Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда выдается дубликат листка нетрудоспособности. Что делать, чтобы получить дубликат больничного листа». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Ситуация, знакомая многим бухгалтерам до боли: работник закрыл больничный и сдает его на оплату. После пристального изучения бухгалтер изрекает: «Ой, а вот здесь ошибка. У меня такой больничный ФСС не возьмет». «А что же делать»? — растерянно спрашивает работник. «Идите обратно в поликлинику (больницу) и пусть врачи выдают дубликат», — велит бухгалтер. Правильно ли так поступать?
Как получить дубликат электронного больничного листа в 2023 году: полезные советы / Официальный сайт управления образования администрации г. Кудымкара
Дублирующий больничный листок – это необходимый документ для работника, который потерял оригинал листка или был отказан в его выдаче.
В случаях утери документа или отсутствия справки о нетрудоспособности, выписать новый лист необходимо в целях благополучного продолжения работы.
Кроме того, юридические документы об обоснованности необходимости дубликата могут потребоваться в некоторых случаях, например, при прочих потерях медицинских документов.
Для формирования дубликата нужно составить заявление в медицинском учреждении на специальном бланке, выдаваемом при выдаче первичного документа. В заявлении необходимо указать причины необходимости дубликата и зачем тебе нужен документ. Выдача дубликата осуществляется в течение двух недель от даты оформления заявления.
Чтобы оформить дубликат, следует приложить к заявлению документы, подтверждающие потерю или утерю листа. Кроме того, желательно предоставить дополнительные документы, однозначно связанные с причиной, по которой вы производите дубликат. Например, если вы потеряли лист из-за неисправности оборудования, вы можете предоставить свои заявления о ремонте или настроении.
Самыми распространенными причинами для оформления дубликата является утеря документа в результате личного бездействия или по вине медицинского учреждения.
Для выдачи дубликата электронной формой нужно предоставить подлинник заявления, подписанный работником, а также документы, подтверждающие причину обращения.
В случае, когда вы полностью заменили медицинское учреждение, которое выдавало больничный лист, при оформлении дубликата нужно предоставить документы, подтверждающие изменение медицинского учреждения.
В общем, для оформления дубликата больничного листа в 2023 году вам понадобятся юридические документы, предоставленные в медицинском учреждении, а также подлинник заявления и все подтверждающие документы.
Как выписать дубликат больничного листа
Для получения дубликата необходимо обратиться в медицинскую организацию, которая его оформила. В регистратуре запишитесь на прием к лечащему врачу или к заведующему отделением. Потребуется написать заявление на копию.
В медицинском учреждении созывают врачебную комиссию для решения вопроса, можно ли получить справку о больничном повторно, председатель комиссии — заведующий отделением или главный врач. Комиссия изучает причину обращения и выносит решение.
При положительном решении вот как сделать электронный дубликат больничного листа: медорганизация передает сведения о повторной выдаче в СФР, формирует новый бланк и передает его номер пациенту.
При оформлении бумажного документа порядок аналогичен: после передачи данных в СФР пациент получает на руки бумажный экземпляр.
Независимо от причин получения повторного бланка, за его получением обращается работник. Работодатель не вправе обратиться в медицинскую организацию, даже если он потерял или испортил бланк.
Если в выданной форме ошибка допущена и обнаружена врачом — заявление на повторную выдачу не требуется. О необходимости получить новый экземпляр медорганизация извещает работника. Если такой бланк уже направлен в СФР, а работодатель осуществил выплаты — необходимо направить новый бланк с пояснениями.
На вопрос, где взять копию больничного листа для страховой, ответов несколько:
- У работодателя. Если работодатель сохранил бумажную форму или номер ЭЛН — он вправе выдать работнику копию.
- В медицинской организации. Если у работодателя не сохранилось оригиналов, то обратитесь в медучреждение для получения копий.
Правила оформления дубликата
Повторный больничный лист оформляют на аналогичном бланке, как и первичный документ. Единственное отличие — в проставлении «галочки» в зависимости от типа документа — подлинник или дубликат.
Вот основные правила заполнения:
- вписывать данные допустимо как от руки, так и с применением штампов;
- писать канцелярской ручкой с черными чернилами;
- шрифт только печатный;
- все записи заполняются в специальных ячейках, начиная с первой;
- каждую букву проставляют в отдельной клеточке;
- недопустимо выходить за пределы ячеек;
- в оставшихся свободными после заполнения полях поставить прочерки;
- печать ставится только в том месте, которое для нее предназначено;
- выступ оттиска за пределы допускается, при условии что не попадает на ячейки информационных граф бланка.
Есть некоторые требования, которые необходимо соблюдать при заполнении дубликата:
- при указании даты пишут день выдачи повторного бланка, а не первичного документа;
- период заболевания пишут в одну строку;
- кроме ФИО и должности доктора указывают фамилии председателя и других членов медицинской комиссии.
