Принципы обработки персональных данных

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Принципы обработки персональных данных». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Что относится к персональным данным работника

2. Что значит обрабатывать персональные данные

3. Общедоступные данные по-новому

4. Требования к согласию

6. Особенности работы с персональными данными

7. Отзыв согласия на обработку и распространение общедоступных персональных данных

8. Что входит в обязанности работодателя

9. Какие есть требования к согласию на обработку ПД

10. Как получить согласие на обработку персональных данных

11. Что такое согласие на обработку персональных данных?

12. Порядок оформления доступа к персональным данным лица, осуществляющего обработку персональных данных

13. Административные штрафы

14. Права работников на защиту персональных данных, хранящихся у работодателя

15. Ответственность за нарушение правил работы с персональными данными

Иногда работодатели публикуют в интернете «чёрные» списки сотрудников, с которыми у них возникали проблемы. При этом они не учитывают тот факт, что персональные данные работника — это защищаемая законом информация, и её нельзя использовать по своему усмотрению. Основы для этого заложены в Конституции Российской Федерации.

Что относится к персональным данным работника

Персональные данные работника — это любая информация прямо или косвенно относящаяся к сотруднику, имеющаяся у работодателя.

К персональным данным относятся:

фамилия, имя, отчество;
пол, возраст;
паспортные данные, СНИЛС, ИНН;
образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;
место жительства;
семейное положение, наличие детей, родственные связи;
факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (Письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 N 08КМ-3681);
деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
номер телефона или электронная почта;
прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Что значит обрабатывать персональные данные

Понятие обработки включает все возможные законные действия, которые уполномоченные лица могут производить с получаемыми ими конфиденциальными данными:

сбор;
фиксация;
систематизация;
накопление;
сбережение;
защита;
передача;
использование.

Лицо или орган, производящее эти действия, называется оператором. При любых операциях с персональными данными он должен соблюдать следующие принципы:

Соответствие способов обработки личных сведений и их целей требованиям законодательства РФ.
Цели, задекларированные при сборе данных, должны совпадать с целями обработки.
Выбирать способы обработки нужно в соответствии с заявленными целями.
Все требования касаются только полных и достоверных персональных данных.
Разглашать полученную информацию или ее часть без письменного согласия владельца строго запрещено законом.

Общедоступные данные по-новому

С 1 марта 2021 года вместо общедоступных данных появилось понятие «персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения» – сведения о субъекте, доступ к которым субъект предоставил неограниченному кругу лиц путем дачи согласия на обработку этих ПД, разрешенных им для распространения в порядке, предусмотренном Законом № 152-ФЗ (ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

При этом под распространением персональных данных в новой редакции понимаются действия, направленные на их раскрытие неопределенному кругу лиц.

К сведению: в прежней редакции закона распространением назывались действия, направленные на передачу ПД определенному кругу лиц или на ознакомление с ПД неограниченным кругом лиц, в том числе обнародование в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к ПД каким-либо иным способом.

Таким образом, прежде чем разместить для неограниченного круга лиц (на сайте организации, в печатных изданиях, в рекламе и т. д.) персональные данные работника, нужно получить его согласие.

Требования к согласию

Основные требования к согласию установлены ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ.

Составляя согласие, работодатель должен предоставить работнику возможность определить список тех персональных данных, которые он разрешает распространять, по каждой категории (общие, специальные, биометрические).

В согласии должно быть четко сформулировано, на что конкретно согласен работник. Если он не согласен с распространением или не указал специальные условия обработки для некоторых категорий персональных данных и их перечень – такие сведения можно только обрабатывать, без распространения (передачи, предоставления и иных действий) неограниченному кругу лиц.

Если из согласия не совсем понятно, что можно делать с ПД, а что нельзя, лучше ничего не публиковать.

Обратите внимание: молчание или бездействие работника ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.

Получает согласие работодатель в первую очередь непосредственно от работника. А с 1 июля 2021 года его можно будет оформить с использованием инфосистемы Роскомнадзора.

