Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению правильно». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.
Склонение слова «вложение»
Слово «вложение» имеет категорию среднего рода. Отнесем его к существительным второго склонения. Но обратим внимание, что оно оканчивается на -ие, а это значит, что такое существительное имеет особенности в склонении. Изменим его по падежам, а для сравнения возьмем существительное среднего рода «окно» с ударными окончаниями:
- и.п. что? вложени- е , окн- о́
- р.п. нет чего? вложени- я , окн- а́
- д.п. чему? вложени- ю , окн- у́
- в.п . что? вложени- е , окн- о́
- т.п. интересуюсь чем? вложени- ем , окн- о́м
- п.п. забочусь о чём? о вложени- и , об окн- е́
Как мы убедились, в форме предложного падежа существительное «вложение», заканчивающееся на -ие, имеет безударное окончание -и вразрез с типичным окончанием -е существительных среднего рода второго склонения.
Типовые ошибки при составлении коммерческих предложений
В Сети существует масса бланков, шаблонов и образцов коммерческих предложений. И большинство из них объединяет одно — они не работают и их никто не читает. Просто потому что в них присутствуют одни и те же типовые ошибки:
- Ода к своей компании в стиле «Профессиональные, клиентоориентрированные, молодые, динамичные, устремленные, надежные и бла-бла-бла». Клиенту в принципе не интересна компания, которая не заинтресовала его стоящим предложением.
- Дифирамбы получателю в стиле жестких пополизаний «Ваша компания всегда являлась образцом качества и надежности, стабильности и процветания…» Особенно забавно такое читать в холодных КП. Лесть хороша в меру. Когда она льется через край у читателя возникает рвотный рефлекс, и коммерческое предложение летит в мусорку.
- Заумность. Еще одна распространенная ошибка, когда начало КП перегружено избытком информации, причем в формате, в котором ее сложно даже произнести. Пример: «Наша компания стремится выделиться среди среднестатистической конъюнктуры рынка и оказывает услуги беспрецедентно высокого качества, проявляя индивидуальный подход к каждому клиенту через призму симбиотического взаимодействия».
- Все и сразу. Многие компании считают своим долгом в одном письме выслать и КП, и прайс, и презентацию, и карточку с реквизитами, и каталог и массу другой электронной макулатуры, которая, скорее раздражает, чем помогает решить задачу.
- Грязный таргет-лист. Покупные или старые базы, которые успели 10 раз зачерстветь и покрыться пылью. При таком подходе легко попасть под спам-фильтры. В худшем случае санкции почтовых сервисов наложат на название компании (название станет стоп-словом). Тогда даже добропорядочные письма будут часто попадать в спам.
- Абстракция и вода. Чем еньше конкретики — тем больше времени нужно получателю, чтобы уловить суть Вашего предложения. А время — слишком ценный ресурс, чтобы его тратить попусту.
- Клише. Многие компании считают, что коммерческое предложение — это формализованный документ. И пишут как все. То есть никак. Либо отправляют КП без сегментирования — всем подряд. А ведь между тем у одного и того же товара могут быть различные целевые группы с различными интересами. Это тоже нужно учитывать.
И таких ошибок в шаблонах существует масса. Еще одна распространенная ошибка — это занудство. Многие считают, что если коммерческое предложение будет читать директор компании, то его нужно писать официально, сухо и занудно. Бред сивой кобылы! В первую очередь потому, что сухих и занудных текстов в корреспонденции директоров, как показывает практика, и без того хватает. Да и директор — тоже человек. В конце концов.
- Избегайте использование сложных форм предложений. Только короткие фразы. Ваш текст должен быть максимально приближен к диалогу.
- Будьте уникальны. Не пишите скучными избитыми фразами, пусть ваше описание услуг отличается от предложений конкурентов.
- Завышенная оценка товара. Не переусердствуйте с описанием продукта. Каждое достоинство подкрепляйте выгодами для клиента.
- Правильно определяйте аудиторию. Направлять одно и тоже письмо всем подряд, не определив потребности, бессмысленно. А в случаи с горячим предложением не уважительно.
- Не лейте воду. Это деловой текст, здесь нужно излагаться конкретно и по делу.
- Не допускайте заспамленности заголовков. Употребляйте цифры, выгоды и интриги для клиента в пределах нормы.
- Не давайте обещаний, которых не выполните. Неосуществимые обещания вызовут сомнения.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо является дополнением к коммерческому предложению. Несёт ознакомительную роль с принципами предложенного сотрудничества. Побуждает к чтению КП. К сопроводительному письму прилагаются:
- прайсы с товаром.
- цены на услугу.
- листовка с мероприятиями компании.
Как написать сопроводительное письмо
- Приветствие. Необходимо написать обращение к конкретному человеку, и не забудьте представиться сами.
- Презентовать компанию. Короткое описание компании.
- Описать услуги компании
- Ваши преимущества. В чём отличие ваших услуг от конкурентов.
- Конец. Ваше письмо должно закончиться уважительной подписью.
При написании текста нужно:
- Писать конкретную информацию. Не стоит писать долгие прилюдии.
- Должно быть кратким.
