Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой: пошаговая инструкция». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.
Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы
Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Согласно закону 54-ФЗ заявление о регистрации ККТ должно содержать следующие реквизиты:
- наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
- ИНН;
- адрес и место установки кассового аппарата;
- заводской номер и модель ККТ;
- заводской номер и модель фискального накопителя.
В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:
- при применении в составе автоматического устройства;
- при использовании платежным агентом;
- при проведении расчетов в интернете;
- при разносной, развозной продаже;
- при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.
Интернет-регистрация в налоговой
Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей. Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.
Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя. Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
ККТ как основное средство
Если касса ставится на учет как ОС, то в затраты включаются все фактические расходы организации (без НДС) на приобретение аппарата:
- стоимость ККТ, ФН и кода активации ОФД;
- затраты на доставку и установку;
- стоимость услуг по вводу в эксплуатацию.
ККТ может быть отнесена к основным средствам при соблюдении следующих условий:
- не предназначена для дальнейшей перепродажи;
- использоваться будет не менее 12 месяцев;
- экономическая выгода (доход) от применения ККТ.
- стоимость расходов на все оборудование свыше 40 000 рублей.
ККТ, принятая к учету в качестве основных средств, отражается на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». Сформированную первоначальную стоимость объектов основных средств, принятых в эксплуатацию, списывают в дебет счетов 01 «Основные средства». В этом случае стоимость техники погашается посредством начисления амортизации.
Причины отказа в постановке оборудования на учет
В абсолютном большинстве случаев они заключаются в рядовых нарушениях: допустим, не выдержан порядок регистрации кассового аппарата (ККМ, ККТ) в налоговых органах или не соблюдены сроки подачи документов, или предоставлены не все бумаги. Именно поэтому стоит очень внимательно относиться к вопросам заполнения полей и проверять, что вы вписываете и подаете, прежде чем жать на кнопки.
Кроме того, в ряде ситуаций ФНС может снять прибор с учета. Это происходит при закрытии юрлица, при его переоформлении, при переходе на обслуживание в другую инспекцию (это называется «смена местонахождения»). Все подобные процедуры стандартные, проводятся достаточно быстро и не доставляют пользователям особых хлопот.
Что понадобится для регистрации в ФНС
Прежде, чем заказать регистрацию кассы в ФНС или провести процедуру самостоятельно, необходимо приобрести все необходимое для эффективной работы бизнеса оборудование.
Для осуществления продаж в магазине потребуется:
- Купить кассовый аппарат (смарт терминал, мобильную онлайн-кассу, фискальный регистратор, автономную ККМ или POS-систему). Обратите внимание, что выбранная модель в обязательном порядке должна быть внесена в специальный реестр ФНС.
- Купить фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев (выбор зависит от личных предпочтений бизнесмена, выбранной системы налогообложения, характера осуществляемой деятельности и интенсивности продаж).
- Периферийное оборудование. Это могут быть: сканер штрихкодов, принтер этикеток, торговые весы, дисплей покупателя, денежный ящик – одним словом, все то, что облегчает работу кассира, автоматизирует бизнес-процессы и ускоряет обслуживание клиентов.
Завершение регистрации
После того, как учетная карточка с регистрационным номером ККМ получена, сведения необходимо внести в профиль устройства в личном кабинете ОФД. А также пройти процедуру фискализации кассового оборудования. То есть внести все необходимые данные на кассовый аппарат и фискальный накопитель.
Обратите внимание, что проведение фискализации – очень важный и ответственный этап ввода техники в работу. Любые ошибки, допущенные сейчас, могут повлечь за собой порчу оборудования и необходимость их замены на новые.
Для того, чтобы избежать финансовых потерь и провести фискализацию с гарантией, рекомендуется заказать регистрацию кассы в «Рустехпром».
После проведения фискализации оборудования требуется завершить постановку контрольно-кассовой техники на учет. Для этого необходимо распечатать отчетный документ на онлайн-кассе и передать данные в ФНС.
