Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личное дело государственного служащего (стр. 2 из 3)». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные. А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.
Личное дело государственного служащего
Курсовая работа
на тему: «Личное дело госслужащего»
Введение
Тема моей курсовой работы — личное дело государственного служащего. Данная тема носит актуальный характер в современных условиях. Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме «Личное дело государственного служащего» в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.
Объектом данного исследования является анализ условий «Личное дело государственного служащего»
При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов.
Целью исследования является изучение темы «Личное дело государственного служащего».
Также в моей курсовой работе будет практическая часть. Здесь я ставлю перед собой задачи:
· Научиться составлять документы;
· Оформление личного дела на отдельного сотрудника;
· Составление приказов;
· Внесение записей в регистрационный журнал о составленных приказах.
1. Личное дело госслужащего
1.1 Основные понятия
Личное дело госслужащего начинается с даты поступления на государственную гражданскую службу и заканчивается в последний рабочий день на государственной гражданской службе. В течение своей трудовой деятельности человек может неоднократно возвращаться на госслужбу и каждый раз его личное дело будет вместе с ним возвращаться в отдел кадров того государственного органа, где он будет работать.
На одного государственного служащего не может быть заведено несколько личных дел.
Основными нормативными документами, в соответствии с которыми формируются личные дела, являются:
· Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
· Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;
· Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 №609;
· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
· Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службы Российской Федерации 06.10.2000.
1.2 Персональные данные госслужащего
В соответствии со статьей 13 Закона №79-ФЗ гражданский служащий — гражданин Российской Федерации, осуществляющий профессиональную служебную деятельность на должности гражданской службы.
В свою очередь, согласно пункту 1 статьи 3 Закона №152-ФЗ персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному лицу: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия и др.
Персональные данные гражданского служащего — это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в его личном деле. В государственном органе должно быть разработано и утверждено положение о защите персональных данных сотрудников. Все сотрудники государственного органа знакомятся с положением под роспись (пункт 2 Положения).
Следует обратить внимание, что в настоящее время перечень персональных данных гражданского служащего не установлен. В ряде статей Закона №79-ФЗ (статьи 24, 26, 49) определен перечень документов, необходимых для заключения служебного контракта, назначения на должность и ее прохождения, а Положение содержит перечень документов, приобщаемых к личному делу (пункт 16 Положения).
Актом государственного органа (приказом или распоряжением) определяется круг лиц, уполномоченных на работу с персональными данными сотрудников государственного органа: получение, обработка, хранение, передача и любое другое использование данных. Обычно это сотрудники отдела кадров. Они обязаны обеспечить защиту персональных данных от несанкционированного доступа посторонними лицами или их утраты.
Порядок работы с личными делами целесообразно отразить либо в локальном положении о защите персональных данных, либо в соответствующей инструкции.
Личные дела необходимо включить в номенклатуру дел кадровой службы государственного органа с указанием сроков хранения. Согласно Перечню типовых управленческих документов, утвержденному Росархивом 06.10.2000, срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником.
Личные дела государственных гражданских служащих хранятся в кадровой службе, а личные дела уволенных сотрудников — в архиве государственного органа. Для обеспечения сохранности и конфиденциальности документов личные дела должны храниться в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. Личные дела располагаются на усмотрение работников кадровой службы в алфавитном порядке, или по структурным подразделениям государственного органа, или по порядковым номерам. Доступ к личным делам имеют только уполномоченные должностные лица.
Практика свидетельствует, что ведение журнала личных дел, несмотря на то, что никакими документами это не регламентировано, представляется целесообразным.
2. Порядок формирования личных дел
Обязанность по ведению личных дел гражданских служащих в государственном органе в соответствии с пунктом 10 Положения возлагается на кадровую службу.
Обеспечение защиты персональных данных личных дел
Например, для государственных гражданских и муниципальных служащих п. 5 Положения установлено, что при получении, обработке, хранении и передаче их персональных данных кадровая служба государственного органа обязана соблюдать такие требования:
— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. При необходимости получить его персональные данные у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
— передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл. 14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.
