Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования к заверению трудовой книжки в 2024 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При оформлении копии трудового договора, вопрос о том, кто должен заверять документ, остается актуальным. Заверение копий трудовых договоров несет определенные функции и является важной составляющей процесса подтверждения документального статуса. Обратим внимание на нюансы решения данной задачи.
Какие данные включают в электронные трудовые книжки (ЭТК)
- Организации, где работник трудится:
- Название организации;
- ИНН;
- ОГРН;
- Адрес места работы;
- Телефон;
- Должности, которые работник занимал:
- Название должности;
- Тарифный разряд или уровень;
- Дата начала работы на данной должности;
- Дата окончания работы на данной должности (если есть);
- Периодах работы:
- Дата начала работы в организации;
- Дата окончания работы в организации;
- Общая продолжительность работы;
- Видах деятельности:
- Основная и (при наличии) дополнительная специальность;
- Род деятельности (работы);
- Качестве строительных рабочих и рабочих промышленности:
- Профессии строительных рабочих;
- Профессии рабочих промышленности;
- Начислениях и выплатах:
- Начисленной и выплаченной заработной плате;
- Отпускных;
- Премиях;
- Других выплатах;
- Трудовом поведении:
- Сведениях о дисциплинарных взысканиях;
- Нарушениях трудовой дисциплины.
ЭТК позволяет хранить всю необходимую информацию о трудовой деятельности работника в удобном и электронном формате. Также она удобна для работы работодателей и служб занятости, которые могут получить доступ к данным для проверки рабочего стажа и трудовой истории работника.
В соответствии с законодательством Российской Федерации, копии трудового договора должны быть заверены непосредственно нанимателем или лицами, уполномоченными на него. В большинстве случаев это представители кадровых служб организации.
Заверение копий трудовых договоров выполняется путем прикрепления печати организации на каждой странице документа или специального штампа, содержащего информацию о заверяющем органе. На штампе должны быть указаны полные наименование и адрес организации, а также номер и дата заверения копии.
При оформлении заверения копии трудового договора необходимо обратить внимание на следующие важные моменты:
- Подача заявления. Для заверения копии трудового договора необходимо подать заявление нанимателю или кадровым службам организации.
- Срок действия заверенного документа. Копия трудового договора должна быть заверена в течение срока действия основного документа.
- Возможные ошибки. При составлении копии трудового договора можно допустить ошибки или упущения, которые могут повлиять на правовой статус копии.
Чтобы избежать возможных ошибок при заверении копий трудовых договоров, можно использовать пошаговую инструкцию, которая поможет правильно провести данную процедуру и избежать неприятностей в будущем. При соблюдении всех обязательных требований и правил, копия трудового договора будет полностью правомерной и соответствующей действующим нормативам.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Срок трудового договора
Трудовой договор можно заключить на неопределенный срок или на срок не более пяти лет.
Бессрочный трудовой договор. Бессрочный договор лучше защищает интересы работников, поэтому закон отдает ему предпочтение.
Срочный трудовой договор. Срочный договор можно подписать только в исключительных случаях, например: для выполнения строго определенной работы, сезонных работ, при прохождении альтернативной гражданской службы или для замещения временно отсутствующего сотрудника.
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
В случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Как заверить трудовую книжку
Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки важно не только кадровикам, но и работникам.
Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).
Пример 3: Заверение копии трудового договора самостоятельно
1. Подготовьте копию трудового договора, которую вы хотите заверить.
2. Распечатайте копию на белой бумаге.
3. Прошейте все страницы копии трудового договора.
4. Добавьте на каждый лист копии свое наименование, дату заверения и подпись.
5. Проверьте копию на отсутствие ошибок и правильную последовательность страниц.
6. Отнесите копию трудового договора к ведущему специалисту по кадровым вопросам вашей организации.
7. Попросите работодателя подписать и поставить печать на каждой странице копии трудового договора.
8. После завершения процедуры, заберите заверенную копию трудового договора у сотрудника кадрового подразделения.
