Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача документов в архив организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Передаточная опись, образец 2022
Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:
- наименование организации, откуда исходит документация;
- наименование организации, куда передается пакет;
- дата составления перечня;
- порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
- общее количество листов для передачи;
- Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
Суть и назначения документа
В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.
Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.
Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.
Как составить опись документов для передачи в архив или утилизации: образец
Перед тем, как отправить документы на хранение в архив, их обязательно нужно описать в сдаточном бланке. Опись оформляют в двух вариантах, и один из экземпляров прилагают к документам в архиве.
Информацию о самих документах указывают стандартно. Порядок сдачи бумаг в архив такой:
- Ответственный работник архива оформляет опись.
- Документ отправляют на рассмотрение комиссии.
- Если комиссия утверждает перечень, список отправляют на рассмотрение руководству.
- После того, как руководитель одобрит список и распишется в описи, ее прошивают, помещают в папку с твердой обложкой и отправляют на полку архива.
Как сделать опись документов для почтового отправления
Опись при почтовом отправлении всегда заполняют по форме 107 — это исключительный случай, когда требуется конкретный бланк. В описи указывают:
- данные и реквизиты получателя;
- стоимость отправки;
- количество передаваемых документов.
Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса
Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.
Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:
- Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
- Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:
- проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
- присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
- внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.
Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:
- если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
- при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.
Кроме того важно помнить о таких моментах, как:
- лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
- вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
- необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
Опись документов для ФСС
В Фонд социального страхования опись направляется с целью выплат пособий сотрудникам. При подаче в ФСС документации по назначению сотрудникам пособий и выплат бухгалтер обязан составить и заполнить опись соответствующих бумаг.
Опись для ФСС — это обязательный для оформления регистр, который заполняется строго по форме, утверждённой Приказом ФСС № 578 от 24.11.2017 г.
Реестр состоит из 2 частей: вводной и табличной. В первой части заполняются сведения об учреждении:
- номер страхователя;
- код по регистрационному номеру;
- ИНН и КПП страховой организации;
- наименование отчитывающегося предприятия (полное и краткое);
- название и номер органа ФСС.
Табличная часть состоит из 5 колонок, в которые вписывают:
- порядковую нумерацию;
- ФИО сотрудников, которым назначается пособие (полностью);
- виды пособий и выплат;
- количество страниц;
- документальные основания для выплат.
В графе «Виды выплат» указывается определённый код, соответствующий назначениям пособий, как то:
- 1 — по нетрудоспособности (временной);
- 2 — по беременности и родам;
- 3 — женщинам, вставшим на учёт в медучреждениях на ранних сроках беременности;
- 4 — при рождении ребёнка;
- 5 — по уходу за ребёнком;
- 6 — по временной нетрудоспособности.
В опись на уничтожение вкладываются документы, более не несущие ценности для организации и с завершённым сроком хранения. Если в опись вносятся данные о делах какого-то определённого отдела, то вверху бланка описи пишут наименование данного подразделения.
Если несколько дел имеют один и тот же заголовок, то в бланк они заносятся под одним общим заголовком с указанием количества дел. В форму описи заносятся также данные с обложек дел, идущих на уничтожение.
Опись подписывает сотрудник, занимавшийся экспертизой. Далее его анализирует экспертная комиссия предприятия или организации; в обязательном порядке составляется протокол заседания.
После этого опись и документы могут быть уничтожены. Факт уничтожения фиксируется.
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к . Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.
Нюансы и особенности некоторых описей
В современных реалиях архивные сдаточные описи применяются крайне редко – только в случаях, когда предприятие претерпевает различные реорганизационные мероприятия – ликвидируется по той или иной причине, реорганизуется, или меняет собственника, т.е., фактически – прекращает существование в той форме, деятельность которой отражена в делах, передаваемых в архив.
Описи передаваемых и переданных документов, как правило, содержат информацию об одних и тех же делах. Только первая отражает информацию о делах передаваемых контрагенту, а вторая – о тех делах, которые были этим контрагентом фактически приняты. Не всегда опись передаваемых документов может полностью совпадать с описью переданных – контрагент может (и имеет право) отказаться от принятия каких-либо дел, если они оформлены не соответствующим образом, или фактическая информация по ним не соответствует сведениям, внесенным в опись передаваемых документов.