Отчет о регистрации ККТ
Чуть подробнее расскажем про отчет о регистрации ККТ. Это документ, который кассовый аппарат распечатывает в процессе фискализации — после того, как в кассу ввели регистрационный номер и прочие сведения.
Как выглядит отчет? Как обычный кассовый чек, где сверху выбито «ОТЧЕТ О РЕГИСТРАЦИИ». Отдельной строкой указаны параметры фискализации, которые представляют собой последовательность из 10 цифр. В чеке они обозначены как ПД или ФПД. Именно их нужно передать в налоговую, чтобы завершить фискализацию (см. табл.).
Какие модели касс можно зарегистрировать в личном кабинете?
В личном кабинете зарегистрировать можно только новые модели ККТ, которые осуществляют передачу данных в ФНС через ОФД. Старые модели ККТ в личном кабинете не будут отображаться. В личном кабинете в виде таблицы отображается дата регистрации ККТ, адрес места установки модели, регистрационный номер, модель кассы, срок окончания действия ФН, наименования ОФД, текущее состояние ККТ. Все кассы можно увидеть в соответствующем разделе. Реестр касс обновляется — туда добавляются новые модели. Например, 19 февраля 2019 года вышел приказ о включении в реестр ККТ моделей «АТОЛ 27Ф» и «АТОЛ 50Ф». Эти кассы можно использовать в любых сферах без ограничений.
Также с 1 января 2019 ФФД 1.0 утратил силу и ему на смену пришли форматы 1.05 и 1.1. Четыре кассы из реестра ККТ поддерживают ФФД 1.0: «МИКРО 35G-Ф», «Меркурий-МФ», «ars.mobile Ф» и «ars.vera 01Ф». «МИКРО 35G-Ф» и «ars.mobile Ф» по заявлениям производителей будут поддерживать формат 1.05 после прохождения экспертизы. Пользователям «МИКРО 35G-Ф» и «ars.mobile Ф» после изменений необходимо перейти на новый формат без изменения фискального накопителя. «Меркурий-МФ» и «ars.vera 01Ф», предлагается заменить на другие ККТ с поддержкой ФФД 1.05.
Что нужно сделать перед тем, как зарегистрировать ККТ в ИФНС
Перед регистрацией ККТ в налоговых органах лицу, намеренному ее использовать, необходимо приобрести контрольно-кассовую технику. Сейчас это может быть только онлайн-касса, то есть касса, которая соответствует требованиям ст. 4 закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, обновленного в связи с введением онлайн-касс. Ее основные отличия от кассовой техники, применявшейся ранее, заключаются в том, что она:
- подключается к интернету и обеспечивает передачу сведений о продажах в налоговый орган через оператора фискальных данных в режиме реального времени;
- способна осуществлять расчеты с применением банковских карт;
- имеет фискальный накопитель информации о продажах, сохраняющий эти данные за определенный период и так же, как и сама ККТ, подлежащий регистрации в налоговом органе;
- дает возможность не только печати всех создаваемых документов (в т. ч. сохраненных в фискальном накопителе), но и их формирования в электронном виде;
- обеспечивает формирование документов с определенным (расширенным по сравнению с ранее применявшейся техникой) набором реквизитов, которые зашифровываются в штрих-коде.
Приобретаемая ККТ и фискальный накопитель к ней (подлежащий замене по мере его заполнения информацией или истечения срока действия) должны быть обязательно включены в соответствующие государственные реестры. Наличие договора с ЦТО для регистрации теперь необязательно. Но обязательным условием применения онлайн-ККТ становится заключение договора с оператором фискальных данных.
Требования к кассовым аппаратам
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.
Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:
- иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
- обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
- обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- эксплуатироваться в фискальном режиме;
- регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- быть исправной;
- обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
- соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
- иметь паспорт установленного образца;
- иметь идентификационный знак установленного образца;
- иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
- иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.