Нормативная база для ведения личных дел
Первым делом назовем нормативные акты, обязывающие оформлять личные дела. Сразу отметим, что их достаточно много, поэтому назовем лишь некоторые федеральные законы:
— от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ);
— от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ);
— от 17.01.1992 N 2202-1 «О Прокуратуре Российской Федерации»;
— от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Собственно, а что такое личное дело? Ответ на данный вопрос есть в словарях, которые определяют личное дело как собрание документов, относящихся к какому-нибудь факту или лицу. Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, является персональными данными. Следовательно, должен соблюдаться особый порядок ведения личных дел. Для обеспечения защиты персональных данных и надлежащего ведения личных дел были приняты следующие нормативные акты:
— Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее — Указ N 609);
— Приказ Минрегиона РФ от 26.10.2009 N 2612-к «Об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Министерства регионального развития Российской Федерации и ведении их личных дел»;
— Приказ Рособоронпоставки от 22.04.2011 N 116 «О защите персональных данных федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств»;
— Приказ Роспечати от 01.12.2010 N 584 «О защите персональных данных государственного гражданского служащего Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям»; и пр.
Как видим, обязанность по ведению личных дел устанавливается федеральными законами, а вот порядок ведения и оформления — указами Президента РФ и ведомственными нормативными актами.
Обеспечение защиты персональных данных личных дел
Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные. А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.
Например, для государственных гражданских и муниципальных служащих п. 5 Положения установлено, что при получении, обработке, хранении и передаче их персональных данных кадровая служба государственного органа обязана соблюдать такие требования:
— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. При необходимости получить его персональные данные у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
— передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл. 14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
-
Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
-
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
-
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Персональные данные и их состав
Закон N 79-ФЗ устанавливает правила обращения с персональными данными гражданских служащих, определяет требования, обязательные для соблюдения кадровой службой государственного органа при их обработке, хранении и передаче. Однако в нем не содержится определения понятия «персональные данные гражданского служащего», а также разъяснения, что включается в это понятие. В ст. 85 ТК РФ персональные данные определяются как информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. Государственная служба трактует его как сведение о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющее идентифицировать его личность и содержащееся в личном деле гражданского служащего либо подлежащее включению в него (п. 2 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела ) (далее — Положение).
Утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609.
В ст. 42 Закона N 79-ФЗ установлены детальные требования, которые должны соблюдаться кадровой службой государственного органа при обработке персональных данных гражданского служащего. Под данной обработкой понимаются отдельные действия или операции, выполняемые кадровиком государственного органа с персональными данными гражданского служащего (сбор, запись, организация, упорядочивание, накопление, хранение, обновление или изменение, извлечение, группирование, использование, раскрытие, распространение, обезличивание, уничтожение и т.п.). Эти действия могут осуществляться либо с помощью средств автоматизации, либо без их помощи. Чтобы регламентировать работу с персональными данными, ч. 4 ст. 42 Закона N 79-ФЗ предусматривается издание Положения.
Необходимо помнить, что при работе с персональными данными представитель нанимателя обязан обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.
В Законе N 79-ФЗ прямо не устанавливается перечень персональных данных служащего. Президент РФ в Положении также не указал на состав этих данных.
Но следует обратить внимание на статьи Закона N 79-ФЗ, которые определяют перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением (ст. ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др.), а п. 16 Положения содержит список документов, приобщаемых к личному делу. Эти документы стоит отнести к обязательным данным для представления государственными служащими. Однако, помимо подобных сведений, наниматель имеет право включать в состав персональных данных и иные, обусловленные спецификой гражданской службы в данном государственном органе и необходимые для обеспечения его деятельности сведения. Например, личный листок по учету кадров или архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, которые помогут специалисту кадровой службы в принятии решений при написании характеристики, формировании кадрового резерва, аттестации и иных ситуациях (в частности, при необходимости расширить круг служебных обязанностей).
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Личное дело муниципального служащего и порядок его ведения
Если родственники изменяли фамилию, имя, отчество, необходимо также указать их прежние фамилию, имя, отчество.
Степень родства Фамилия, имя,отчество Год, число, месяц и место рождения Место работы (наименование и адрес организации), должность Домашний адрес (адрес регистрации, фактического проживания) 14.
Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также муж (жена), в том числе бывшие, постоянно проживающие за границей и (или) оформляющие документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство (фамилия, имя, отчество, с какого времени они проживают за границей) 15.