Работодатель обязан опубликовать информацию об условиях обработки персональных данных и запретах, наложенных субъектом, в течение трех дней после получения согласия. Где ее публиковать – пока непонятно. Придется ждать разъяснений Роскомнадзора.

Нельзя запретить публиковать персональные данные, если они распространяются в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законами РФ.

Работник может в любой момент потребовать запретить распространение своих ПД. Это требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта ПД и перечень данных, обработка которых подлежит прекращению. Действие согласия прекращается с момента получения работодателем такого требования.

Обратиться с запретом на распространение своих ПД субъект может к любому лицу, обрабатывающему его данные, при несоблюдении этим лицом требований ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Можно и обратиться в суд. Распространение данных должно прекратиться:

в течение трех рабочих дней с момента обращения;
или в срок, указанный в постановлении суда;
или в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.

Особенности работы с персональными данными

Сталкиваться с понятием персональных данных работника приходится уже на этапе публикации вакансий на сайте работодателя или на ином интернет-ресурсе. В ответ на них потенциальные кандидаты отправляют свои данные, а получатели начинают нести ответственность за их нераспространение. Можно игнорировать отсутствие договора на обработку данных, если кандидат сам разместил резюме в интернете.

На следующем этапе — при трудоустройстве будущему работнику нужно будет предоставить:

паспорт гражданина РФ (или иной документ для подтверждения личности);
трудовую книжку;
ИНН и СНИЛС;
диплом об образовании или квалификации;
документы о воинской обязанности.

Отзыв согласия на обработку и распространение общедоступных персональных данных

Важнейшее нововведение Федерального закона № 519-ФЗ от 30.12.2020 – это презумпция неправомерности распространения и обработки общедоступных личных сведений третьими лицами. Гражданам, желающим удалить свои персональные данные из общего доступа, больше не придется доказывать неправомерность их обработки третьими лицами.

Теперь обязанность предоставить доказательства законности распространения и обработки общедоступных персональных данных лежит на каждом лице, осуществившем их распространение (п. 2 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

По новым правилам физлица в любое время вправе обратиться к любому оператору персональных данных с требованием прекратить передачу (распространение, предоставление и доступ) своих общедоступных персональных данных. Обосновывать данное требование не нужно. Оператор персданных обязан удалить персональные данные физлица из общего доступа по факту получения соответствующего требования.

Что входит в обязанности работодателя

С 1 сентября 2022 требования, которые ранее носили рекомендательный характер, стали обязательными (ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ).

Справка! Персональные данные — любые сведения, прямо или косвенно относящиеся к определённому физическому лицу: ФИО, адрес, информация о дате и месте рождения, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах, биометрические данные (фото, отпечатки пальцев, запись голоса). Граждане предоставляют ПД при трудоустройстве работодателю, при участии в договорных отношениях в качестве потребителя различных услуг (медуслуг, услуг связи, банковских продуктов и т.п.).

Что обязан сделать работодатель:

назначить ответственного за обработку ПД (это может быть структурное подразделение или отдельный сотрудник);
издать и опубликовать документы, определяющие политику в отношении обработки ПД (политику в отношении обработки ПД можно размещать, в том числе на страницах интернет-сайта, принадлежащего оператору);
проводить внутренний контроль и (или) аудит на предмет соответствия действующему законодательству и требованиям к защите персональных данных (способ контроля и подтверждение его проведения нужно прописать в отдельном локальном нормативном акте);
оценивать вред, который может быть причинён субъектам персональных данных в случае нарушения закона (пока методику оценки компании могут выбрать самостоятельно, с 1 марта 2023 года методику определит Роскомнадзор);
ознакомить работников, осуществляющих обработку ПД, с положениями законодательства РФ о персональных данных;
соблюдать и контролировать выполнение других требований, предусмотренных ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.