Онлайн-касса: зачем нужна?
Новые аппараты к концу следующего года будут применять большая часть российских коммерсантов (в Налоговом кодексе указаны все, кто обязан использовать кассы в своей работе). С помощью онлайн-приборов принимают оплату, особым образом формируют товарный чек, располагая на нем QR-код и ссылку на электронную версию квитанции для покупателя, отсылают цифровую квитанцию сначала оператору фискальных данных, а тот, в свою очередь, в налоговую службу. Таким образом, данные о продажах или оказанных услугах сразу оказываются у всех участников торговли, облегчая ведение учёта, уменьшая документооборот и необходимость постоянных проверок надзорными органами. Покупателям, например, при наличии онлайн-касс не нужно собирать бумажные чеки для получения налогового вычета и проще защищать свои интересы в суде.
Онлайн-кассы бывают разных видов: от автономных приборов со всем необходимым программным обеспечением до терминалов, оборудованных дополнительными устройствами, например, сканером, эквайрингом и т.д..
Перерегистрация ККТ: разные способы
Сначала разберем вариант «без замены». Оставить работающий накопитель можно, если данные, которые были указаны при регистрации изменились. К примеру: изменился ОФД, месторасположение торговой точки и тд.
Проще говоря, необходимо, чтобы в кассовом оборудовании и в карточке, которую оформляют налоговые инспекторы, была идентичная, актуальная информация.
Для осуществления перерегистрации «без замены» предпринимателю следует направить заявление в налоговую инспекцию, воспользовавшись ЛК. Прописываем в нем новые параметры, заверяем их электронной подписью, ждем, когда специалисты выдадут новый документ.
Важно! Использовать данный метод невозможно когда меняются ИНН владельца и регистрационный номер ККТ.
Вариант «с заменой». Этот вариант подходит, когда срок службы фискального накопителя подходит к концу или уже истек. Что необходимо сделать в этом случае: в личном кабинете проходим в раздел «Учет контрольно-кассовой техники», жмем на данные кассы, которую нужно переоформить. Выбираем «перерегистрировать» и приступаем к заполнению заявления. Обязательно пропишите причину — замена ФН.
Можно попробовать «по старинке»
Если владелец кассы по каким-то причинам не может или не хочет регистрировать ее онлайн, всегда можно обратиться в отделение налоговой по месту регистрации, предоставив заполненный бланк КНД-1110061.
Обратите внимание, это обновленный бланк, ведь в старом КНД-1110021 не было достаточно полей для указания информации о ККТ. Заполняйте только новый бланк!
Собираясь в отделение ИФНС по месту регистрации, подготовьте заранее необходимые документы. Это позволит избежать повторных визитов, с собой возьмите:
- Паспорт ККТ и его копию;
- Паспорт фискального регистратора;
- Документ, который свидетельствует о ваших полномочиях как владельца ИП или как ответственного лица на предприятии;
- Паспорт, удостоверяющий вашу личность.
Вообще по закону документы об удостоверении должности на предприятии не обязательны. Но лучше предъявить их во избежание долгих разговоров в налоговой. Ведь система контроля регистрируемой кассовой техники действует, особенно ощутимы проверки в реальности. Вот почему большинство ИП и вообще владельцев ККТ предпочитает регистрировать их онлайн: это лучший способ избежать «личностного» фактора при проверке документов.
Обмен информацией с налоговой через личный кабинет ККТ
Личный кабинет налогоплательщика — инновационный инструмент, позволяющий владельцу бизнеса взаимодействовать с ФНС.