- Не используйте слова «коммерческое предложение». Это отпугивает клиента.
- Излагать мысли просто и ясно. Не пишите сложные терминологии
- Призыв к действию.
После того, как текст презентации будет готов, основные пункты будут размечены, можно приступить к репетиции. Не нужно пренебрегать этим ответственным процессом — от того, как вы будете готовиться, будет зависеть результат всей работы. Нужно научиться излагать факты и выводы, разработанные при составлении сценария.
Далее можно снять пробную попытку на камеру (или записать речь на диктофон). Попробуйте отследить свои ошибки, подправить сценарий и выступление. Именно так поступали лучшие ораторы, политики и бизнесмены всего мира перед самыми успешными выступлениями и презентациями.
Источники:
- Скачать LaTEX в 2019
Это эффективный метод продвижения продукции на рынке сбыта. Но многие представители малого бизнеса плохо знакомы с этим инновационным методом в маркетинговой науке, а услуги маркетологов стоят дорого.
Портфолио по презентациям и маркетинг китам
Карта интеллекта (mind-карта) — эффективный способ организации информации. Она создается следующим образом. Берется лист бумаги, в центре указывается тема презентации. От центра в разные стороны «вырастают ветви» — основные категории, о которых необходимо рассказать вашим инвесторам.
Например, «Доходы», «Расходы», «Риски» и «Документы». Сами ветви делятся на маленькие ответвления. Так ваша презентация получает нелинейную структуру. Вы можете выделять ключевые моменты повествования, создавать на основе mind-карт линейные тексты или раздавать само «дерево интеллекта» своим партнерам.
Стив Джобс — один из величайших мастеров проведения деловых презентаций в мире. Ему удавалось создавать настоящие бизнес-спектакли. Однако за видимой легкостью и непринужденностью скрывались месяцы упорного труда. Сценарий же самих презентаций создавался неделями.
Как правильно составить
Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:
- презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера;
- фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость;
- обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели;
- автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки;
- текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные приемущества перед конкурентами;
- после основной части текста перечисляются приложения;
- заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.
Ошибки, которые допускают при составлении
Неестественное восхваление клиента .
Не нужно использовать шаблоны и дежурные фразы, которые только оттолкнут потенциального клиента.
Использование критических замечаний в сторону адресата .
Делать этого совершенно не нужно, даже если цель компании – помочь потенциальному потребителю. Это может вызвать крайне негативные эмоции у клиента. Лучше всего использовать кнут и пряник – вначале выделить плюсы, а только потом указать на совсем незначительные недоработки.
Перенасыщение предложения общей информацией о клиенте .
Запугивание клиента или так называемые «страшилки» .
Ни в коем случае нельзя пугать потребителя, говорить ему, что без вашей помощи может случиться нечто ужасное. Никакого негатива и шаблонности. Стоит выделить достоинства использования продукции, невзначай сравнить с тем, что есть сейчас (применять слова: удобнее, выгоднее, эффективнее), давать только конкретную информацию.
Направление одного предложения сразу большому количеству лиц .
Неперсонифированная информация вызовет меньший интерес у потенциальных покупателей. Отдача от таких предложений будет минимальная. Не нужно пытаться охватить сразу большую аудиторию. Лучше выделить сектор, работа с которым с наибольшей вероятностью даст отличный результат. Важно написать коммерческое предложение так, чтобы читатель смог ощутить, что с ним говорят наедине. Возможно использование дополнительной информации, которая укажет, что общение ведется именно с данным клиентом. Стоит использовать информацию о предыдущем общении, если оно конечно было.
Неправильное понимание понятия «длинного» письма .
Многие уверены, что клиенту не интересны большие объемы информации. Однако стоит понимать, что любое скучное и совершенно неинтересное письмо читатель посчитает длинным. Размер цепляющего и действительно интересного коммерческого предложения не напугает потребителя, потому что он прочтет всю имеющуюся информацию на одном дыхании.
Не зря люди часто совсем короткие фильмы могут назвать скучными и растянутыми, а 3-х часовое кино назвать самым захватывающим, не упомянув о его длительности. Также обстоит дело с художественными произведениями, новостями, книгами, письмами. Читатель не воспримет 5 листов коммерческого предложения отрицательно, если они действительно будут познавательными и цепляющими.
На первый план ставить соответствие предложения грамматическим правилам.
Такое отношение к написанию текстов может сложиться еще со школьной скамьи, где главным фактором была именно грамматическая составляющая. В жизни же все совсем не так. Читателю куда важнее понять то, о чем написано. Нужно чтобы информация читалась и воспринималась клиентом легко и неформально. Стоит выстроить предложение так, чтобы оно было похоже на настоящее общение продавца с покупателем. Тут будут вполне допустимо использовать фрагменты предложений и фраз, иногда даже желательно.
Дать клиенту причину не изучать ваше коммерческое предложение.
