Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел в 2022 году: сроки хранения документов и новые штрафы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Сроки хранения документов по кадрам
Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).
Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.
Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).
Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.
Новые сроки хранения документации
Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.
Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения имущества |
До ликвидации компании |
Постоянно |
|
Договор лизинга |
5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга |
Постоянно |
|
Документы по залогу недвижимого имущества |
10 лет |
Постоянно |
|
Договор мены недвижимого имущества |
До ликвидации компании |
5 лет |
|
Договор поручения |
10-15 лет в зависимости от вида имущества |
5 лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
10 лет |
5 лет |
|
Паспорт сделки |
15 лет |
Постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
5 лет при условии погашения задолженности |
5 лет |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
4 года |
|
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета) |
6 лет |
5 лет |
|
Реестр сведений о доходах сотрудников |
5 лет |
75 лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей |
5 лет |
Не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
5 лет |
Не установлен |
|
РСВ |
50 лет |
Не установлен |
|
Документы по переоценке ОС и амортизации |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Документы о списании ОС и НМА |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу |
5 лет после выбытия объекта |
Постоянно |
|
КУДиР при УСН |
5 лет |
Постоянно |
Приказ о введении локально-нормативных актов
Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.
Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел:
- Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
- В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
- Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.
Сколько действуют приказы?
Действие приказа начинается с даты его издания или с того момента, который был указан в тексте самого документа. Действовать он должен до его отмены другим документом. Также прекращаться действие ПОД может в том случае, если в его тексте содержалась информация о дате истечения срока действия.
На практике рекомендуется убеждаться в актуальности ПОД не реже чем раз в 2–4 года. В больших компаниях к подобным проверкам необходимо привлекать представителей юридической службы, бухгалтерии и других подразделений, деятельность которых затрагивается в документе. Хранение в период действия приказа называется текущим.
Важно! Если происходит реорганизация компании, ПОД должны быть переданы правопреемнику, который обязан хранить их в течение установленного периода. В случае ликвидации самая важная документация передается в государственный или муниципальный архив.
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Некоторые особенности архивирования бумаг
Документы, регулирующие основную деятельность организации, хранятся на протяжении всего существования предприятия. Однако, как и в любом правиле, здесь имеются исключения. Дело в том, что хранить в течение многих десятилетий документацию обязаны лишь те организации, которые принимают участие в формировании фондов государственных архивных учреждений. Довольно большая часть учреждений и предприятий не принимает участия в этой деятельности. В таких организациях документы с пометкой «хранить постоянно» должны складироваться лишь на протяжении десяти лет, после чего могут быть утилизированы. При этом следует учитывать, что срок исчисления архивного хранения начинается с первого календарного дня года, следующего за годом издания документа.
Срок хранения приказов по основной деятельности – не ограничен. Руководство организации обязано по требованию контролирующих или судебных органов предоставить эти документы. Важность бумаг данной категории трудно переоценить. История знает случаи, когда отсутствие приказов по личному составу и основной деятельности за определенный период приводило к банкротству предприятия. Поэтому сохранности именно данного вида документации уделяется особое внимание.
Независимо от того, к какой сфере деятельности относится юридическое лицо (промышленное производство, оказание услуг, образовательная организация), приказы по основной деятельности, как правило, хранятся в юридическом отделе. Речь идет об оригиналах. Копии же их могут и должны передаваться для выполнения в соответствующие подразделения. Здесь они и остаются в последующем времени.
Приказ о противопожарном режиме и назначении ответственных за его соблюдение.
Особое значение и обязательность проведения предусмотрена для объектов с массовым пребыванием людей и для детских учреждений.
Когда издается распоряжение об установлении ответственных лиц по пожарной безопасности, в нем обязательно должны быть определены все ответственные в компании лица. Их число зависит от размера субъекта хозяйствования.
Документация администрации организаций по вопросам пожарной безопасности, должна включать все вопросы пожарной опасности, в том числе обеспечения противопожарного режима при эксплуатации, приказы, инструкции, правила, планы эвакуации и другие документы, а также документацию ПТК, ДПД.
Таким образом, нормативного акта, который предписывал бы требование обновлять приказы по охране труда с определенной периодичностью нет. Если изменились условия или должностные лица, которые упомянуты в приказе, изменились нормативные документы, которые есть в приказе, то приказ нужно обновить.
При переводе название должности меняют. Также это может кардинально изменить и род деятельности сотрудника. Поэтому встает вопрос о том, чтобы сохранить ответственность за работником, который был назначен ранее, и после его перевода.
Также на каждом предприятии должны присутствовать все необходимые инструкции, которыми охарактеризован соответствующий режим соблюдения пожарной безопасности в мастерских, лабораторных помещениях, кабинетах, на складах.
Если в приказе не указан срок действия делегирования права подписи, как его определить?
По доверенностям управляются исключительно организации, которые создаются в организационно-правовой форме товарищества на вере (ст. 84 Гражданского кодекса РФ; далее – ГК РФ).