Когда необходим дубликат
С целью понимания, каким образом можно получить дубликат больничного листа взамен испорченного бланка, нужно разграничить меры ответственности работника и нанявшей его организации. Ситуации могут быть абсолютно полярные. Например, если работник потерял бланк больничного листа – это одно, а когда документ утерян кем-то из административного аппарата – совсем другое.
По логике вещей, за вовремя переданный в соответствующую службу предприятия или компании документ отвечают непосредственно те сотрудники, к которым он попал в руки.
При этом бывают ситуации, когда в медучреждении могут затребовать выдачу дубликата больничного листа с оформлением выплат через бухгалтерию, отчетности и так далее. Это: возникновение непредвиденных обстоятельств, относящихся к форс-мажорным, непреднамеренная порча бланка, допущенная врачом или бухгалтером, утеря из-за халатного обращения.
Внимание! В подобных случаях должна быть сформирована специальная комиссия для определения причин произошедшего, с составлением перечня утраченной или негодной документации.
При этом результаты расследования должны подтверждаться справками, выдаваемыми профильными госорганами:
- по факту возгораний – от пожарной инспекции,
- при стихийных бедствиях и катаклизмах – из МЧС,
- затоплениях – из соответствующих коммунальных служб,
- в связи с хищением – из управлений и отделов МВД.
После сбора всех материалов и окончания работы комиссии оформляется специальный акт, которым медучреждению предписывается выдать дубликат. Когда утерян больничный лист по вине администрации работодателя, порядок действий следующий.
Сама по себе утеря по причине халатности не является веским аргументом для выдачи копии документа. Небрежность в хранении и передаче категорически не допускаются.
Алгоритм получения дубликата
- Справка от нанимателя о непредоставлении больничного (сейчас процедуру получения дубликата упростили, поэтому справка может и не потребоваться). Она стандартна с двумя печатями – прямоугольной и гербовой. На ней указывается полное название компании, правовая форма, ставятся визы руководителя и главбуха предприятия.
- Заявление на имя главврача клиники, которое содержит персональные данные пациента, номер и число оформления оригинала бюллетеня, причину исчезновения или непредставления нанимателю больничного. Если он просто испорчен/поврежден, то прикладывается и оригинал документа.
- В больнице создаётся врачебная комиссия, решающая вопрос удовлетворения просьбы о восстановлении документа. Решение оформляется письменно, с указанием номера листа, подлежащего дублированию.
- На основании решения комиссии лечащий доктор оформляет дублет.
- Комиссия проверяет дубликат и подписывает, вносит вновь выданный бюллетень в журнал регистрации.
Когда откажут в возмещении расходов
Копия больничного выписывается, когда оригинал потерян работником или содержит ошибки. В случае его утери работодателем законодательство не предусматривает оформление дубликата.
Справки из больниц, содержащие информацию о выдаче листков нетрудоспособности, по мнению чиновников, не относятся к финансовым документам. Поэтому они не могут подтвердить расходы по соцстрахованию. Отметим: в обоснование своей позиции чиновники ссылаются на подпункт 3 пункта 1 статьи 11 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ и пункт 18 Положения- утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101. В них говорится о том, что к зачету не принимаются расходы, не подтвержденные документами, а также когда нарушено законодательство.
Потеря работником или работодателем
Никто не застрахован от всякого рода случайностей, и полученный в медицинском учреждении документ может быть утерян любой из сторон трудовых отношений. Если это случится до того, как листок будет принесен работодателю (то есть по вине сотрудника), то закон предусматривает обязательную выдачу дубликата больничного листа. Для этого сам гражданин должен написать обращение (запрос) в соответствующую больницу или поликлинику на имя главного врача с просьбой выдать копию, сопровождаемый указанием на причину отсутствия первого экземпляра и максимально полными сведениями о его реквизитах (лучший вариант – наличие фото). Это поможет установить фактические обстоятельства утраты и сведения, подлежащие внесению в новый документ.
Если вина лежит на администрации организации (работнике кадровой службы, самом директоре или еще ком-то), то выдавший больничный лист субъект не обязан удовлетворять заявление о выдаче взамен нового документа, оставляя за собой право выбора. Кроме того, в этом случае заставить наемного сотрудника проходить процедуру нельзя, об этом можно лишь попросить.
Важно знать! Правовым последствием потери листа нетрудоспособности станет отказ Фонда социального страхования (далее по тексту – ФСС) компенсировать организации те денежные суммы, которые она выплачивает гражданину. При этом у последнего право на получение выплат не прекращается.
Дубликатом признаётся любая повторно выданная официальная бумага. По своей юридической силе дубликат полностью приравнивается к оригиналу. Для его оформления потребуется обратиться в учреждение, выдавшее первоначальный листок нетрудоспособности.