Пребывание за границей (когда, где, с какой целью) 16. Отношение к воинской обязанности и воинское звание 17. Домашний адрес (адрес регистрации, фактического проживания), номер телефона (либо иной вид связи) 18. Паспорт или документ, его заменяющий (серия, номер, кем и когда выдан) 19.
МУ; о) справка о результатах предварительного и (или) периодического медицинского осмотра (обследования) (если требуется в соответствии с требованиями действующего законодательства); п) копии распоряжений работодателя о приеме на работу (назначении на должность), об увольнении (расторжении трудового договора); р) экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору; с) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений); т) документы о результатах аттестации; у) копии документов о государственной регистрации актов гражданского состояния; (пп. «у» в ред.
Чем определяется срок хранения личных дел сотрудников
Деятельность организаций всех форм собственности сопровождается и подтверждается документами. Кадровый учет ведут все предприятия, где используется наемный труд, подтверждаемый трудовыми договорами.
Документы по личному составу подшиваются в именную папку — «Личное дело».
Закон обязывает вести личные дела только в отношении военнослужащих и сотрудников, состоящих на государственной и муниципальной службе.
Коммерческие предприятия вправе сами решать, будут ли личные дела включены в кадровую политику организации. Личное дело — удобная форма кадрового учета, ее используют почти все предприятия, независимо от формы собственности.
Личное дело создается при трудоустройстве нового сотрудника. Впоследствии личное дело пополняется документами, которые сопровождают трудовую деятельность работника в компании.
После того, как трудовой договор с работником расторгнут, работодатель обязан хранить его личное дело. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, зависит от:
- даты окончания производства по делу,
- того, относится ли должность работника к категории «руководитель».
Например, срок хранения личного дела руководителя организации не имеет давности. Досье руководителей, независимо от формы собственности возглавляемых ими предприятий, хранятся постоянно.
Сколько хранить кадровые документы: новые сроки с 2020 года
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 10 лет | – |
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 лет | – |
| Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам | 5 лет | – |
| Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности | 5 лет | – |
| Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | – |
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год | – |
| Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет | – |
| Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 3 года | – |
| Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации | 1 год | – |
| Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам | 5 лет | – |
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся | 5 лет | – |
| Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации | 3 года | – |
| Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации | 3 года | – |
Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
В компетенции кадровой службы не только создание всей необходимой документации, но и ее хранение. Происходить это должно по установленным правилам, которые мы рассмотрим далее. В ФЗ РФ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» указано, что документы по личному составу – это документация, в которой отражены отношения между работодателем и служащим, а также срок длительности хранения личных дел работников в архиве.
Зачем законодатель ввел особый порядок работы с личными делами уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих? Дело в том, что если эти люди, уволившись из вашей организации, потом опять поступают на государственную / муниципальную службу, ваша организация должна будет передать новому работодателю личное дело такого человека. И новый работодатель продолжит его формирование – будет добавлять в него новые документы. Целесообразность такого подхода в масштабах государства ясна. Но вот технология работы до конца в нормативных документах не прописана, поэтому возникают проблемы. Возникли они и у нас, в органах государственной власти Омской области и муниципальных архивах. Камнем преткновения стали место, сроки и условия хранения, субъект хранения таких дел.
Сначала наше архивное управление попыталось найти решение самостоятельно, и вот что удалось выяснить.
Статья 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее по тексту – Закон № 25-ФЗ) возлагает обязанность по ведению личных дел муниципальных служащих на орган местного самоуправления. При этом ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в том же порядке, что и личных дел государственных гражданских служащих, который регламентируется Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (далее – Положение).
Итак, всего два нормативных документа, но и в них нашлись противоречия! Смотрите ниже подчеркнутые фрагменты цитат из этих документов.
Фрагмент документа Статья 30 «Порядок ведения личного дела муниципального служащего» Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»
1. На муниципального служащего заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.
2. Личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет. При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы.
3. При ликвидации органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, в которых муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления, избирательную комиссию муниципального образования, которым переданы функции ликвидированных органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, или их правопреемникам.
4. Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.
Фрагмент документа Пункт 23 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (в ред. Указа Президента РФ от 23.10.2008 № 1517)
Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 22 настоящего Положения), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.
Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.
Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
Бессараб Анастасия 02.11.2016, 17:45
Подскажите, пожалуйста, как правильно исправить следующую ошибку работавшего до меня коллеги: все сдаточные описи за предшествующие годы содержали не валовую нумерацию, а просто порядковые номера, начиная с 1 (т.е. каждый год первая статья описи начиналась с цифры 1 заново). Заранее благодарна за ответ!
- Свежие
- Посещаемые
Пример: Набрал займов в МФО из-за ремонта квартиры и лечения болезни.
Как быть? Москва Санкт-Петербург Нажимая кнопку ОТПРАВИТЬ, вы принимаете условия Отправить Отправить
Правительства Москвы
Министерства юстицииРоссийской Федерации
Роспотребнадзора Последние вопросы Полное комплексное обслуживание С момента обращения к нам и до полного решения вопроса мы готовы сопровождать своих клиентов, оказывая им необходимые услуги и консультации.
Бесплатная проработка вариантов Только после детального анализа имеющихся документов, погружения в сложившуюся ситуацию – мы сможем проработать пути решения и целесообразность их применения. Подача документов Берем все на себя.
Составление. Сбор необходимого пакета документов.
Какие документы должны быть в личном деле (далее – ЛД) сотрудника в 2021 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах. Например, когда сотруднику не выдаются в полном объёме.
Раскрыть эту тему для Читателей сайта «» сегодня согласилась Людмила Ким – практикующий юрист с десятилетним стажем и один из авторов рубрики «Вопрос-ответ».
Под перечнем документов в личном деле сотрудника, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности определённого работника, предоставляемой им, согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы.
Хранится папка с ЛД в отделе кадров работодателя.
Получите БЕСПЛАТНУЮ помощь квалифицированного юриста! Стоит отметить, что в этом нет ничего удивительного, ведь в 2021 году закон не обязывает работодателя лично заводить подобные дела, предоставляя это специалистам отдела кадров.Важно: Также, с 1 января этого года сотрудники Роструда, давая разъяснения по этому поводу, акцентировали внимание на том, что обязанность знать, какие именно документы можно хранить в личном деле
Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях.
Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы. – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности.
Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала. Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст.
42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:
- работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.
- руководители структурных подразделений и их заместители;
- работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
- работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
- руководители – глава предприятия, его заместители, помощники;
- главные (ведущие) специалисты;
Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте.
Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.
В данный перечень документов в 2021 году входят такие основные бумаги как:
- трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
- приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
- договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
- подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
- акты нарушения трудовой дисциплины;
- объяснительные, а также докладные записки;
- приказ о приёме на работу.
Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).
Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.
Согласно заявлению сотрудников Роструда, в список запрещённых бумаг, которые нельзя подшивать в личное дело работника входят все документы и их копии, не связанные с трудовой деятельностью гражданина, как, например:
- военный билет;
- ИНН;
- паспорт и копии его страниц;
- СНИЛС;
- свидетельства о рождении детей и о заключении брака.
Дополнительная информация: Как продать машину без ПТС законно?
Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!
Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.11 КоАП Российской Федерации.
Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего
Внимание
Классный чин федеральной гражданской службы, дипломатический ранг, воинское или специальное звание, классный чин правоохранительной службы, классный чин гражданской службы субъекта Российской Федерации, квалификационный разряд государственной службы, квалификационный разряд или классный чин муниципальной службы (кем и когда присвоены) 9. Были ли Вы судимы, когда и за что (заполняется при поступлении на государственную гражданскую службу Российской Федерации) 10.
Допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы, его форма, номер и дата (если имеется) 11. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.).
Где хранятся личные дела офицеров запаса
В соответствии с пунктом 5 статьи 34 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» основаниями для отказа кандидату, поступающему на военную службу по контракту, в заключении с ним контракта являются:- отсутствие в Вооруженных Силах РФ вакантных воинских должностей согласно профилю подготовки кандидата или полученной им военно-учетной специальности;- решение аттестационной комиссии воинской части, утвержденное командиром (начальником) воинской части, о заключении контракта о прохождении военной службы с другим кандидатом по итогам конкурсного отбора;- решение комиссии отдела военного комиссариата субъекта Российской Федерации по муниципальному образованию или аттестационной комиссии воинской части о несоответствии кандидата, поступающего на военную службу по контракту, требованиям, установленным настоящим Федеральным законом.