта. Отчёт за полугодие и девять месяцев 2021 года на бланке, утверждённом Приказом ФНС России от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@. А корректировку 6-НДФЛ за 2021 год — на бланке, в котором учтены изменения, введённые Приказом ФНС России от 28 сентября 2021 года № ЕД-7-11/845@.
Как исправить недостоверные данные в отчёте 6-НДФЛ закрытого обособленного подразделения
Если в отчёте по закрытому обособленному подразделению выявлены ошибки, то исправления должна внести головная организация. Титульный лист корректировки заполняется следующим образом:
- в верхней части титульника — ИНН и КПП головной организации;
- в поле ОКТМО — код закрытого обособленного подразделения;
- в поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» — код 9 «закрытие обособленного подразделения»;
- в поле «ИНН/КПП реорганизованной организации» — ИНН и КПП закрытого подразделения;
- период представления (код) — он должен совпадать с кодом из первичного отчёта.
В целях избежания негативных последствий налоговому агенту следует своевременно исправлять ошибки в справках 2-НДФЛ. С 1 января 2016 года вступила в силу статья 126.1 Налогового кодекса (Федеральный закон от 02.05.2015 № 113-ФЗ) об установлении ответственности налоговых агентов за представление документов, содержащих недостоверные сведения (в том числе сведений по форме 2-НДФЛ) в виде штрафа в размере 500 рублей за каждый документ. Ранее законодательство предусматривало лишь ответственность за непредставление в установленный срок документов или иных сведений (ст. 126 НК РФ)
23.05.2016Автор: Ольга Ткач, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ответственность в виде штрафа за недостоверные сведения будет применяться и к сведениям, представленным за 2015 год. Поэтому налоговые органы будут уделять особое внимание полноте и достоверности представления налоговыми агентами сведений по форме 2-НДФЛ за 2015 год (письмо ФНС России от 18.12.2015 № БС-4-11/22203@).
При выявлении фактов представления документов, содержащих недостоверные сведения, должностным лицом налогового органа в течение 10 дней со дня выявления указанного нарушения должен быть составлен акт по утвержденной форме (приказ ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@). Акт вручается лицу, совершившему налоговое правонарушение, под расписку или передается иным способом, свидетельствующим о дате его получения (ст. 101.4 НК РФ).
Однако штрафа можно избежать, если до получения такого акта налоговый агент самостоятельно выявит ошибки в представленных имсправках по форме 2-НДФЛ и представит налоговому органу уточненные сведения (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому так важно своевременное выявление ошибок и подача корректирующих сведений.
Ни Налоговый кодекс, ни Порядок заполнения формы сведений о доходах физического лица (утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ (далее — Порядок)) не раскрывают понятия «недостоверные сведения». Помимо ошибок, влияющих на размер дохода и сумму налога, недостоверными сведениями также могут быть признаны неточности в персональных данных налогоплательщика. В частности, признаются недостоверными сведения, содержащие некорректный ИНН (присвоенный иному физическому лицу). Поэтому если нет уверенности в правильности ИНН, лучше его вообще не указывать, ведь сведения по форме 2-НДФЛ без указания ИНН считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему (письмо ФНС России от 09.03.2016 № БС-4-11/3697@).
Можно предположить, что недостоверными сведениями признается любая информация, которая приведет к затруднению или невозможности осуществления налоговым органом контроля данных о суммах НДФЛ, исчисленных с каждого налогоплательщика,налоговых вычетах, предоставленных ему, и т.п. Поэтому в случае выявления таких недостоверных сведений налоговому агенту стоит оперативно их исправить, направив в налоговый орган соответствующую информацию, даже в том случае, если такие сведения не влияют на сумму налога.
В 2016 году налоговые агенты представляли сведения о выплаченных доходах за 2015 год по обновленной форме 2-НДФЛ (утв.приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ (далее — Справка 2-НДФЛ) и в соответствии с новым Порядком. Дополнительно были утверждены новые коды видов доходов и вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@), которые используются при заполнении Справки 2-НДФЛ.
Порядок исправления ошибок в Справке 2-НДФЛ
Порядком установлены новые правила исправления ошибок, для чего в заголовке Справки 2-НДФЛ предусмотрено поле «Номер корректировки»:
- при составлении первичной формы Справки 2-НДФЛ проставляется «00»;
- при составлении корректирующей Справки 2-НДФЛ взамен ранее представленной указывается значение на единицу больше, чем указано в предыдущей Справке по форме 2-НДФЛ («01», «02» и так далее);
- при составлении аннулирующей Справки 2-НДФЛ взамен ранее представленной проставляется цифра «99».
Удержанный налог 6 НДФЛ: как отражается в отчете
Субъект хозяйствования начисляет зарплату работникам, предварительно с этого вознаграждения считает НДФЛ нарастающим итогом, который при выдаче дохода будет удержан и затем передан в казну. Эта норма определена в статье 226 п. 3.
В справке 2 НДФЛ за отчетный год сумма налога исчисленная – тот показатель, который рассчитан бухгалтером в момент начисления прибыли в пользу физ. лиц. Это значение вписывают в соответствующую ячейку декларации 2.
Если физ. лицо получает прибыль, которая попадает под налогообложение по “разным” ставкам подоходного налога, исчислить налог следует отдельно по каждому виду дохода под соответствующий процент.