В организациях других организационно-правовых форм, как коммерческих, так и некоммерческих, создается (избирается или назначается собранием участников, советом директоров или правлением) орган управления или единоличный исполнительный орган, которым является руководитель организации. В соответствии с действующим законодательством и на основании устава организации (или положения) руководитель отвечает за организацию системы управления, издает приказы и распоряжения, дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками организации, и утверждает штатное расписание. Именно такие полномочия закреплены в настоящее время в уставах большинства действующих организаций.
В обычаях гражданского и делового управленческого оборота давно закрепилось понимание, что приказ является правовым актом, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения и основных, и оперативных вопросов деятельности организации. В приказе устанавливаются внутренние нормы и правила организации, он является, прежде всего, внутренним распорядительным документом. А срок действия приказа как правового акта – до его отмены, признания утратившим силу или до внесения в него изменений и дополнений (это общее правило юридической техники).
Руководитель имеет полномочия издавать приказы в рамках оперативного самоуправления организации, он устанавливает нормы и правила поведения в рамках реализации стратегии и политики организации, управления персоналом и другими ресурсами, утверждает планы и итоги их выполнения, вводит в действие новые технологии, стандарты, правила, регламентирующие производство, сбыт, оказание услуг и т.п. виды деятельности, соответствующие уставу организации. Во внешней среде сам руководитель имеет право действовать без доверенности, в т.ч. представлять все интересы организации и совершать сделки.
Свои полномочия он может делегировать своим заместителям или руководителям структурных подразделений, в том числе право издания приказов и распоряжений, но только по оперативным вопросам и в рамках тех направлений деятельности, за которые отвечают или которые «курируют» данные руководители, право подписания счетов, счетов-фактур, право удостоверения копий и выписок из документов организации и т.п.
Пожалуйста, не путайте систему принятия решений, в которой приказ является основным результатом, с системой делегирования полномочий, в которой выделяются 2 аспекта:
- полномочия в рамках организации (на основании приказа) и
- представление интересов перед третьими лицами, т.е. во внешней среде, на основании доверенностей (ст. 185 ГК РФ)1.
Делегирование полномочий обычно устанавливается в одном из «главных» приказов руководителя организации – «О распределении зон ответственности между заместителями генерального директора» / «Об утверждении зон ответственности заместителей генерального директора и руководителей структурных подразделений».
В распорядительной части такого приказа вместе с утверждением перечня направлений деятельности организации, которые закрепляются за заместителями (с указанием их должностей и Ф.И.О.), обычно предоставляются полномочия:
- представлять на основании доверенности интересы организации перед любыми государственными органами, органами местного самоуправления, иными юридическими лицами и физическими лицами;
- заключать и расторгать от имени организации на основании доверенностей и в пределах установленных лимитов договоры и сделки, дополнительные соглашения к ним, а также подписывать иные документы в процессе их исполнения: о приобретении товаров, работ, услуг в целях обеспечения закрепленных направлений деятельности организации,
- о предоставлении клиентам и контрагентам товаров и услуг, производимых организацией;
Журнал регистрации приказов на отпуск
Журнал регистрации приказов на отпуск
— применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.
Важно!
В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с чем они должны регистрироваться и храниться отдельно.
В журнале регистрации приказов на отпуск
регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения
5 лет
. например:
- О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
- О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
- Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
- О предоставлении учебного отпуска
- и т.д.
Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет
. регистрируются отдельно (например, в
Журнале регистрации приказов по личному составу
). К таким приказам относятся:
- О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
- О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
- О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
- и т.д.
Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).
С 01.01.2013 организация может вносить изменения в формы первичной учетной документации, при этом образцы используемых форм (с изменениями или унифицированных) должны быть утверждены приказом руководителя.
Советы по систематизации
Сроки хранения кадровых документов понятны. Обычно это 5 и 75 лет. Но это еще не все. Отдельного внимания требуют архивы. После регистрации приказа, а также помещения его в архив, требуется как-то систематизировать все имеющиеся данные. С этой целью в компаниях используется несколько принципов:
- Хранение документации по отдельным папкам с разделением на кратковременные документы и долговременные. Рекомендуется не складывать все бумаги вместе.
- Систематизация по годам, месяцам и датам. Каждая папка с документами — это приказы определенного временного промежутка. Внутри все бумаги раскладываются с учетом их регистрации в журнале учета (по месяцам и дням). Таким образом, происходит облегчение задачи по поиску того или иного документа.
- Использование расположения по номерам приказов с учетом алфавитного порядка. Уже внутри каждой папки рекомендуется вести систематизацию по номерам приказов, а также по заглавной букве.
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. (пункт 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах. Или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. (пункт 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним ордерами собирают в хронологическом порядке и переплетают.
Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.
Остальные документы можно хранить в специальных помещениях. Или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. ⭐ Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105. И пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.