Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что вам нужно знать про электронную подпись в 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше сделать УКЭП ФНС заранее и пользоваться ей.
Изменение № 3: к подписи физлица уполномоченному потребуется машиночитаемая доверенность
Подписывать документы от лица компании или ИП одной только подписью физлица уполномоченные сотрудники не смогут. Дополнительно к ней они должны будут получить МЧД — машиночитаемую доверенность. Ее оформляет руководитель организации.
Документы с МЧД и подписью физлица уже принимают налоговая служба, фонд социального страхования. Работают с ними также системы электронного документооборота с контрагентами.
Для работы с площадками торгов, которые не успели перейти на новый формат работы, сотрудники могут по-прежнему использовать подписи юрлиц. Однако c 1 сентября 2023 года от них придется полностью отказаться и перейти на сертификаты электронной подписи, оформленные на физлиц, и машиночитаемые доверенности.
Порядок получения и продления сертификата ЭП на сотрудника и физлицо
Пока действующие сертификаты на сотрудников и иных привлечённых лиц можно продлевать вплоть до 31 августа 2023 года. Это могут сделать УЦ, в которых они были получены. Как таковые, электронные подписи работников перестанут действовать 1 сентября 2023 года (если не будут введены дополнительные продления). Потом будут действовать только ЭЦП физических лиц.
Имейте в виду, что продление электронной подписи на сотрудника в 2023 году будет невыгодным — платить придётся как за полноценную ЭЦП со сроком действия 1 год, а пользоваться только 8 месяцев и меньше.
Если личные данные сотрудника с момента выпуска ЭЦП не менялись, новых документов предоставлять не нужно. При изменении персональных данных понадобятся подтверждающие бумаги.
Электронную подпись физического лица можно заказать в любом аккредитованном удостоверяющем центре. На бланке УЦ пишется заявление и предъявляются паспорт, СНИЛС заявителя. И сертификат ЭЦП выпускается сразу, в присутствии физлица.
После выпуска сертификата и подписания всех документов информация о полученной ЭЦП отображается в личном кабинете заявителя на портале Государственных услуг. Здесь же указывается срок её действия. Обычно он составляет 12 месяцев.
Изменения КЭП с 2022 года
Изменения в работе в электронных подписей КЭП ожидаются не только в 2021 г. С 1 января 2022 г. запланированы серьезные нововведения для владельцев КЭП. Юрлица, нотариусы и ИП смогут получить ЭЦП только в ФНС либо ее доверенных удостоверяющих центрах. Для сотрудников компаний уготовлены иные правила. Они смогут воспользоваться услугами любых действующих УЦ из нового официального списка. Обратите внимание, что сотрудники используют подпись физлиц и прилагают электронную доверенность к заверенному документу. Она заменит действующий ранее приказ на право подписи.
Рассмотрим, как это будет выглядеть на практике. Допустим, бухгалтер заверяет документы от «лица» организации. Дополнительно он прикладывает доверенность. Без нее бухгалтер утрачивает право на заверку документа ― она является недействительной.
Такие же требования будут действовать в отношении подписей, которые сотрудник (например, тот же бухгалтер) использует для отправки отчетов в контролирующие органы или выставления платежных поручений.
Центробанк наделяется правом выдачи ЭЦП для владельцев кредитных организаций. А Казначейство приступит к выдаче подписей руководителям госорганов.
Список доверенных УЦ ФНС размещен на портале налоговой. УЦ Айтиком проходит аккредитацию, согласно новым требованиям. Он также будет наделен правом выдачи КЭП, как доверенный УЦ ФНС.
Как быстро получить ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре
Электронная подпись в УЦ ФНС оформляется только для юридических лиц (руководителя), индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов. Сотрудникам компании или работникам предпринимателей доступно быстрое получение квалифицированного сертификата в любом коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре. До 22 марта 2022 года это можно сделать без доверенности, но тогда сертификат будет действовать только до конца года. При наличии электронной доверенности электронная подпись оформляется на полный срок действия, без ограничений.
Важно учесть, что электронная подпись сотрудника — это ЭП физического лица. Однако в данном случае можно использовать любой сертифицированный токен для записи информации и любое СКЗИ (криптопровайдер) для работы с ЭП, в том числе бесплатное программное обеспечение, например ViPNet CSP. Таким образом, оформление электронной подписи физическому лицу (для сотрудника) обойдётся намного дешевле, чем для бизнеса — руководителю юридического лица или индивидуальному предпринимателю.
Чтобы заказать носитель для получения электронной подписи в УЦ ФНС или услугу техподдержки сертификата, оставьте заявку.
Как работает электронная подпись
Выше мы рассмотрели, зачем нужна электронная подпись, в каких сферах применяется и какие задачи решает. Теперь разберемся, как пользоваться ЭЦП, что нужно для участия в электронном документообороте, и как подготовить рабочее место.
