Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов организаций». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения документов организаций
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Сроки хранения документов по кадрам
Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).
Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.
Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).
Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.
Основание и правовые основы
Хозяйствующие субъекты (организации и предприниматели) наряду с бухгалтерской и налоговой отчетностью обязаны предоставлять государству статистическую отчетность, эта обязанность установлена на законодательном уровне. В федеральном законе №282-ФЗ от 29.11.2007 «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в РФ» и принятом во исполнение этого закона постановлении правительства №620 от 18.08.2008 «Об условиях предоставления в обязательном порядке первичных статистических данных и административных данных субъектам официального статистического учета» указано, зачем составлять статотчетность, — это требуется для сбора и анализа профильной информации о деятельности экономических субъектов.
Статотчетность сдают в обязательном порядке по установленным формам в бумажном или электронном виде. По правилам формирование статистической отчетности подразделяется на сплошное и выборочное. Сплошное — это то, в результате которого необходимо отчитываться постоянно, в установленные законами сроки. Выборочное наблюдение — когда органы статистики делают исследование по определенной ими выборке, и шанс попасть в эту выборку для каждой конкретной организации или ИП есть, но он не составляет 100%.
ВАЖНО!
В 2021 году статотчетность необходимо сдавать в электронном виде. Точная дата ввода нового правила неизвестна: поправки в 282-ФЗ еще не внесли, но приняли во втором чтении. Как только новый закон вступит в силу, отправляйте только электронные отчеты. До этого момента действующий формат сдачи (электронный или бумажный) сохраняется.
Формы статистической отчетности
Росстат утверждает формы статистической отчетности, подписывает заполненные бланки руководитель организации или ответственный сотрудник. В каждую форму включены статистические показатели, периодичность, сроки, способы и адреса представления, а также порядок заполнения формы.
Все формы статотчетности представлены на официальном сайте Росстата. Их довольно много, перечислим лишь некоторые, актуальные для большинства компаний:
- основные сведения о деятельности предприятий (1-Предприятие);
- сведения о финансовом состоянии организации (П-З);
- сведения о численности, заработной плате и движении работников организации (П-4);
- сведения о неполной занятости и движении работников (П-4 (НЗ));
- сведения о численности и заработной плате работников (1-Т) — для организаций, не отчитывающихся ежемесячно по форме П-4.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.
Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел:
- Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
- В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
- Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.
Таблица по срокам хранения отдельных видов документов
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.
Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.
За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.
Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:
- Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
- Квартальная – 5 лет.
- Месячная – год.
ВНИМАНИЕ! Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе.
Рассмотрим сроки хранения другой документации:
- Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
- Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
- Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
- Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
- Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
- Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
- Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
- Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.
Минимальный срок хранения официальной документации составляет 5 лет.
Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов?
Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.
При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558, который устанавливает следующий порядок и сроки хранения:
Как правильно хранить документы
Безусловно, главное изменение в статистической отчетности в 2020 году заключается в том, что обязательный экземпляр бухгалтерской отчётности с бухотчета за 2019 год больше не нужно сдавать в территориальный орган Росстата, а только в налоговый орган, который можно сдавать с помощью сервиса 1С:Отчетность прямо из программы 1С. Однако особый порядок предусмотрен для организаций:
- чья бухотчетность содержит гостайну;
- из специального перечня Правительства РФ.
Соответствующие изменения в Налоговый кодекс внёс Закон от 28.11.2018 № 444-ФЗ (далее – Закон № 444-ФЗ), в ФЗ о бухучете – Закон от 28.11.2018 № 447-ФЗ.
Данное нововведение связано с введением в России государственного информационного ресурса бухгалтерской (финансовой) отчетности, который ведёт ФНС России.
Нормы Закона № 444-ФЗ вступают в силу с 1 января 2020 года. С этой даты ФНС России начинает, а Росстат прекращает исполнять полномочия по формированию и ведению госреестра бухотчетности (ГИРБО). В частности, Росстат прекратит собирать обязательные экземпляры отчетности, в том числе пересмотренной, а также аудиторские заключения о ней за отчетный период 2018 года и отчетные периоды, истекшие до 1 января 2018 года.
Цели этого изменения таковы:
- снижение административного бремени, которое организации несут в связи с исполнением обязанностей по представлению своей бухотчетности в госорганы;
- упрощение доступа заинтересованных лиц к такой отчетности.
Предоставим письменный отчет по ошибкам. Анализируем более 30 параметров
- Неправильное указание НДС в документах;
- Ошибки во взаиморасчетах («красные» и развернутые сальдо по документам расчетов или договоров на счетах 60, 62, 76.);
- Отсутствие счетов-фактур, проверка дублей;
- Неправильный учет ТМЦ (пересорт, неверная последовательность прихода и расхода);
- Дублирование элементов (номенклатура, валюты, контрагенты, договоры и счета и т.д.);
- Контроль заполнения реквизитов в документах (контрагенты, договоры);
- Контроль (наличие, отсутствие) движений в документах и другие;
- Проверка корректности договоров в проводках.
Статистическая отчетность представляет собой централизованную, регламентированную законодательством форму контроля госорганами деятельности хозяйствующих субъектов. Она реализуется через периодическое получение статистической информации, оформляемой в виде различных форм отчетов за определенный период времени. Достоверность информации в статотчетности подтверждается подписями ответственных должностных лиц. Чтобы отчетность корректно сформировалась в программе 1С необходимо проверить наличие зарегистрированной подписки 1С ИТС, эту информацию вы можете запросить у специалиста компании Первый Бит.