Закон устанавливает определённые правила заполнения больничного листа. Если допущена какая-то ошибка, следует взять новый бланк. Исправить испорченный уже не представляется возможным.
Лечащий врач сможет выдать дубликат только на основании документально заверенного решения врачебной комиссии. В противном случае копия не будет иметь должной юридической силы и предоставить её на работу не выйдет.
Объясняем, как правильно составить заявление
По своей структуре заявление в свободной форме состоит из трёх блоков: шапка документа, основная (просительная) часть и подпись заявителя. Необходимо уделить должное внимание каждому из них.
Начинаем с шапки. В правом верхнем углу следует обозначить, от кого и кому подаётся заявление. Сначала указываем данные медицинской организации: наименование, должность руководителя, его ФИО в дательном падеже. Затем обозначаем сведения о заявителе: ФИО, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), место прописки.
Ниже по документу посередине листа бумаги со строчной буквы пишем слово «заявление». С красной строки начинаем формулировать свою просьбу. Утверждаем факт утраты листка нетрудоспособности и просим выдать его заверенный дубликат. Если больница запросит справку с места работы, оформляем её и прикладываем к заявлению в качестве приложения.
Возможность отказа в выдаче дубликата
Несмотря на возможность получения дубликата в ряде случаев, и работник, и работодатель должны понимать важность такого документа и относится к нему с соответствующей бережностью и аккуратностью. Сотрудники должны быть особенно внимательны к той информации, которую они предоставляют врачу, чтобы тот не допускал ошибок.
Существуют ситуации, когда в выдаче дубликата медицинское учреждение вправе отказать. В первую очередь, поликлиника не обязана выдавать дубль, если оригинал был утерян уже после передачи листка в организацию по вине ответственного за хранение важных документов. В таких случаях ответственность за утерю несет сам сотрудник.
Также медучреждение не выдаст дубликат сотруднику, если он не предоставит справки с места работы о том, что там не был получен больничный лист.
Когда выдается дубликат больничного листа?
Дубликат больничного листа выдается при исправлении медицинской организацией своих ошибок, а также при потере работником больничного листа. Обращаем ваше внимание, что в случае ошибок при заполнении листка нетрудоспособности документ считается поврежденным, и всегда выдается его дубликат ( ст.
56 Порядка, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 29 июня 2011 г. 624н ).
Это означает, что медицинское учреждение не может просто удалить неправильную запись, внести правильную и заверить исправления своей подписью и печатью.
При этом следует учитывать, что никакие ошибки в больничном листе не являются препятствием для назначения пособия. Например, неполное или неправильное название организации-работодателя, написанное со слов сотрудника, не является ошибкой, если можно идентифицировать организацию и установить, что сотрудник действительно там работает.
Также следует отметить, что ошибки, допущенные в разделе «Заполняется работодателем», наниматель исправляет самостоятельно, и в этом случае дубликат не выдается. Для исправления ошибок, допущенных работодателем при регистрации, неправильная запись зачеркивается, правильная запись вместо неправильной вносится на обороте листка нетрудоспособности, что подтверждается записью «исправлено», подписью и печатью работодателя ( п.
65 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 29 июня 2011 г. № 624н ).
Нюансы оформления дубликата
Форма для оригинала и дубликата бланка больничного листа – единая, отдельной не существует. Разница лишь в том, что в соответствующем поле ставится галочка с указанием того, какой именно это тип документа.
Также имеются некоторые различия в заполнении:
- писать можно как от руки, так и применяя штампы;
- в месте указания даты ставится день выдачи дубликата, а не изначальной выдачи больничного листка;
- рекомендованы к заполнению ячейки с указанием первичного или продолжения листка для понимания того, вместо каких именно оригинальных листков выдается дубликат;
- длительность заболевания указывается в одну строку;
- помимо данных и подписи врача необходимы ФИО председателя и ответственных участников врачебно-консультационной комиссии.
Если в документе со слов больного неверно указано место работы, впоследствии нужные правки может внести работодатель собственноручно. Дубликат больничного листа, также как и оригинал, должен быть заполнен предельно внимательно и аккуратно, без каких-либо ошибок.
Утеря по вине работника
Если больничный листок потерял сам работник, ему следует лично обратиться в то медицинское учреждение, в котором он наблюдался во время периода нетрудоспособности и где ему был выдан оригинальный бланк с просьбой о выдаче дублирующей формы.
Но сделать это можно лишь после получения справки с места работы, в которой будет указано, что больничный лист предоставлен не был. С этой справкой нужно прийти в поликлинику, где далее соберут медицинскую комиссию. На ней будет решаться вопрос о том, выдавать дубликат больничного листа или нет, достаточны ли основания.