Хранение идентификатора в организации требует назначения ответственных лиц, наделенных соответствующими правами. Сертификат можно использовать сразу на нескольких компьютерах, многократно копировать ключи на флешки и другие ПК. Но есть один нюанс — на каждом компьютере должно быть установлено средство криптозащиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSP. В УЦ в составе ключа можно сразу приобрести лицензию криптопровайдера на одно рабочее место. Чтобы пользоваться этим сертификатом на других ПК, придется купить дополнительные лицензии в соответствии с количеством рабочих мест. Для чего именно нужен КриптоПро, рассмотрим чуть позже.
Ещё одна возможность, которую предлагает «КАРМА» — шифрование данных. Шифрование – очень эффективный способ сохранить информацию доступной только заранее определённому кругу людей, включая автора защищаемых данных . Причём сделать это можно лично, и не важно, где после этого будет храниться или пересылаться скрытая информация – шифрование обеспечит одинаковое ограничение доступа к информации в любой системе.
При выполнении шифрования файла достаточно указать системе «КАРМА» имена сертификатов людей, допущенных к защищаемой информации и можно быть уверенным, что только они смогут прочитать информацию, содержащуюся в файле. Для всех остальных людей и программ файл с зашифрованными данными будет представлять бессмысленный набор символов. Ни люди, ни компьютерные программы не смогут расшифровать эти данные. Допущенные к расшифровке содержимого файла люди могут расшифровывать хранящиеся данные файла и использовать их в любое время.
Для того чтобы зашифрованная информация была доступна только ее автору, достаточно не указывать дополнительные сертификаты людей, допущенных к расшифровыванию данных. И тогда, только он сможет расшифровать зашифрованные им до этого данные.
Зашифрованный файл можно пересылать по электронной почте и хранить в любом месте не опасаясь того, что информация может быть подсмотрена посторонними. Современные криптографические средства гарантируют высочайшую степень защиты данных от несанкционированного доступа.
«КАРМА» делает работу с зашифрованными файлами простой, наглядной и удобной. Операции шифрования и расшифрования становятся доступными обычному компьютерному пользователю.
Как организовать обмен электронными документами между организациями?
Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- Определить цели и специфику документооборота между вашей организацией и другой организацией. Это должно быть оформлено в виде соглашения или договора, в котором определяются и регламентируются операции и состав документов с электронной подписью, передаваемым в электронном виде. Такие типовые договора подписывают, например, банки с клиентами, разрешая пользоваться системой клиент-банк, уполномоченные налоговыми органами организации;
- Совершить обмен сертификатами лиц, документы, за подписью которых будут передаваться между организациями. Понятно, что получить такие сертификаты возможно не только из этой организации, но и от ее Удостоверяющего центра, или вообще скачать из доверенного и надежного источника хранения ее сертификатов. В любом случае при проверке электронной подписи документа потребуется сертификат владельца подписи. Конечно, если возможна и доступна работа в Интернете, при проверке электронной подписи средства криптографической защиты через Интернет могут и сами найти сертификат выдавшей организации и убедиться в его подлинности.
- Выпустить внутренние инструкции, регламентирующие порядок передачи и приема электронных документов с другой организацией, включая порядок проверки электронной подписи полученных документов и действия в случае отсутствия подлинности электронной подписи.
Виды электронной цифровой подписи
Существует три вида ЭЦП:
- Простая. Используется физическими лицами для подтверждения личных данных. Например, при входе на сайт Госуслуг или бесконтактной оплате покупок в торговых центрах.
- Усиленная неквалифицированная. Применяется юридическими лицами для определения автора документа, отслеживания вносимых в него изменений после заверения. Более надежна по сравнению с простой ЭЦП. Требуется в редких случаях.
- Усиленная квалифицированная. Самый надежный и используемый из всех видов ЭЦП. Является аналогом личной рукописной подписи и имеет полную юридическую силу. Применяется во всех сферах деятельности юридических лиц и ИП — от подписания договоров с контрагентами до взаимодействия с контролирующими и надзорными органами.
Как выбрать подходящую КЭП?
Существует множество тарифов сертификатов, предназначеных для различных нужд. Чтобы выбрать подходящую КЭП, следует учесть два важных параметра:
- Возможности подписи. Нет единой ЭЦП, которая могла бы подойти для всех сфер сразу. Чтобы работать с Госуслугами, требуется базовая КЭП. Для взаимодействия с коммерческими порталами требуется КЭП с расширениями (дополнениями) для ЭП. Кроме того, для регистрации на некоторых платформах существуют требования по получению КЭП в определенных удостоверяющих центрах. Поэтому выбирайте подпись, максимально соответствующую вашим потребностям.