В случаях, когда требуется заверить большое количество копий трудовых договоров, рекомендуется обращаться в банковское подразделение или специализированное подразделение по оформлению документов. Они помогут сэкономить время и выполнить процедуру в срок.
Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2024 году
Заверение копии трудовой книжки является важной процедурой, которая подтверждает ее достоверность и надежность. В случае необходимости предоставления копии работодателю, она должна быть заверена в соответствии с требованиями законодательства.
- Инструкция по заверению копии трудовой книжки:
1. Получите копию трудовой книжки от своего работодателя.
2. Обратитесь к юристу или специалисту по кадровым вопросам для получения подробной информации о правилах заверения копий трудовой книжки.
3. Ознакомьтесь с требованиями законодательства относительно заверки копии документа.
4. Убедитесь, что на копии трудовой книжки отсутствуют какие-либо изменения или исправления.
5. Подготовьте необходимые инструменты для заверения копии трудовой книжки: печать организации, подпись заверяющего лица.
- Пошаговая инструкция по заверке копии трудовой книжки:
1. Подготовьте копию полученной трудовой книжки и оригинал документа.
2. Заверьте копию трудовой книжки в соответствии с требованиями законодательства. Обращайтесь в юридическое учреждение, подразделение по закупкам или специализированное агентство.
3. Заполните все необходимые поля в документе, указывая наименование организации и дату его заверки.
4. Поставьте печать организации на копии трудовой книжки.
5. Подпишите документ, указав свое имя и должность.
- Итоги заверения копии трудовой книжки в 2024 году:
1. Заверенная копия трудовой книжки приобретает юридическую силу.
2. Заверенная копия трудовой книжки может быть предоставлена работодателю в случае необходимости.
3. Заверенная копия трудовой книжки соответствует требованиям законодательства и не вызывает сомнений в ее достоверности.
В некоторых случаях для заверения копии трудовой книжки допускается обратиться в банковское учреждение, где работает заявитель. Банки могут осуществлять заверение документов в рамках своих внутренних процедур и в соответствии с законодательством.
Пример оформления:
- Обратитесь в свой банк и ознакомьтесь с правилами и требованиями, выдвигаемыми его юридическим отделом.
- Предоставьте копию трудовой книжки и удостоверение личности сотруднику банка.
- Следуйте указаниям сотрудника банка относительно оформления и подписания документа.
- Получите заверенную копию трудовой книжки с печатью и подписью банка.
Важно отметить, что в каждом случае заверение копии трудовой книжки может происходить по-разному, в зависимости от требований и правил учреждения, а также с учетом обоснования и порядка выдачи заверенных документов. При оформлении необходимо следовать указаниям юридического отдела и законодательства.
Основные ошибки, которые встречаются
Несмотря на то, что установлены конкретные правила подтверждения рабочего документа, часто встречаются ошибки в этой процедуре.
Так, могут возникнуть следующие проблемы:
| ФИО владельца были указаны неправильно | И даже одна неправильная буква может привести к недействительности копии, и даже оригинала |
| Там, где нужны подписи сотрудника, их нет | — |
| Печать стоит в пустом месте | Тогда как должна захватывать вписанный текст, дабы не произошло ситуации, в которой информация была дополнена лицами без такого права |
| На сделанной копии | Текст неразличим, либо же он располагается с двух сторон листа, а в нормах прописано, что сведения должны быть только на одной стороне и хорошо читаться |
| Сотрудник не оставил письменного заявления на заверение | А это является основанием для выдачи |
Как заверить трудовую книжку
Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки важно не только кадровикам, но и работникам.
Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).
Когда нотариус не может заверить копию трудовой книжки
В 2020 году действуют правила, согласно которым трудовая книжка не всегда заверяется нотариусом, которому предоставлены её образцы. Причины отказа в следующем:
- часть или вся информация в книжке заполнена карандашом, а значит, может быть просто подделанной;
- в образце присутствуют ошибки, исправления, подтеки и другие недочеты, указывающие, что документ может быть поддельным;
- образец поврежден, из него вырваны страницы и есть другие серьезные проблемы, из-за которых невозможно разобрать запись;
- имеются подделанные или скопированные подписи руководителей (невозможно уточнить их подлинность);
- данные в трудовой книжке оформлены неправильно, есть неточности;
- оригинал трудовой книжки не предоставлен нотариусу для сравнения с данными копии.