Чтобы работа в нем была наиболее эффективной следует учитывать некоторые аспекты:
- Личный кабинет (ЛК) даёт возможность взаимодействия с инспекцией по любым вопросам, связанным с переходом на онлайн-кассы
- Инициировать в личном кабинете запрос связанный с выполнением требований законодательства РФ касательно онлайн-касс может как предприниматель, так и налоговая инспекция (например, ФНС может запросить у налогоплательщика какие-либо документы)
- При работе в ЛК предпринимателем должна соблюдаться принятая комплектность документов, в противном случае ФНС отклонит заявку
- По факту принятия Федеральной налоговой службой (ФНС) отправленных предпринимателем заявлений или иных документов в ЛК должна появиться соответствующая квитанция, если квитанции нет, предпринимателю необходимо обратиться непосредственно в само ведомство (если документы размещены некорректно ФНС направит в ЛК квитанцию об отказе в приёме документов, после получения данной квитанции предпринимателю необходимо будет все перепроверить и направить документы повторно)
РЕГИСТРАЦИЯ КАССЫ В ИФНС
Регистрация кассового аппарата в налоговой инспекции всех популярных производителей ККТ: Атол, Эвотор, Меркурий, Штрих и др. предлагается за 1 день! Низкая цена на одну из важных процедур для работы на кассе в АСЦ «Фиджи Сервис». Регистрация кассы производится по правилам, регламент которых определен 54 ФЗ.
Чтобы наши клиенты понимали, как происходит регистрация ККМ в налоговой инспекции, мы постарались описать этот процесс. Итак, у Вас есть новый кассовый аппарат или фискальный регистратор с режимом онлайн передачи данных. Для того чтобы на кассе можно было начать работать, нужно ее зарегистрировать. Для этого необходимо:
- • зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика на сайте ИФНС, используя ключ ЭЦП (электронную цифровую подпись);
- • занести информацию о кассовом аппарате в ЛК, чтобы регистрация кассы через личный кабинет ИФНС прошла успешно;
- • предоставить заключенный с ОФД договор;
- • получить регистрационный номер на кассу;
- • ввести данные регистрационного номера непосредственно в кассе, тем самым вводя в ККТ с фискальной долговременной памятью кода налогового инспектора;
- • отправить чек регистрации в налоговую инспекцию;
- • получить доступ к карточке регистрации ККТ в личном кабинете ФНС;
- • настроить передачу данных от кассового аппарата в ОФД посредством режима онлайн передачи данных.
Если регистрация кассы нужна ИП, то важно помнить, что существует несколько вариантов регистрации. В любом случае вам понадобятся документы и сам аппарат. При электронной регистрации важно оформить электронную подпись. Тип и порядок получения можно уточнить в удостоверяющем центре. Сама по себе процедура регистрации онлайн кассы ИП не занимает много времени, однако, ввиду отстутвия нужных специалистов, лучше доверить оформление сторонней организации. При самостоятельной регистрации всегда есть риск ввести некорректные данные или совершить другую ошибку, которая может повлечь блокировку фискального накопителя и самого устройства. В таком случае вам придется тратить лишние средства на повторную покупку чипа и все-равно обращаться в сервисный центр.
Пошаговая инструкция по онлайн-постановке ККТ на учёт
Чтобы самостоятельно выполнить регистрацию онлайн-кассы на сайте налоговой, необходимо авторизоваться в личном кабинете интернет-портала и во вкладке «Учёт контрольно-кассовой техники» выполнить следующие действия:
- Нажать кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выбрать ручной способ заполнения заявления.
- Указать точный адрес и название места, в котором будет эксплуатироваться контрольно-кассовая техника.
- Выбрать модель онлайн-кассы из предложенного списка и заполнить поле заводского номера изделия.
- Указать название и серийный номер фискального накопителя.
- Проставить галочки напротив пунктов, соответствующих особенностям предстоящей работы с ККТ (например, используется для развозной и/или разносной торговли).
- Выбрать из списка ОФД, с которым заключён договор на обработку фискальных данных.
После заполнения анкеты следует перепроверить указанную информацию и только затем нажать кнопку «Подписать и отправить».