Организации сдают документы в сторонние архивы, если истекли сроки их хранения либо имеет место ликвидация или реорганизация предприятия или компании. Процедура проводится в строгом порядке: организация заключает договор с архивом, составляет опись документов, работники архива проводят их тщательную проверку и экспертизу научно-практической ценности, формируя дела, исправляя ошибки до того, как бумаги попадут в архив. Процедура осуществляется в присутствии представителя организации, сдающей дела.
Вместе с делами работнику архива необходимо передать историческую справку компании (при первом обращении в учреждение), письмо на имя руководителя, где указано количество дел и их последние даты, описи дел в 3 экземплярах с предисловиями. Также при необходимости передают справку, фиксирующую неполную сохранность дел или отдельных бумаг в них.
Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.
Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично. Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т.д. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел.
К сведению! Работа с архивными бумагами регламентируется ФЗ от 22 октября 2004 года №125 (ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Функциональность и составление: ряд нюансов
Составление архивной описи позволяет определить, как много единиц содержится в фонде. Через это реализуется сохранность документации и контроль за корректировкой объема. Поскольку делам задаются порядковые номера, можно быстро отыскать полезные сведения. Вместе с тем опись помогает установить и задать рациональное расположение документации, соответствующее четкой логике. Классификация документации в рамках архива – это группирование на базе некоторых научных выкладок. При этом учитываются исторически принятые в конкретном учреждении особенности структуры, а также специфика работы фонда.
Классификация, являющаяся неотъемлемым элементом в составе архивной описи, предполагает сперва проработку системы разделения всех дел на группы, затем непосредственно распределение. Классифицировав все карточки, можно создать для них опись. Иногда формируют опись, отражающую все имеющиеся у фонда дела. Такая обычно нужна, если предприятие больше не существует. Если прекратила существование часть юридического лица, тогда формируют опись всех дел за все годы существования этого подразделения.
Из истории человечества известно, что архивная опись – это едва ли не самый древний тип справочника, введенного для архивов. Официально подтверждено применение описей в тринадцатом столетии В те времена их использовали, чтобы учитывать важные документы и обеспечивать сохранность. Благодаря описям стал проще розыск документов, поэтому к ним можно было прибегать как к источникам ценной информации. В период 13-15 столетий описи были краткими, составлялись без специальной систематизации, лишь вкратце описывали книги, рукописи. Фактически это были неформальные перечни.
В шестнадцатом столетии подход к составлению описей стал более ответственным. Перечни включали перечисление различных вариантов документации. Были описи, в которых объекты группировались с учетом некоторого признака, хотя одновременно все еще использовались и те, в которых сведения фиксировались без систематики. В семнадцатом столетии прогресс формирования описей пошел дальше, стали создаваться подробные справочники, отличающиеся друг от друга форматом. Они были весьма полезными, и даже современные исследователи, используя такие описи, получают из них некоторую важную информацию о ведомых ранее делах, составленных тогда документах. В семнадцатом столетии описи окончательно закрепляют за собой систематический описательный характер.
Инструкция: составляем опись дел
В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.
Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.
Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.
Опись передаваемых документов образец бланк
Что представляет собой опись передаваемых документов бланк и для чего нужен этот документ, разберемся в этой статье.
Деятельность любого юридического лица связана с образованием огромного количества документов в бумажном виде. Несмотря на активное развитие документооборота в электронном виде, бумажных документов меньше не становится. Хотя положительные тенденции уже наметились.
Среди них можно выделить
- договора с контрагентами;
- платежные документы;
- формы бухгалтерского учета;
- кадровые и учредительные, а также огромное множество иных документов.
Часть из этих документов хранится небольшой промежуток времени, а затем уничтожается. Другая часть документов должна храниться достаточно долго.
В результате возникает необходимость их передачи в архив. Кроме того существуют и другие причины передачи документов.
Основное правило, которого следует придерживаться в этом случае заключается в том, что любое передвижение нужно правильно отразить.
- В каких случаях производится передача документов
- Вообще бумаги передаются из рук в руки по разным причинам и достаточно часто.
- Причины могут быть следующие
- отмеченная выше передача на хранение в архив;
- передача бумаг в проверяющие органы по запросам;
- предоставление клиентам или контрагентам.
Любой из перечисленных выше, а также любой другой случай передачи документов должен сопровождаться описью. Такое ведение дел обеспечит сохранность бумаг, четкую фиксацию их передвижений.
Передаточная опись, образец 2021
Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:
- наименование организации, откуда исходит документация;
- наименование организации, куда передается пакет;
- дата составления перечня;
- порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
- общее количество листов для передачи;
- Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.