- Стоимость сертификата. Кроме возможностей подписи стоит обратить внимание и на ее функционал. Нет смысла переплачивать за ненужные опции: если вам нужна ЭЦП для передачи отчетностей в ФНС России, нет необходимости покупать сертификат с доступом к торговым площадкам — достаточно получить стандартную КЭП. На стоимость влияет также назначение подписи. Для физических лиц, которым нужно работать только с сайтом Госуслуг, ЭЦП обойдется почти в 10 раз дешевле, чем организациям, участвующим в торгах на крупных площадках.
Как будут работать другие электронные подписи с 2023 года
Напоминаем, что пока продолжают действовать другие типы цифровых подписей, которые также оформляет наша компания.
Рассмотрим, сможет ли бизнес пользоваться ими в 2023 году:
1. ЭП на полномочного представителя (например, бухгалтера предприятия).
Действие таких подписей после 31.12.2022 пока под вопросом, так как нормативно-правовой акт о продлении их срока сейчас находится на рассмотрении. Если ЭП ФНС в организации нет, подпись представителя поможет с 2023 года продолжить подписывать документы, но только в случае принятия соответствующих поправок в закон.
2. ЭП физического лица.
Понадобится, чтобы подписывать документацию с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), которая также станет обязательной с 2023 года. Руководитель или ИП вправе оформить МЧД на физическое лицо уже сейчас, заверив ее своей действующей ЭП. Представитель будет пользоваться электронной подписью физического лица, а также прикладывать к ней доверенность. В новом году бизнес просто продолжит работать по такой схеме, даже если директор или предприниматель не получит подпись от ФНС.
Перспективы развития ЭЦП в России
В последнее время все популярнее обсуждается тема электронного документооборота, и электронной подписи, в частности. Но использование данного объекта требует определенных знаний и пониманий нюансов и специфики данного направления.
Так как развитие новых технологий, внедрение новаторств и кардинальных изменений в нашей стране проходит не быстрыми темпами, то, не смотря на малую популярность ЭЦП в данный момент, стоит пророчить ей большие перспективы.
Применение электронной цифровой подписи может осуществляться в различных сферах деятельности субъектов. Электронная подпись доступна как юридическим, так и физическим лицам, причем процедура получения ЭЦП для граждан в последние годы достаточно упростилась. Изменения были произведены для привлечения большего количества пользователей.
Для начала необходимо решить следующие задачи:
- Как подписывать ЭП и отправлять документы контрагентам;
- Как принимать и проверять подписи на документах, полученных от контрагентов через сервисы ЭДО;
- Как создавать, хранить (в том числе в архиве), искать и обрабатывать ЮЗЭД;
- Как обеспечивать юридическую значимость в процессе архивного хранения.
Первые две задачи отлично решают сервисы межкорпоративного обмена под управлением операторов ЭДО. При выборе такого сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:
- наличие необходимых лицензий у оператора;
- возможности интеграции сервиса ЭДО с вашими корпоративными информационными системами;
- ценовая политика и варианты тарификации.
Какие виды ЭЦП бывают и чем они отличаются
Все основные правила работы с ЭЦП приведены в законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В частности, статья 5 указанного закона содержит информацию о видах электронных подписей.
- Простая электронная подпись (ПЭП)
Простая электронная подпись — это пароль, который пользователь вводит при регистрации на сайте, пин-код банковской карты, либо код доступа из СМС.
С помощью простой электронной подписи можно подтвердить личность или получить доступ к услугам, но она в общем случае не гарантирует достоверность документа. Поэтому при использовании простой электронной подписи стороны, как правило, дополнительно согласовывают ее юридическую силу.
Нередко для придания простой электронной подписи юридической силы ее владелец сначала должен подтвердить свою личность. Например, владелец банковской карты может получить конверт с пин-кодом только в отделении банка, куда он должен прийти с паспортом.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с помощью специальных криптографических программ, которые формируют закрытый и открытый ключ.
С помощью закрытого ключа владелец ЭЦП подписывает свой документ. Затем пользователь электронной подписи передает документ получателю вместе с открытым ключом. Получатель, используя открытый ключ, проверяет подлинность подписи и отсутствие изменений в документе после подписания.
Создавать сертификат, подтверждающий права владельца ключа, для усиленной неквалифицированной электронной подписи не обязательно.
Усиленную неквалифицированную электронную подпись можно использовать для заверения документов, если подписано соглашение между контрагентами или если возможность использования электронной подписи в конкретной сфере деятельности разрешена законом.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Усиленная квалифицированная электронная подпись технически создается по тем же принципам, что и усиленная неквалифицированная электронная подпись, но есть несколько важных отличий.
Как ответственным лицам использовать ЭЦП в 2022 году
Под ответственными лицами в данном случае мы понимаем, всех, кто подписывает документы для бизнеса, кроме руководителя или самого ИП. Директор или предприниматель должны использовать не личную ЭЦП, а электронную подпись организации (ИП), так, как описано выше.