Как заверить копию трудовой книжки
Если вы являетесь ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек в организации, и такая обязанность возложена на вас по приказу, заверить копию трудовой книжки придется именно вам. Инструкция 1 Попросите работника, обратившегося к вам с просьбой заверить копию трудовой для банка, написать заявление на выдачу заверенной копии трудовой книжки.
Важно
Выполнить его просьбу вам необходимо в срок не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника с таким заявлением. 2 Сделайте ксерокопии всех заполненных листов трудовой книжки, включая ее первую страницу с указанием фамилии, имени и отчества ее владельца
На копии последней страницы поставьте ручкой надпись «Работает по настоящее время в должности…», укажите свою должность, распишитесь, расшифруйте подпись, проставьте дату заверения копии и печать отдела кадров.
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить? Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия.
Инфо
Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.
- Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом: адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
- указываются ФИО и должность работника;
- обращение именуется «Заявлением»;
- в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
При обращении в банковскую организацию для получения кредитного займа, гражданину необходимо предоставить пакет обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги.
В том случае, когда данный документ имеется на руках, предоставление официальной копии не вызывает затруднений. Для этого следует обратиться в нотариальную контору и оплатить стоимость услуги.
Для того чтобы заверить бланк у нотариуса, необходимо иметь документ, подтверждающий личность владельца трудовой книги. После соблюдения всех установленных правил, нотариус подготовит все необходимые копии и заверит их согласно установленному порядку. Длительность данной процедуры составляет около тридцати минут.
При наличии официального места трудовой деятельности данная процедура немного усложняется, поскольку документ хранится в кадровом отделе. В этой ситуации следует обратиться к руководству компании или сотрудникам кадровой службы.
Для этого нужно составить соответствующую заявку, где нужно указать, что копия трудовой книги требуется для банка или другой государственной инстанции. Срок формирования документа составляет три рабочих дня.
При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:
- Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
- На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
- На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
- Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
- Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
- Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
- Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.
Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.
Такой срок не установлен. Но так как копия призвана воспроизводить информацию подлинника (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013), верной она остается до момента появления очередной записи в книжке.
Срок действия копии по своему усмотрению устанавливает учреждение, в которое документ представляется.
Например, банки при выдаче кредита, как правило, ограничивают период актуальности одним месяцем со дня заверения. Поэтому сроки уточняют по месту требования.
- Работодатель обязан заверить и предоставить копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления сотрудником.
- Заверительная надпись в 2021 году дополняется ссылкой на местонахождение подлинника документа.
- Юридическое значение заверенная копия имеет при подписании уполномоченным лицом.
- Срок действия заверенной копии трудовой книжки не установлен и уточняется по месту требования.
Копия трудовой книжки для ипотеки
Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовую деятельность человека. Для получения ипотеки, в банках требуется предоставить копию трудовой книжки в качестве одного из основных документов.
Копия трудовой книжки должна быть заверена, чтобы подтвердить ее оригинальность и достоверность. Заверять копию трудовой книжки может уполномоченное лицо, например, нотариус, работник кадровой службы или другое официальное лицо.
При заверении копии трудовой книжки необходимо также обратить внимание на обязательные знаки, указанные на документе. Это включает в себя печать организации, подпись руководителя и дату заверения.
В настоящее время все чаще используются электронные документы, в том числе и копии трудовой книжки. Банки принимают как электронные, так и фотокопии документов. Однако при этом необходимо убедиться в их подлинности и сохранности.
Чтобы избежать ошибок при оформлении копии трудовой книжки, необходимо внимательно проверить все данные, указанные в документе, а также соответствие информации в копии и оригинале. Также стоит обратить внимание на правильное оформление и заверение копии.