Какие есть требования к согласию на обработку ПД

Согласие на обработку персональных данных должно быть предметным и однозначным, в частности, в отношении:

цели обработки персональных данных;
перечня персональных данных, на обработку которых даёт согласие их субъект;
наименования или ФИО и адреса лица, осуществляющих обработку персональных данных по поручению оператора;
перечня действий с персональными данными, в отношении которых даётся согласие, и описания способов обработки персональных данных, которые использует оператор;
срока, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных и способу его отзыва.

Если субъект ПД отказывается предоставить обязательные персональные данные, ему нужно разъяснить последствия такого отказа (ч. 2 ст. 18 Закона № 152-ФЗ)!

Для каждой цели обработки персональных данных нужно отдельно указывать:

категории и перечень персональных данных
категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
способы и сроки хранения персональных данных;
порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки (ст. ст. 18.1, 21 Закона № 152-ФЗ).

Как получить согласие на обработку персональных данных

Обработка ПД – любые действия с личной информацией о человеке:

получение (сбор персональных данных);
структуризация;
хранение на любых носителях (в электронных и бумажных архивах);
анализ;
использование в коммерческой, социальной, государственной деятельности;
передача другим владельцам или предоставление доступа к базе;
обезличивание – устранение очевидной связи между человеком и его ПД;
блокировка – временная остановка работы с информацией по запросу граждан или регулятора;
удаление и обновление;
ликвидация без возможности восстановления.

Персональные данные – конфиденциальная информация, которая идентифицирует конкретного человека (субъекта ПД).
Оператор персональных данных – юридическое или физическое лицо, которое осуществляет их сбор, обработку и хранение. Он обязан обеспечить надежную защиту информации.
Правила обработки ПД регламентируются законодательством (ГК, ТК, УК, КоАП). Нарушения влекут правовую ответственность – вплоть до уголовного преследования.

Что такое согласие на обработку персональных данных?

Разрешение владельца персональных данных на их обработку обычно оформляется в письменной форме, в том числе и при трудоустройстве.

Наученные горьким опытом или просто осторожные компании просят потребителей подписать соответствующие заявления при оформлении дисконтных карт и участии в акциях; поликлиники, школы, вузы и другие учреждения также разработали типовое согласие на обработку персональных данных.

Образец перед подписанием следует внимательно изучить и убедиться, что запрашиваемая информация действительно необходима конкретному лицу. Письменная форма согласия на обработку персональных данных позволяет подтвердить добрую волю владельца.

Оговорки о персональных данных вносятся практически во все договоры: хозяйственные, трудовые, потребительские, ведь в деле соблюдения закона лучше немного перестараться, чем недоглядеть.

Единственный способ избежать претензий Роскомнадзора и внушительных штрафов, которые могут достигать 18 млн р. — правильно организовать защиту и обработку личной информации.

Обработка персональных данных — любые действия с информацией о личности, выполняемые как с применением средств автоматизации, так и без них: сбор, систематизация, обезличивание, иные операции.

Чтобы не нарушить законодательство, компании следует придерживаться ряда правил.

Уведомить Роскомнадзор перед тем, как приступить к обработке. Уведомлять не надо при операциях с конфиденциальными данными:
- сотрудников фирмы;
- при заключении договоров;
- в ряде других случаев (ч. 2 ст. 22 ФЗ N 152-ФЗ).
Разработать политику компании по обработке данных и разместить её в открытом доступе: на сайте или на видном месте в офисе (если сайта нет).
Определить цели работы с личными данными и работать с ними строго с заявленными целями.
Обрабатывать данные с применением баз данных, которые расположены на территории РФ.
Принять локальные акты, которые определяют правила проведения операции с личными данными. Законодательство не содержит перечень документов, которые обязана иметь компания.
Руководитель должен самостоятельно решить, какие локальные акты необходимо принять для данной компании, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Чаще всего это:
- регламент обработки данных;
- правила компании по подбору персонала;
- введение пропускного режима;
- перечень мест хранения данных;
- регламент уточнения, уничтожения ПДн.
Назначить лицо, которое отвечает за вопросы безопасности обработки ПДн.
Утвердить перечень сотрудников, которые допущены к работе с информацией.