Не стоит наивно полагать, что читатель будет крайне заинтересован в информации о вашей фирме, тем более об ее истории. Это совсем не так. Потенциальному покупателю это наименее интересно. Привлечь его внимание необходимо некой провокацией, необычным утверждением – словом всем тем, что выведет его из состояния равновесия и заставит прочесть коммерческое предложение до конца. Стоит учесть и тот факт, что удержание интереса не менее важный аспект. Нужно сделать упор на то, что сможет мотивировать человека. Наиболее часто нужды появляются из-за некого страха, желания стать индивидуальным, чувства вины, стремления стать красивым или здоровым. Именно в этом ключе и стоит рассмотреть проблему, посвятить ей коммерческое предложение. А далее показать, что предлагаемый товар все нужды сможет удовлетворить.
Вряд ли клиент будет расположен к вашему коммерческому предложению. Нужно обязательно подкреплять информацию вполне конкретными доказательствами. Приводить стоит наиболее четкие аргументы. Такой подход сможет убедить читателя в том, чтобы он купил товар или стал сотрудничать.
Образец сопроводительного письма
В завершении пара слов об образцах. Особенно о тех, которые есть в открытом доступе. Я уже об этом говорил и повторюсь: универсальных образцов не существует. Ваша ситуация уникальна, и решайте задачу, исходя из тех данных, которые у Вас есть.
Например, если Вы копирайтер и хотите устроиться в IT-компанию техническим писателем, сделайте подстройку в сопроводительном письме. Не стоит копировать образцы из открытых источников, которые в лучшем случае смешают Вас с “серой массой”, а в худшем — уведут из-под носа перспективную возможность.
Если так получается, что ситуация сложная, опишите ее в комментариях — будем разбираться вместе.
У Вас все получится!
Утвержденной формы для данного обращения не существует, но имеется определенные правила, которых следует придерживаться:
- презентабельный вид — нужно применять цветную либо полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Начальнику принципиально важно поразить потенциального партнера;
- фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению громадную значимость;
- обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки обычно расцениваются как спам и не достигают своей цели;
- создатель (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики рабочий переписки;
- текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные приемущества перед соперниками;
- после основной части текста перечисляются приложения;
- заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.
Сервисы и программы для составления КП
При создании коммерческих предложений применяют различное программное обеспечение для ускорения и облегчения работы, автоматизации некоторых процессов. Вот основные задачи, которые решает ПО в ходе составления КП:
- отправка предложений в веб-формате, оптимизированных для прочтения на разных устройствах, такие письма защищены шифрованием;
- отслеживание действий клиента с КП и уведомление о них, аналитика;
- сбор отчетов и оценка эффективности различных инструментов;
- доступ к шаблонам КП, в т. ч. к бесплатным;
- ускорение разработки КП за счет автоматизированных функций и шаблонов;
- интеграция вашего ПО с CRM и другими внутренними системами компании;
- создание электронных подписей для мгновенного подписания клиентами КП;
- оплата услуг посредством сервиса онлайн-платежей;
- онлайн-чат с клиентом, пока он изучает КП.
Как написать сопроводительное письмо?
При подготовке персонализированного письма тщательно проверьте имя, должность и название компании получателя.
Коммерческое предложение (КП) — это форма общения между предприятиями в виде приглашения к сотрудничеству. Основная цель CoP — заинтересовать партнера в предлагаемом проекте. Однако довольно часто предприниматели не всегда серьезно относятся к инновациям.
Многие люди совершают эту ошибку. Они составляют отличный CP или резюме, но не обращают внимания на сопроводительное письмо. В результате документ летит в корзину, и распространяется заблуждение, что деловые предложения или резюме не работают.
Специально к Новому году мы предлагаем новый продукт — наши уникальные сладости в подарочных наборах и гораздо дешевле, чем покупать их по отдельности.
Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма, есть риск, что оно не будет открыто, распечатано и прочитано.
ООО «Светлое будущее» является ведущим производителем картонных коробок. Мы предлагаем самые низкие цены в регионе и готовы предложить выгодные условия поставки.
В конце концов, я пришла к выводу, что это не выход, но вы можете представить мое волнение, когда я нашла на сайте вакансию менеджера по корпоративным мероприятиям и увидела рядом логотип моей любимой компании!
Каждое из этих действий должно обеспечивать последующие действия. Например, первоначальный звонок и тема письма побуждают клиента открыть письмо. Сопроводительное письмо побуждает клиента прочитать CP. А то, как устроен сам CP, определяет его показания и обратную связь.
Заявление и сопроводительное письмо могут быть отправлены как индивидуально, так и от имени всей фирмы, отделов или даже непосредственно должностными лицами.
Такое деловое письмо оформляется на бланке компании или организации с ее логотипом и печатью.
Как и в приветствии, придерживайтесь обычного официального тона (никаких «шлеп, шлеп!»).
Именно сопроводительное письмо к предложению дает толчок к тому, чтобы потенциальный клиент срочно открыл предложение и прочитал его.
Предложение — это конкретное предложение, сердце CP. Он должен включать краткое описание вашего продукта с указанием основных характеристик, а также преимуществ для покупателя. Вы должны объяснить клиенту, почему он должен купить именно у вас, а не у ваших конкурентов.
В этой цепочке сопроводительное письмо к предложению является промежуточным звеном, которое окажет более сильное воздействие на потенциального клиента, чтобы ознакомить его с CP.