Например, право второй подписи на документах часто получает заместитель директора или главбух. До 2021 года включительно такие сотрудники оформляли личную электронную подпись, в сертификате которой указывался их работодатель (организация или ИП).
Теперь порядок изменился. По новым правилам, ответственный сотрудник должен использовать «обычную» ЭЦП физлица, без указания организации (ИП), и прилагать к каждому подписанному документу специальную машиночитаемую доверенность (МЧД). Порядок оформления этих доверенностей определен приказами Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 и № 858.
Физическое лицо может оформить электронную подпись в 2022 году в любом из коммерческих УДЦ, который прошел переаккредитацию до 31.12.2021. Электронные подписи, выданные физическим лицам такими УДЦ в 2021 году, продолжают действовать в 2022 году, аналогично подписям организаций или ИП.
Обзор изменений: электронная подпись — все что вам нужно знать
В итоге с 2022 УЦ станут выдавать подписи физлицам, а налоговая получит эксклюзивные права по созданию КЭП (квалифицированной ЭП) для руководителей юридических лиц, предпринимателей и нотариусов. По доверенности подпись получить нельзя!
Если на момент продления срока действия ЭП директор имеет действующий сертификат, то новая КЭП может быть выдана без его личного присутствия в налоговой дистанционно. При смене директора КЭП автоматически теряет свою силу.
Появится новый вид ЭП для организаций без привязки к директору (единоличному исполнительному органу). Их можно использовать при любом автоматизированном подписании. Например, для технологических документов, формируемых автоматически в информационных системах. Сейчас такие подписи можно использовать только в системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)
ЦБ будет аккредитован на выдачу КЭП для операторов платежных систем, кредитных и не кредитных финансовых организаций. Государственные должностные лица будут обращаться за подписью в УЦ казначейства. Получается, что произойдет разделение полномочий по выдаче электронных подписей.
В некотором смысле это даже радует. Сейчас ФНС принимает отчетность от операторов и, если возникают проблемы со сдачей декларации, например, кто-то выпустил мошенническим образом ЭП и подписал ей декларацию с недостоверными данными, то разбирательство ложится на плечи налогоплательщика.
Если ФНС будет выдавать подписи самостоятельно, то и контролировать законность их выдачи тому или иному лицу будет она.
Физлица, которым понадобится КЭП (ст 17.1. 63 ФЗ) для подписи удаленно трудового договора, покупки-продажи недвижимости, подписи накладных, счет-фактур и прочих документов, получат свои подписи в прошедших аккредитационный отбор коммерческих УЦ.
Чтобы подписать документ представителю юрлица, действующему по доверенности, нужно иметь свою КЭП, выданную физлицу, и электронную доверенность.
Электронная доверенность подписывается директором, пользующимся КЭП организации.
Что это значит — теперь директору не надо передавать бухгалтеру свою флэшку, хотя и раньше так делать не следовало, т.к. это нарушение правил использования КЭП.
Бухгалтер получает в УЦ КЭП на себя лично, оформляет электронную доверенность от директора на основании бумажной доверенности и может подписывать документы сам.
У предпринимателя такая же схема работы.
Спасибо, КЭП! Как ИП получить квалифицированную электронную подпись
Как правило, ЭЦП действует в течение 12 мес. с момента выдачи. Использование электронной подписи в 2021 году проходит по таким же правилам. Некоторые ЭЦП изначально оформляются на другой срок. Чтобы определить период ее действия, найдите сертификат в программе КриптоПро CSP. Для этого выполните следующие действия:
- Найдите вкладку «Сервис» и перейдите в нее.
- Укажите на раздел «Просмотреть сертификаты… ». Отобразится список доступных сертификатов. Выберите тот, который выдан вместе с ключами используемой ЭЦП.
- Найдите вкладку «Свойства». Перейдите в нее.
- Посмотрите на срок действия ЭЦП. Искомые данные находятся в строке «Действителен по».
Просто ли получить УКЭП
Так называют информацию в электронно-цифровой форме, которая может идентифицировать и определить личность человека без его непосредственного присутствия при подписании. С помощью этого устройства можно подтвердить авторство и зафиксировать данные.
Механика у процесса простая – с помощью определенных ключей шифруется исходник по определенному алгоритму. Элемента всего два, они будут каждый раз генерироваться в момент, когда бумаги подписываются. Открытая его часть передается получателю, а закрытая будет у отправляющей стороны.
Чтобы получить его, нужно обратиться в специальный аккредитованный центр, например, в МФЦ или любой другой. Процедура получения простая, занимает мало времени. Главное – посмотреть до похода в это заведение, прошел ли он аккредитацию. Иначе полученная флешка не будет иметь юридической силы.