К сведению
Членами комиссии устанавливается номер ранее выданного оригинала больничного бланка нетрудоспособности, а также вся информация, которая в нем содержалась. Все это передается лечившему работника врачу, и на основании этих сведений он выдает повторный документ.
Как получить дубликат электронного больничного листа в 2023 году?
Если вы потеряли электронный больничный лист (ЭБЛ), вы можете получить его дубликат. В соответствии с российской бухгалтерией, работодатель обязан предоставить вам возможность получить дубликат ЭБЛ в случае его утери.
Для оформления дубликата ЭБЛ вам необходимо обратиться к работодателю. В заявлении, которое вы подаете, укажите причину потери и период, за который требуется дубликат. Необходимо также указать свои контактные данные, включая номера телефона и адрес электронной почты, для связи.
В заявлении укажите также номера больничного листа (БЛ), который вы потеряли. Данная информация поможет работодателю и врачу в оформлении дубликата ЭБЛ. Врачу необходимо будет заполнить форму ЭБЛ и подписать ее.
После получения заявления работодатель должен оформить дубликат ЭБЛ в соответствии с установленным порядком. Оформление дубликата ЭБЛ доступно только в электронном виде. Поэтому работодатель должен предоставить вам доступ к системе электронного медицинского оформления и заполнения формы ЭБЛ.
После оформления дубликата ЭБЛ работодатель должен передать его вам. Вы можете получить дубликат ЭБЛ на бумажном носителе или в электронном виде. В случае получения дубликата на бумажном носителе, он должен быть подписан и заверен печатью работодателя.
Дубликат ЭБЛ является подтверждающей частью больничного листа и имеет то же значение, что и оригинал. Он должен быть предоставлен работодателю для возмещения затрат по оплате больничного листа в соответствии с политикой компании.
Важно отметить, что дубликат ЭБЛ выдается только в случае, если вы обратились за ним в установленный срок. В соответствии с приказом Минтруда России от 13 февраля 2023 года, заявление на дубликат ЭБЛ должно быть подано в течение 10 рабочих дней с момента формирования больничного листа.
Если вы успешно подали заявление и получили дубликат ЭБЛ, вы можете использовать его при следующем отпуске или при предоставлении больничного листа в социальном порядке.
Утеря документа самим работником
Как получить дубликат больничного листа при утере сотрудником? Все процедуры, связанные с медицинскими работниками, установлены на законодательном уровне. Восстановление документов регулируется приказом Минздрава и учреждению по Социальному Развитию.
Как восстановить утерянный больничный лист сотруднику? Для восстановления листка нетрудоспособности вам необходимо прийти в медицинское учреждение к вашему терапевту или узкоспециализированному врачу, который выдавал первичный документ.
С собой вам нужно взять паспорт, справка с места комиссии. После этого собирается медицинская комиссия и выносится решение о выдаче дубликата. Все это записывается на акте, который также предоставляется лечащему врачу.
Итак, что делать если потерял больничный лист? Для начала соберите необходимую документацию с места работы, ведь к ней есть специальные требования. Например, справка обязана быть стандартной и на бланке установленного образца, иметь печати как гербовую, так и прямоугольную.
На ней должно быть полное наименование организации, с правовой формой и подписями руководителя и главного бухгалтера. В ней же указывается, что бланк строгой отчетности им не предъявлялся.
На комиссии определяют номер вашего утерянного листка нетрудоспособности, дабы выдать дубликат . Дело в том, что все документы имеют уникализированный номер, который отражается в единой базе данных и не может повторяться. Именно для этого врач записывает его не только в амбулаторную карту, но и в свои записи, а далее в регистратуре.
На основании акта-протокола, созданного медицинской комиссией, вам обязаны выдать дубликат, в котором отразятся все те же периоды обращения, не включая данный день. Этот документ считается таким же правовым, что и первичный, поэтому оплата по нему начисляется стандартная. Все компенсации по нему проводятся в полном объеме и согласно действующему законодательству.
Как восстановить больничный лист в случае потери в медицинском учреждении? Дубликат можно получить в поликлинике в случае утери или неправильного заполнения самим медицинским работником. Последнее позволяет выдать приказ Минздрава «О порядке заполнения больничного листа».
Как получить дубликат взамен испорченного больничного?
Оформление дубликата больничного в 2016 году производилось только в случае порчи бланка медучреждением или утери оформленного листка нетрудоспособности физлицом до момента передачи его работодателю. Ситуация не изменилась и в 2017 году.
Если документ теряет работодатель, то получить новый листок не удастся. В качестве подтверждения пособий по болезни выступят справки лечебного учреждения с данными сотрудника, а также копии корешков больничных листов. Эти документы выдаются по запросу организации. Такая практика подтверждается судебными решениями (например, определение Верховного суда РФ от 28.12.2016 № 305-КГ16-17521).