Статотчетность подразделяется в зависимости от периодичности ее представления на срочную, месячную, квартальную, полугодовую и годовую. Для их заполнения используется информация, содержащаяся в документах компании, т.е. они являются документальным подтверждением достоверности отраженных данных в отчетах.
В практике российской статистической деятельности отчетность подразделяется на две большие группы:
- общая отчетность, содержащая одни и те же сведения для определенной сферы экономики и для хозяйствующих субъектов в целом;
- специализированная отчетность, содержащая специфические показатели и сведения по отдельным отраслям экономики.
Обязанность хозяйствующих субъектов представлять статотчетность регламентирована Федеральным законом от 29.11.07 г. № 282-ФЗ. Условия представления первичных статистических и административных данных статучета закреплены в Постановлении Правительства РФ от 18.08.08 г. № 620.
Согласно данным нормативно-правовым актам сдача статотчетности — это обязательная процедура. Ее нужно проводить с использованием конкретных статистических форм, передаваемых в бумажном либо электронном виде.
Проведение статнаблюдения может быть, как сплошным, так и выборочным. При первом варианте респонденты отчитываются с определенной периодичностью в соответствии со сроками, установленными законодательством. При втором варианте наблюдение осуществляется в выборочной форме по конкретным параметрам, а потому не всегда хозяйствующий субъект попадает в конкретную выборку.
Статотчетность должны подавать следующие субъекты:
- юрлица, в том числе субъекты СМП;
- ИП;
- государственные учреждения;
- филиалы и представительства иностранных предприятий, работающих в России;
- нотариусы и адвокаты.
Согласно Федеральному закону от 24.07.07 г. № 209-ФЗ субъектам СМП (к которым относятся многие предприниматели) разрешено подавать статотчетность в более простом порядке. Для отнесения субъекта к малому и среднему бизнесу установлено несколько критериев (по средней численности работников, выручке, доле участия в уставном капитале), а непосредственный их перечень содержится на сайте ФНС.
Если хозяйствующий субъект, обязанный согласно законодательству, подавать тот или иной вид статистической отчетности, не исполнит требование, он штрафуется согласно ст. 13.19 КоАП РФ:
- 10 — 20 тыс. руб. для должностных лиц;
- 20 — 70 тыс. руб. для юрлиц.
При повторном нарушении данной нормы законодательства административная ответственность ужесточается:
- 30 — 50 тыс. руб. для должностных лиц;
- 100 — 150 тыс. руб. для юрлиц.
Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем.
В аналогичном деле № А80-190/2012, которое в июне 2012 года рассматривал Арбитражный суд Чукотского автономного округа, аргументом в защиту непредставления документов была конфиденциальность, а их уничтожение в связи с истечением срока хранения.
Статистическая отчетность представляет собой централизованную, регламентированную законодательством форму контроля госорганами деятельности хозяйствующих субъектов. Она реализуется через периодическое получение статистической информации, оформляемой в виде различных форм отчетов за определенный период времени.
Раздел VIII содержит документы, раскрывающие функции международного сотрудничества и статистики зарубежных стран.
Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
| Документ | Срок хранения | Основание |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами | Минимум 4 года | НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 |
| Налоговые декларации, расчеты по всем налогам | 5 лет
Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310 |
| Счета-фактуры | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317 |
| Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные) | Минимум 4 года с даты последней записи | Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13 |
| Книги покупок/продаж (бумажные и электронные) | Минимум 4 года с даты последней записи | Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22 |
| Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц | 5 лет
50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312 |
| Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль) | В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет | НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283 |
| Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) | В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков | |
| Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН) | В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка | НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов | 6 лет | НК РФ, п. 3.4 ст. 23 |
| Расчеты по страховым взносам | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309 |
| Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов | 6 лет
50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты |
|
| Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении | Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом | Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3 |
Разбираемся со сроками на примере
ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье.
Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.
КАДРОВАЯ документация
Сроки, в течение которых хранят документацию по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. И перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236. Началом хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили. (Абзац 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236).
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Если указанные бумаги созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. ⭐ Статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Срок, в течение которого нужно хранить приказы. Подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено. Что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение бумаги. (Договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение. Акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их длительность хранения ограничивается сроком действия договора обучения. И одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236, кроме документов по личному составу, поименованы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный период хранения установлен и для графиков отпусков.
Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Об административном наказании
Приказом Росархива N 18 утвержден перечень должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях. Обратим внимание на то, что должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом, также могут привлекать к административной ответственности по следующим статьям КоАП РФ:
- ч. 1 ст. 19.4 «Неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль)»: неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль) в сфере архивного дела, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет ответственность в форме предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц от 1000 до 2000 руб.;
- ч. 1 ст. 19.5 «Невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль)»: невыполнение в установленный срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений архивного законодательства влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб., а на юридических лиц — от 10000 до 20000 руб.;
- статья 19.6 «Непринятие мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения»: непринятие по постановлению (представлению) органа (должностного лица), рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.;
- статья 19.7 «Непредставление сведений (информации)»: непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, а равно представление в государственный орган (должностному лицу) таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — от 300 до 500 руб., на юридических лиц — от 3000 до 5000 руб.
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!