Порядок оформления доступа к персональным данным лица, осуществляющего обработку персональных данных

Во время проверок контролирующие органы уделяют внимание документам, которые регулируют политику компании по обработке ПДн, достаточности мер защиты от неправомерного использования информации, правилам доступа к конфиденциальной информации.

Поэтому компания должна правильно оформить лицо, ответственное за обработку данных:

Издать приказ о назначении ответственного лица и ознакомить с приказом сотрудника под подпись.
Внести соответствующие дополнения в должностную инструкцию и (или) трудовой договор.
Если до назначения сотрудника за безопасность ПДн отвечали другие работники, издать приказ и снять с них ответственность за организацию обработки информации. При этом обязанность работников не разглашать данные необходимо сохранить.
Составить перечень работников, которые допущены к обработке данных и утвердить перечень приказом.
Со всеми приказами работники должны быть ознакомлены под подпись.

Административные штрафы

В КоАП отражена ответственность за нарушения, связанные с персональными данными. Когда человеку неправомерно отказали в предоставлении информации или передали сведения с нарушением сроков – виновные привлекаются к ответу. Эти же правила установлены, если сведения не переданы организации. Когда полученная информация не соответствует действительности – штрафная санкция составляет от пяти до десяти тысяч рублей. Это установлено для должностных лиц.

Если информация обрабатывалась в случаях, не предусмотренных в законе, или ненадлежащим образом – размер штрафа зависит от того, кем совершено нарушение. Если это совершил гражданин – оштрафуют на сумму от тысячи до трех тысяч рублей. Для должностного лица штраф возрастает — от пяти до десяти тысяч, и для организации — от 30 до 50 тысяч рублей.

Когда не получено согласие на обработку, при условии необходимости этого акта – граждане отвечают в пределах от трех до пяти тысяч рублей. Для должностного лица сумма равно от 10 до 20 тысяч, для фирмы от 15 до 75.

Права работников на защиту персональных данных, хранящихся у работодателя

Статья 89 ТК РФ предусматривает, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:

полную информацию об их персональных данных и об обработке этих данных.

К примеру, в соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225) работодатель обязан знакомить владельца трудовой книжки под подпись в личной карточке с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (о выполняемой работе, о переводе на другую постоянную работу и увольнении);

свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Следует иметь в виду, что действующим законодательством за отказ в предоставлении должностным лицом информации предусмотрена уголовная и административная ответственность (ст. 140 УК РФ — штраф от 200 до 500 МРОТ или доход осужденного за период от 2 до 5 месяцев либо лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет; ст. 5.39 КоАП РФ — штраф от 5 до 10 МРОТ);

определение собственных представителей для защиты своих персональных данных. В основном представителями работников в отношениях с работодателями являются профсоюзы (в том числе и в вопросах защиты персональных данных), также работник может защищать свои права самостоятельно;
доступ работника к своим медицинским данным с помощью медицинского специалиста, которого вправе выбрать сам работник;
требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ. Так, согласно п. 27 указанных Правил работодатель обязан оказать работнику необходимую помощь в случаях выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника последний вправе заявить в письменной форме о своем несогласии с его обоснованием. При этом персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Ответственность за нарушение правил работы с персональными данными

ТК РФ предусматривает, что лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника, могут быть привлечены к дисциплинарной и материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности (ст. 90 ТК РФ).

За нарушение правил работы с персональными данными работников сотрудник организации, ответственный за хранение таких данных, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности путем применения к нему одного из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ТК РФ (замечание, выговор, увольнение). Дисциплинарные взыскания могут быть наложены только на тех сотрудников, в чьих трудовых договорах содержится обязанность по соблюдению правил работы с персональными данными. При этом трудовой договор с сотрудником, разгласившим охраняемую законом тайну (к которой относятся и персональные данные), может быть расторгнут по инициативе работодателя (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ). Однако нужно иметь в виду, что увольнение по этому основанию возможно именно за разглашение персональных данных. За иные нарушения правил работы с персональными данными работодатель вправе наложить другое дисциплинарное взыскание.